Digitalisierung der Buchhaltung: Schweizer Swiss-QR-Rechnung und ERP-Software

(openPR) Die Swiss-QR-Rechnung ist eine moderne Weiterentwicklung der traditionellen Einzahlungsscheine in der Schweiz. Sie wurde im Juni 2020 eingeführt und vereinfacht den Zahlungsverkehr, indem sie standardisierte Informationen in einem QR-Code bündelt. Diese Initiative ist Teil der Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs, die darauf abzielt, Prozesse effizienter und sicherer zu gestalten. Die Swiss-QR-Rechnung bietet durch ihre verschiedenen Referenztypen, QR-Referenz (QRR), Creditor Reference (SCOR) und Non Referenz (NON), flexible Lösungen für unterschiedliche Anwendungsbereiche im Zahlungsverkehr.

In der Praxis hat sich die Swiss-QR-Rechnung bisher als praktikable Lösung erwiesen, mit denen Kunden die Rechnung laut Studien im Durchschnitt schneller bezahlen und die Fehlerquote minimieren. Mit einer modernen ERP-Software kann eine Swiss-QR-Rechnung auf Knopfdruck erzeugt werden, sei es auf dem Apple Mac, Microsoft Windows oder mobil mit iOS-Geräten.

Geschichte der QR-Rechnung in der Schweiz

Die Geschichte der QR-Rechnung in der Schweiz geht Hand in Hand mit der Digitalisierung des Zahlungsverkehrs. Vor der Einführung der QR-Rechnung gab es mehrere verschiedene Einzahlungsscheine, die zu Verwirrung und Ineffizienz führten. Mit der Einführung der IBAN (International Bank Account Number) und der europaweiten Harmonisierung durch SEPA (Single Euro Payments Area) wurde die Grundlage für die QR-Rechnung gelegt. Die von der Swiss Payments Association (SPA) herausgegebene QR-Rechnung ersetzt die alten Einzahlungsscheine und integriert sowohl die Referenznummern als auch zusätzliche Zahlungsinformationen in einen einzigen QR-Code, der von Scannern und mobilen Geräten leicht gelesen werden kann.

Typen von Swiss-QR-Rechnungen

Es gibt drei Haupttypen von Swiss-QR-Rechnungen, die sich durch die Art der Referenznummern und den Verwendungszweck unterscheiden: QR-Referenz (QRR), Creditor Reference (SCOR) und Keine Referenz (NON).

1. QR-Referenz (QRR)

• Bezeichnung: QR-Referenz
• Verwendung: Diese Referenz wird bei QR-Rechnungen verwendet, die eine strukturierte Referenznummer enthalten. Sie ist besonders nützlich für die automatische Abstimmung von Zahlungen.
• Format: 27-stellige numerische Referenz.
• Einsatzbereich: Die QR-Referenz wird hauptsächlich von Unternehmen verwendet, die eine große Anzahl von Rechnungen bearbeiten und eine präzise Zuordnung der Zahlungen benötigen. Die strukturierte Referenznummer ermöglicht eine automatische Verbuchung und reduziert den manuellen Aufwand.
• Beispiel: Ein Energieversorger wie die Schweizerische Post (PostFinance) sendet monatlich Rechnungen an Tausende von Kunden. Jede Rechnung enthält eine QR-Referenz, die eine schnelle und fehlerfreie Zuordnung der Zahlung zur entsprechenden Rechnung ermöglicht.

2. Creditor Reference (SCOR)

• Bezeichnung: Creditor Reference (ISO 11649, auch SCOR genannt)
• Verwendung: Diese Referenz wird für internationale Zahlungen verwendet und folgt dem ISO-Standard 11649. Sie bietet eine strukturierte Referenz für den internationalen Zahlungsverkehr.
• Format: 25-stellige alphanumerische Referenz, beginnend mit "RF".
• Einsatzbereich: Die Creditor Reference wird hauptsächlich im internationalen Zahlungsverkehr eingesetzt. Sie ermöglicht eine eindeutige Zuordnung von Zahlungen über Ländergrenzen hinweg und entspricht den internationalen Standards, was die Verarbeitung und Abstimmung erleichtert.
• Beispiel: Eine Immobilienverwaltungsfirma wie Wincasa verwendet die QR-Referenz für die monatlichen Mietzahlungen der Mieter. Dies ermöglicht eine effiziente Verwaltung und schnelle Identifikation von Zahlungen.

