Volltextsuche über alle Dokumente / Belege - hmd.search, eine einmalige Suchmaschine...

(openPR) Dokumentenmanagement mit integrierter Volltextsuche ist nicht neu, was hmd mit hmd.search entwickelt hat, ist revolutionär. Ohne detaillierte Verschlagwortung werden alle Dokumente und Buchungsbelege auf dem Kanzleiserver und für den jeweiligen Mandanten in der Sicherheitsplattform „myKanzlei“ angeboten.

Es war nicht unser Ziel, ein weiteres Dokumentenmanagement zu liefern, das eigenständig neben den Kanzleianwendungen läuft sagt Christian Heidler, Vorstand bei hmd. Belege und Dokumente entstehen in der laufenden Verarbeitung. Bereits dort werden sie aufgegriffen und in die Suchmaschine integriert.
Der große Vorteil dieser Lösung entsteht beim Mandanten. Er kann jetzt auf seine unternehmens-interne Belegablage verzichten. Online greift man direkt auf die Datenbank zu und findet jeden Beleg, jedes Dokument in Sekunden. Der Weg in die Ablage ist überflüssig, er war ohnehin ungeliebt und zeitaufwändig.

Es entsteht ein enormer Arbeitsvorteil, weil im Unternehmen alle befugten Mitarbeiter die erforderlichen Informationen haben. Sofort, ohne Suchwege und Wartezeiten. Speziell im Serviceunternehmen mit dem Problem der Garantiezeitüberwachung ist die Erleichterung spürbar.

Ganz nebenbei wird das Dokumentenarchiv 10 Jahre vorgehalten und nach höchsten Sicherheitsgesichtspunkten archiviert. Darum muss sich niemand mehr kümmern.

Künftige Rückfragen und Sucharbeiten z.B. bei Betriebsprüfungen bleiben dem Unternehmer und der Steuerkanzlei erspart. Das besondere an dieses System sieht Franz Beckschäfer, Wirtschaftsprüfer in Hamm in der Tatsache, dass ein Dokument/Beleg sowohl an der laufenden Buchung als auch im Dokumentenarchiv verfügbar ist, obwohl jedes Dokument nur einmal gespeichert ist. Das ist sensationell wenn man berücksichtigt, dass das gleiche Dokument auch noch in „myKanzlei“ dem Mandanten zur Verfügung steht.