(openPR) IQAkte Personal 2.1 sorgt für effizientere Arbeitsabläufe in der Personalabteilung
Bad Vilbel, 6. April 2011. IQDoQ, das auf Software zum Dokumentenmanagement spezialisierte Tochterunternehmen der MATERNA-Gruppe, präsentiert die neue Version 2.1 seiner digitalen Personalakte IQAkte Personal. Auf der Fachmesse Personal 2011 vom 6. bis 7. April in Hamburg (Congress Center Hamburg, Halle H, Stand C.06) sowie vom 13. bis 14. April in München (Messe Halle 1, Stand B.06) können Interessenten die neuen Funktionalitäten für effizientere Arbeitsabläufe in der Personalabteilung selbst an einem vorbereiteten Demosystem ausprobieren. In einem Fachvortrag erläutert IQDoQ außerdem, wie Personalmitarbeiter mit der digitalen Personalakte einen zusätzlichen Tag pro Woche Zeit für ihre strategische Personalarbeit gewinnen.
„Im Zuge des demographischen Wandels und des bereits heute beklagten Fachkräftemangels werden die strategischen Personalthemen immer wichtiger. Häufig sind die Mitarbeiter in der Personalabteilung jedoch mit den zunehmenden administrativen Aufgaben bereits voll ausgelastet und können sich nicht um Themen wie beispielsweise Personalentwicklung oder Gesundheitsmanagement kümmern“, berichtet Jochem Brost, Business Development Manager bei IQDoQ. Dies gelte insbesondere für solche Unternehmen, die noch auf traditionelle Papierakten setzen: „Mit einer intuitiv bedienbaren digitalen Personalakte wie der IQAkte Personal lassen sich Dokumente im Schnitt vier Mal schneller ablegen und zehn Mal schneller finden als in einer Papierakte und damit wertvolle Zeit gewinnen.“
Die neue Version der IQAkte Personal unterstützt die Personalmitarbeiter noch besser dabei, Mitarbeiterakten effizient zu verwalten. Dies beginnt bereits bei der Digitalisierung der Bestandakten: So bietet das Produkt erstmals die Möglichkeit, komplette Akten einzuscannen und die darin enthaltenen Dokumente anschließend bedarfsweise aufzutrennen. Diese Vorgehensweise eignet sich für Unternehmen, die den Digitalisierungsaufwand möglichst gering halten und schnell mit der digitalen Lösung loslegen wollen.
Zusätzlich erleichtert die neue Produktversion den Arbeitsalltag durch integrierte Standardanschreiben. Die Word-Vorlagen werden in den einzelnen Akten automatisch personalisiert und können außerdem mit einem Barcode versehen werden. Über diesen lassen sich die Rückläufer dann beim Scannen wieder automatisch der jeweiligen Akte und einem passenden Register zuordnen. Neu ist auch, dass sich im sogenannten DoQFlow, einer modernen 3D-Ansicht der Akteninhalte, mehrseitige Dokumente einfach durchblättern lassen. Außerdem können Mitarbeiterakten zum Beispiel in einer Projektorganisation nicht nur für den eigentlichen Vorgesetzten, sondern auch für übergeordnete Projektleiter freigeschaltet werden.
„Nicht zuletzt dank dieser zusätzlichen Funktionalitäten gewinnen Personalmitarbeiter mit unserer Lösung leicht einen Tag Zeit in der Woche, den sie für ihre strategische Personalarbeit nutzen können“, fasst Brost zusammen.
Vortragstermine:
Titel: „IQAkte Personal, digitale Personalakten - Einfach. Schnell. Sicher.“
Referent: Jochem Brost, Business Development Manager, IQDoQ GmbH
Hamburg: 07.04., 12.55 bis 13.25 Uhr, Forum 1
München: 14.04., 11.20 Uhr bis 12.05 Uhr, Forum 1
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