(openPR) Nach einem erfolgreichen KVP-Workshop werden durchschnittlich nur etwa 30 % der beschlossenen Maßnahmen umgesetzt. Trotz guter Ideen und einem engagierten Team, zeigt die Praxis, dass sich die Abarbeitung der Maßnahmen verzögert und nicht selten ganz zum Erliegen kommt. Dabei sind die bekannten Hilfsmittel zur Steuerung der abzuarbeitenden Aufgaben allgegenwärtig. So werden am Ende eines Workshops noch schnell Maßnahmenlisten ausgefüllt, um der negativen Entwicklung entgegenzuwirken. Aber Achtung! Nach anfänglicher Motivation in der Abarbeitung werden genau diese Maßnahmenlisten zu einem Sinnbild für das Scheitern im KVP-Prozess. Aber warum?
Diese 3 Fehler beim Festlegen von KVP-Maßnahmen sollten Sie vermeiden!
Mit Sicherheit war es bei Ihnen genauso: Nach einem intensiven Workshop mit vielen guten Verbesserungsansätzen möchte das Team voller Tatendrang die Ideen schnellstmöglich in die Praxis umsetzen. Doch zuvor müssen die Maßnahmen noch definiert und die für die Umsetzung Verantwortlichen Mitarbeiter bestimmt werden. Die Dokumentation der Aufgaben stellt für das Team oft einen zähen Kraftakt dar.
Und genau hier passieren die 3 größten Fehler:
- Die Umfänge der einzelnen Maßnahmen sind zu groß
- Die Maßnahmen werden nicht präzise genug beschrieben
- Die Maßnahmen haben keinen klaren Handlungsbevollmächtigten
Durch den Drang schnell mit der Praxis zu starten, wird sich oft zu wenig Zeit genommen, um die Maßnahmen konkret auszuarbeiten. So werden statt Einzelaufgaben ganze Handlungsfelder in der Maßnahmenliste erfasst. Deren Abarbeitung ist für den Verantwortlichen meist nicht vollständig abzuleisten oder fällt nicht einmal in seinen Zuständigkeitsbereich und sind somit für ihn schwer zu beeinflussen.
Um Zeit zu sparen werden die Maßnahmen im Rahmen des KVP-Prozesses oft nur stichpunktartig erfasst. Dies sorgt dafür, dass das Verständnis, was mit den einzelnen Aufgaben gemeint war, nach und nach schwindet. Besonders in den ersten Wochen nach dem KVP-Workshop fallen viele Maßnahmen diesem Phänomen zum Opfer.
Bei der Einbindung aller Teilnehmer tritt ein weiteres Problem auf. Denn der Wunsch alle Mitarbeiter einzubinden führt dazu, dass gerne das gesamte Team oder ganze Bereiche als Verantwortliche festgelegt werden. Diese Aufteilung sorgt dafür, dass sich keiner aus dem Team für diese Maßnahme zuständig fühlt und die Umsetzung der Maßnahme folglich nicht in Angriff genommen wird.
Maßnahmenlisten professionell ausarbeiten - Zeit, die Sie sich nehmen sollten!
Wenn Sie sich Zeit für die professionelle Ausarbeitung der Maßnahmen nehmen, können Sie die Erfolgschancen für Ihren KVP-Prozess entscheidend steigern. Dabei sollten Sie darauf achten, dass Sie die Maßnahmen auf für den Verantwortlichen realisierbare Einzelaufgaben herunterbrechen. Damit die Maßnahmen auch nach einiger Zeit auch noch verständlich und nachvollziehbar sind, sollten Sie diese in ganzen Sätzen ausformulieren. Abschließend sollte klar definiert werden, wer die Verantwortung für die Realisierung der Maßnahme trägt. Bei der tatsächlichen Umsetzung können einzelne Teammitglieder diesem natürlich zuarbeiten.
Durch diese einfachen Schritte schaffen Sie ideale Voraussetzungen für den Umsetzungserfolg Ihrer KVP-Maßnahmen.
