Kinderleichte Workflowdefinition mit XMailWorkflow

(openPR) Die Aachener Docutec AG präsentiert die neue Produktkomponente XMailWorkflow zur einfachen Definition von Dokumentenklassen und Workflowregeln für die Klassifizierung und Extraktion beliebiger Dokumentenarten. XMailWorkflow ist ein Editor, mit dem problemlos Dokumentenklassen angelegt und umfassende Regeln für die Verarbeitung der digitalen Posteingangsdokumente definiert werden. Dieser Vorgang ist Bestandteil der gesamten Verarbeitungsstrecke innerhalb der Produktplattform Docutec Xtract for Documents und dem eigentlichen Klassifikationsprozess durch XClassify vorgeschaltet. Mittels XMailWorkflow legt der Anwender zudem fest, ob eine Dokumentenklasse manuell trainiert oder sofort automatisch ermittelt wird. Auch die Definition der Prozessschritte für eine effiziente Dokumentenseparation am PC kann durch die neue Produktkomponente vorgenommen werden. XMailWorkflow bietet somit dem Anwender von Docutec Xtract for Documents die Möglichkeit, übersichtlich und höchst effizient komplexe Verarbeitungs-Workflows für die Erfassung und Klassifizierung von Dokumenten zu erstellen.

Noch nie war die Klassifikation (Zuordnung zu festgelegten Dokumentenklassen) von Dokumenten im Rahmen einer automatischen Belegerfassung so einfach wie mit XMailWorkflow. Mit wenigen Klicks legt der Anwender alle benötigten Dokumentenklassen (Rechnungen, Angebote, Lieferscheine, Bestellungen) im System fest und definiert die für eine optimale Klassifikation erforderlichen Verarbeitungsschritte.

Beispiel Trainingsmodus
Neu angelegte Klassen werden in der Regel zuerst trainiert. Zu diesem Zweck wählt der Anwender in XMailWorkflow für die neuen Klassen die Option „Trainmode“ aus und legt die dazugehörigen Workflowschritte fest. Um ein optimales Ergebnis für die spätere automatische Klassifikation mit XClassify zu erzielen, durchläuft eine definierte Anzahl von repräsentativen Dokumenten zwei Image-basierte Trainer-Arbeitsplätze (Trainer und CoTrainer). Beide sortieren unabhängig voneinander manuell jedes Dokument in die vorher angelegten Klassen. Werden seitens der Trainingsplätze gleiche Ergebnisse geliefert, stehen diese für eine sehr sichere Bestimmung der Dokumentenart. Sind genügend Dokumente eindeutig zugeordnet, spricht man von einer „sauber“ gelabelten Trainingsmenge, die an den Klassifikator XClassify übergeben werden kann. Das System wird vom Lern- in den Produktionsmodus umgestellt.

Beispiel Dokumententrennung
Auf Wunsch wird mit Docutec Xtract for Documents eine Dokumententrennung am PC-Arbeitsplatz angeboten. Diese macht die papiergebundene Trennung vor dem Scannen mittels Trennpapier oder Barcode überflüssig. Auch die erforderlichen Schritte für die Dokumentenseparation werden per Mausklick in XMailWorkflow definiert. Durch die PC-basierte Dokumententrennung sparen gerade Unternehmen, die täglich sehr große Mengen von Dokumenten elektronisch verarbeiten, viel Geld, denn durch das neue Verfahren erübrigt sich das zeitaufwendige und damit kostenintensive Einlegen von Trennblättern wie auch das Aufbringen von Barcodes vor dem Scannen.

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