Hamburg Messe und Congress - Messeplanung mit elektronischen Akten

(openPR) Neustadt/Wied, 09.04.2008. Professionelles elektronisches Aktenmanagement unterstützt die Hamburg Messe und Congress GmbH (HMC) bei der Organisation und Ausrichtung von Messen und Veranstaltungen. Papierkrieg ist passé, elektronische Akten sorgen für Ordnung und Überblick. Eine Anbindung an die Fachanwendung RUBIN sorgt für Datenintegrität zwischen den Systemen und den direkten Zugriff auf archivierte Dokumente aus der Fachanwendung heraus.

Mit dem Bau der Neuen Messe Hamburg kam auf die HMC eine neue Konzeption ihrer Dokumentenarchivierung zu. Eine drastische Reduzierung der Lager- und Archivflächen auf dem zukünftigen Messegelände machte die Einführung eines elektronischen Archivs und DMS erforderlich. Der Schwerpunkt lag im Aufbau und Betrieb von elektronischen Akten. Es sollten möglichst stark Analogien genutzt werden, so dass elektronische Akten weitgehend den bisherigen papierbasierten Akten entsprechen sollten. Tief greifende Veränderungen der Prozessabläufe waren nicht vorgesehen. Die HMC entschied sich für Archiv-, DMS- und Records Management-Komponenten aus der DOXiS iECM-Suite von SER.

Besonderes Augenmerk bei der Realisierung lag auf der Integration der Fachanwendung RUBIN mit den SER-Lösungen. Für die Objekte, die in der Fachanwendung RUBIN angelegt und gepflegt werden, sind in DOXiS evITA zugehörige und direkt verlinkte Akten vorhanden. Die DOXiS-Akten können sowohl aus RUBIN heraus aufgerufen, als auch mit Daten aus RUBIN automatisch gefüllt werden.

Die neueste Erweiterung des elektronischen Aktenmanagements auf Basis des DOXiS Records Management ist die Einführung der Vertragsakte, die Dokumente aus den Bereichen Einkauf, Verkauf und Gesellschaftsrechtliche Belange enthält. Sie wurde Anfang 2008 in den Produktivbetrieb übernommen. Themenakten wie Kreditoren- und Vergabeakten wurden im Herbst 2007 eingeführt. Die so genannten freien Themenakten haben keinen Bezug zur Fachanwendung und sind daher ausschließlich aus DOXiS heraus recherchierbar. Bereits seit einem Jahr im Einsatz sind Adress-, Veranstaltungs- und Standanmeldungsakten. Die elektronischen Akten bündeln alle Dokumente rund um die Messeplanung. Dazu gehören RUBIN-Daten, eMails, Dateien und gescannte Papierdokumente.