(openPR) Viele kleine und mittlere Betriebe suchen nach einer Möglichkeit, um ihre papiernen Dokumente zu scannen und elektronisch zu verwalten. Die Systeme, die genau für diesen Zweck zur Verfügung stehen, sind allerdings in der Regel teuer und kompliziert zu bedienen. Herr Plöger, Geschäftsführer der ASPOA GmbH: "Die üblichen Investitionskosten von mehr als 10.000 Euro sind für kleinere Betriebe viel zu hoch."
Dokumente scannen, importieren oder neu schreiben
scan2find ist eine deutlich günstigere Windows-Lösung, die perfekt an die Bedürfnisse der kleineren Betriebe angepasst ist. Ohne EDV-Kenntnisse vorweisen zu müssen, kann der Benutzer von scan2find sofort beliebige Dokumente scannen - die aktuellen Briefe, Rechnungen, Quittungen, Belege, Zeitungsausschnitte und alle anderen Texte, die aufzuheben sind. Auch die bereits auf dem Computer gespeicherten Dokumente im Word-, Excel- oder PDF-Format lassen sich problemlos in scan2find einlesen. Zu den Dateien, mit denen scan2find zurechtkommt, zählen auch Fotos und die eigenen E-Mails. Dateien in anderen Formaten akzeptiert das Programm ebenfalls, wenn sie per Drag and Drop in das Programmfenster gezogen werden. Mit nur wenigen Handgriffen werden sie in das System eingegliedert. Neue Texte - etwa Notizen während eines Telefonats - lassen sich bei Bedarf auch direkt in scan2find erfassen.
scan2find kann Office-Dokumente nicht nur importieren, sondern direkt aus der eigenen Oberfläche heraus auch erstellen. Vorhandene Dateien lassen sich dabei gern als Vorlage verwenden.
Eine Überraschung ist, dass beim Scannen von neuen Dokumenten und auch beim Anlegen neuer Office-Dokumente keine Dateinamen vergeben werden. Das Programm legt alle erfassten Dokumente selbstständig in einem Archiv-Verzeichnis ab. Es können mehrere Archiv-Verzeichnisse nebeneinander bestehen. Jedes von ihnen ist der Voreinstellung zufolge 640 Megabyte groß, sodass es sich problemlos auch auf eine CD-ROM brennen lässt - zur Datensicherung. Bis es so weit ist, muss sich der Anwender aber keine Gedanken über Verzeichnisse und Dateinamen machen. Herr Plöger: "Bei scan2find geht es darum, Inhalte zu finden und keine Dateien. Das ist eine ganz neue Art, um Dokumente zu managen."
Wer sucht, der findet!
Das ganz große Problem im Geschäftsalltag ist es ja nicht, dass wichtige Informationen verloren gehen. Das Problem ist vielmehr, dass sie sich nicht mehr aufspüren lassen. Aus diesem Grund gehört die Suche nach Fakten zu den ganz großen Stärken von scan2find. Unterschiedliche Belegmerkmale lassen sich für die Suche kombinieren, so etwa Namen, Ablagebereiche, Belegarten, Dateitypen oder Bemerkungen. Endlich ist es kein Problem mehr, gezielt alle Angebote zu finden, die mit Word im ersten Quartal 2006 an alle Geschäftspartner aus dem Postleitzahlenbereich 6 verschickt wurden. Platzhalter im Suchstring und Plus- und Minus-Operanten erlauben das Ausformulieren einer sehr komplexen Suche.
Damit bestimmte Vorgänge nicht in Vergessenheit geraten, verknüpft scan2find einzelne Belege mit einer Wiedervorlagefunktion. Sobald das Programm startet, sucht es nach aktuellen Wiedervorlagen, um sie sofort dem Anwender zu zeigen. Das macht auch in der Arbeitsgruppe Sinn. Ist einer der Arbeitnehmer verreist oder krank, sorgt die Wiedervorlage dafür, dass auch die anderen Mitglieder der Gruppe über anstehende Vorgänge informiert werden und diese ggf. übernehmen können.
Möglich ist es auch, einzelne Belege mit einer ausführlichen Bemerkung zu versehen, um sie dann an einen anderen Benutzer weiterzuleiten - etwa zum Abzeichnen von Briefen oder zum Genehmigen von wichtigen Vertragsentwürfen. Eine umfangreiche Benutzerverwaltung legt fest, welche Personen und welche Gruppen welche Belege sehen und öffnen dürfen.
Termine verwalten, Adressen speichern und E-Mails versenden
Eine echte Besonderheit ist, dass scan2find sich nicht darauf beschränkt, einfach nur Texte aller Art zu erfassen, um sie mit seiner Volltextsuche zu analysieren. Das komplexe Programm ist mit einer internen Adressverwaltung und einem Terminplaner ausgestattet. So ist es möglich, passend zu einer Adresse alle anstehenden Termine und sämtliche der Person zugeordnete Dokumente zu sichten. Viele Vorgänge im Unternehmen, die früher Ewigkeiten gebraucht haben, sind auf einmal in Sekunden erledigt.
Der integrierte E-Mail-Client erlaubt es sogar, E-Mails zu empfangen, um sie gleich mit in der Dokumentenverwaltung abzulegen, nachdem sie einer Person zugeordnet wurden. Natürlich lassen sich auch Mails versenden. In Kombination mit der Adressverwaltung lassen sich auch Serien-Mails und personalisierte Newsletter auf den Weg bringen.
Weitere Funktionen in der Übersicht
- Word-, Excel- und OpenOffice-Dokumente automatisch ausfüllen
- OCR-Texterkennung beim Scannen (wenn Word 2003 installiert ist)
- Daten aus eBay-Verkaufsnachrichten auslesen
- Paket- und Päckchenaufkleber beschriften (für Deutsche Post)
- Export von Serienbrief-Steuerdateien
- Export der erfassten Dokumente jederzeit im Originalformat möglich
- Adressimport aus beliebigen Quellen, direkt aus Outlook
- Anzeige von ankommenden Telefonanrufen (bei entsprechender Technik)
- Kalender mit Feiertagsanzeige
Erst testen, dann kaufen!
Die Einzelplatzversion von scan2find 3.18 kostet 399 Euro, die Mehrplatzversion pro Lizenz 499 Euro. Für 999 Euro kann der Anwender optional auch ein Modul "Stapelscan mit Barcodeerkennung" bestellen. Weitere Module kümmern sich um den Massenimport von PDF-Dateien oder um den Import von AS400-Spooldateien. Eine kostenlose Testversion (13,9 MB) erlaubt es, das Programm vor dem Kauf auf dem eigenen Rechner auszuprobieren.