3. Keine Referenz (NON)

• Bezeichnung: Keine Referenz
• Verwendung: Diese Option wird gewählt, wenn keine strukturierte Referenznummer erforderlich ist. Sie eignet sich für Zahlungen ohne spezifische Referenznummer.
• Format: Keine spezifische Referenznummer.
• Einsatzbereich: Diese Option wird häufig für Rechnungen verwendet, bei denen keine automatische Zuordnung erforderlich ist, wie z.B. für Privatpersonen oder kleinere Unternehmen, die keine umfangreiche Buchhaltungssoftware verwenden.

Vorteile der Swiss-QR-Rechnung

1. Effizienz: Die QR-Rechnung vereinfacht den Zahlungsprozess erheblich, da alle relevanten Informationen in einem einzigen QR-Code enthalten sind. Dies reduziert Fehler und beschleunigt die Verarbeitung.
2. Standardisierung: Durch die Harmonisierung des Zahlungsverkehrs wird die Kompatibilität zwischen verschiedenen Banken und Zahlungssystemen verbessert.
3. Flexibilität: Die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Referenztypen zu wählen, erlaubt es Unternehmen und Privatpersonen, die für sie beste Lösung zu verwenden.
4. Sicherheit: Die standardisierten und strukturierten Informationen reduzieren das Risiko von Missverständnissen und Betrug.

Platzierung der Swiss-QR auf Rechnungsbelegen

Die Einführung der Swiss-QR-Rechnung hat nicht nur den Zahlungsprozess vereinfacht, sondern auch klare Vorgaben für die Platzierung des QR-Codes auf Rechnungen geschaffen. Diese Vorgaben stellen sicher, dass der QR-Code leicht zugänglich und scanbar ist, unabhängig davon, ob die Rechnung einseitig oder mehrseitig ist.

Einseitige Rechnungen

Bei einseitigen Rechnungen wird der Swiss-QR-Code standardmäßig am unteren Ende des Dokuments platziert. Im folgenden finden Sie die detaillierten Vorgaben:

• Platzierung: Der QR-Code befindet sich in der unteren rechten Ecke der Rechnung.
• Abstand: Es sollte ein Mindestabstand von 5 mm zum Rand des Dokuments eingehalten werden.
• Größe: Der QR-Code selbst hat eine feste Größe von 46 x 46 mm. Der gesamte Swiss-QR-Teil inklusive umgebender Elemente wie Betrag, Referenz und Kontoangaben ist 74 x 105 mm groß (A6).

Diese Platzierung ermöglicht es den Empfängern, den QR-Code einfach zu scannen, ohne dass er durch andere Inhalte der Rechnung verdeckt wird.

Mehrseitige Rechnungen

Bei mehrseitigen Rechnungen wird der Swiss-QR-Code entweder auf der letzten Seite oder auf einer separaten Beilage platziert. Die genauen Vorgaben sind:

• Platzierung auf der letzten Seite: Der QR-Code wird am unteren Ende der letzten Seite platziert, wie bei einseitigen Rechnungen.
• Separate Beilage: Alternativ kann der Swiss-QR-Code auf einem separaten Blatt beigefügt werden, das der Rechnung beigelegt wird. Diese Beilage enthält nur den QR-Code und die notwendigen Zahlungsinformationen.

Swiss-QR in der gFM-Business ERP-Software

Die auf der FileMaker-Plattform basierende anpassbare gFM-Business ERP-Software des deutschen ERP-Herstellers gofilemaker enthält eine Unterstützung für alle Swiss-QR-Typen und entsprechende Rechnungs-Drucklayouts für den Schweizer Swiss-QR. Die ERP-Software enthält ein CRM, Faktura und Warenwirtschaftssystem sowie weitere Module und kann als Open-Source-Version mit Claris FileMaker auf Apple macOS und Microsoft Windows individuell angepaßt und erweitert werden. Der Hersteller bietet die Software in vier verschiedenen Ausbaustufen an, um für alle Anforderungen den optimalen Einstiegspunkt zu gewährleisten.

Zusammenfassung

Die Einführung der Swiss-QR-Rechnung markiert einen bedeutenden Schritt in der Digitalisierung und Harmonisierung des Schweizer Zahlungsverkehrs. Durch die Integration verschiedener Referenztypen (QRR, SCOR, NON) bietet sie eine flexible und effiziente Lösung für unterschiedliche Zahlungsbedürfnisse. Unternehmen profitieren von der automatischen Zuordnung und Verarbeitung von Zahlungen, während Privatpersonen von der einfachen Handhabung und der Reduzierung von Fehlern profitieren. Die Swiss-QR-Rechnung stellt somit eine moderne und zukunftsweisende Lösung für den Zahlungsverkehr in der Schweiz dar. Mit einer modernen ERP-Software kann eine Schweizer Swiss-QR-Rechnung per Mausklick erzeugt und an den Kunden versendet werden.