(openPR) Effizienz schaffen bedeutet mehr als nur eine neue Programmfunktion einbauen. Effizienz hat mit schlüssigen und durchdachten Abläufen zu tun und kann nicht nur punktuell geschaffen werden. Mit dem BelegMaster stellt die hmd-software ag ein weiteres Modul im Rechnungswesen vor, das den Anwendern zu einer erheblichen Reduktion der Bearbeitungszeiten verhilft.
Digitale Belegverarbeitung ist inzwischen ein weit verbreitetes Schlagwort, das alles und nichts bedeuten kann, auf jeden Fall aber irgend etwas mit Software und Scannen zu tun hat. Bei hmd war neben einem komplett in die Programme integrierten Dokumentenmanagementsystem insbesondere das Buchen vom gescannten Beleg damit gemeint, also die Anzeige eines gescannten Dokuments in der Fibu zur manuellen Verbuchung.
„Wir befinden uns im Jahr 2007, da reicht das nicht mehr. Die Kanzleien haben höhere Ansprüche und es gibt bessere technische Lösungen zur Belegerkennung. Mit dem BelegMaster haben wir das umgesetzt“, so hmd-Vorstand Christine Moser.
Der BelegMaster von hmd verarbeitet gescannte Rechnungen direkt zu Buchungssätzen. Die Erkennungssoftware durchsucht die Dokumente nach den relevanten Daten und übergibt diese an die Finanzbuchhaltung. Öffnet man die hmd.Fibu das nächste Mal, werden die erkannten Buchungssätze zur Verbuchung angeboten, im Anhang der Erfassung ist immer das Dokument. Wenn ein Buchungssatz nicht automatisch gebildet werden kann, weist das Programm natürlich darauf hin. Dann müssen die fehlenden Daten komplettiert werden. Aber nur einmal pro Beleg, das funktioniert ähnlich wie die Lerndatei im Kontoauszugsmanager von hmd. Beim nächsten Mal wird das Dokument komplett erkannt.
Wie die gescannten Belege in die Steuerkanzlei kommen ist dabei ganz egal, dazu bietet hmd verschiedene Wege an. Der Mandant kann die Belege einscannen und die Daten online mit hmd.DTS in die Steuerkanzlei übertragen, oder er nutzt das FibuFax und faxt die Rechnungen ganz einfach in die Kanzlei. Vielleicht bringt der Mandant die Belege auch einfach vorbei und die Kanzlei scannt für ihn. Egal wie, im Hintergrund läuft immer der BelegMaster. Kommt ein Dokument dort an, wird es geprüft. Öffnet man das nächste Mal die hmd.Fibu, wird der Beleg sofort verbucht.
Zusammen mit dem Kontoauszugsmanager, der Abgrenzungsautomatik, dem Abstimm-Manager und einigen anderen Hilfsmitteln in der Finanzbuchhaltung schaffen hmd-Anwender optimale Effizienz im Rechnungswesen. „Wir haben schon vor zwei Jahren 25% Zeitersparnis mit hmd-Programmen versprochen“, meint Moser. „Heute sind wir darüber längst hinaus.“
