(openPR) Eines der wichtigsten Herausforderungen für Unternehmen im Zeitalter des digitalen Wandels ist die digitale Transformation. Besonders klein- und mittelständische Unternehmen (KMU) sind gut beraten, sich hiermit auseinander zu setzen und eine Digitalisierungsstrategie zu entwickeln.
Oftmals haben Unternehmen im Laufe der Zeit Investitionen für Software-Lösungen für bestimmte Unternehmensbereiche getätigt, die aber nicht miteinander Daten austauschen und/oder nicht miteinander kompatibel sind. Im Rahmen einer Digitalisierungsstrategie gilt es zuerst, die jeweilige Ist-Situation im Unternehmen zu analysieren und Ansätze für die digitale Transformation zu erkennen. Es geht nicht immer darum, ein neues ERP- oder Warenwirtschaftssystem zu installieren, sondern Chancen durch bessere Nutzung von Daten und Technologien umzusetzen. Oftmals können so bereits getätigte Investitionen geschützt werden, notwendige Neuanschaffungen bleiben hingegen beherrschbar. Außerdem ist so eine schrittweise Heranführung der Mitarbeiter an das Thema leichter umsetzbar.
Im folgenden Fallbeispiel eines mittelständischen Produktions- und Handelsunternehmen mit 70 Mitarbeitern und 10 Mio. € Jahresumsatz entschied sich die Unternehmensleitung für die Beibehaltung der vorhandenen Branchen- und DATEV-Software-Lösung in der Finanzbuchhaltung. Die Herausforderung der digitalen Transformation sah man in der besseren Integration der vorhandenen Systeme, sowie der effektiveren Nutzung der Möglichkeiten durch die Mitarbeiter.
Mit der Erstellung und Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie wurde die elpa-consulting beauftragt.
Die durchgeführte Ist-Aufnahme ergab, dass der Kontenplan der Finanzbuchhaltung seit Jahrzehnten nicht ausreichend gepflegt wurde und Konten aus der Zeit als Einzelunternehmen enthalten waren. Auch war der Stand der Buchhaltung nicht tagaktuell. Im Zuge der Einführung einer neuen Version des Buchhaltungsprogramms wurden in Abstimmung mit der Buchhaltung, dem Steuerberater und den Bereichsverantwortlichen ein Kontenplan erstellt, der sich konsequent am SKR 03 der DATEV und dem entsprechenden Branchenkontenrahmen hinsichtlich Kontennummern und -bezeichnungen orientiert. Es werden zukünftig keine Abweichungen zugelassen, um den Aufwand bei der Bilanzerstellung durch den Steuerberater zu reduzieren.
In einem ersten Schritt konnten die Überweisungen per Beleg, die täglich zur Bank gebracht wurden, durch die Nutzung des Online-Bankings bei beiden Geschäftsbanken abgelöst werden. Kostenersparnis, eine bessere Übersicht hinsichtlich Doppelbuchungen und ein effektiveres Zahlungsmanagement sind nur einige der jetzt nutzbaren Vorteile.
Nächstes Ziel war die Integration der Daten eines Branchenprogramms, das die Kassen und die Ausgangsrechnungen der meisten Bereiche abdeckte. Um dieses Thema überhaupt angehen zu können, mussten die Personenkonten im Branchenprogramm auf die von DATEV geforderte Stellenanzahl gebracht und die schon vorhandenen 45.000 Kundenkonten (Debitoren) entsprechend transformiert werden. In Abstimmung mit den Software-Anbietern und unter Einbindung von Zusatzprogrammen erreichten die Beteiligten, dass täglich die Kassenbuchungen und das Rechnungsausgangsbuch als CSV-Dateien an das Buchhaltungsprogramm übergeben und gleichzeitig die zugehörigen Stammdaten (Debitoren) zum Rechnungsausgang als CSV-Datei an die Buchhaltung übergeben werden. Damit müssen diese Daten in der Buchhaltung nicht gebucht werden, aber die erzeugten Buchungen unterliegen sehr wohl der Kontrolle. Diese Kontrolle kann vor der Übergabe an das Buchhaltungsprogramm erfolgen, da dies im konkreten Fall mit geringerem Aufwand verbunden ist. Es wurde ebenso in diesem Zuge geklärt, wer diese Kontrollen zu welchem Zeitpunkt ausführt.
Damit entfiel eine Selektion alter und nicht mehr aktueller Kundenkonten, die eventuell schon über Jahre nicht mehr angesprochen worden waren. Der Bestand an Debitorenkonten wird Schritt für Schritt aus den aktuellen Ausgangsrechnungen aufgebaut. Dabei wurde die fortlaufende automatische Vergabe der Debitorenkontennummern durch das Branchenprogramm beibehalten.
Als ein nächster Schritt stand die Rechnungserstellung für alle Bereiche mit dem Branchenprogramm auf der Tagesordnung. Für einen Bereich mussten dabei Formularanpassungen durch den Hersteller des Branchenprogramms durchgeführt werden. Bei Buchungen mit dem neuen Kontenplan in einem Probemandanten traten dann noch einige Probleme mit dem Kontenplan zu Tage, die aber sehr schnell unter Einbeziehung des Steuerberaters geklärt werden konnten. Dabei ergab sich die Wichtigkeit der Umsetzung dieser Änderung sowohl im Buchhaltungsprogramm als auch im Branchenprogramm.
Um letzte Probleme erkennen und beheben zu können, wurde mit dem neuen Kontenplan in einer Testphase sechs Monate lang parallel gebucht, sowie zeitgleich der elektronische Zahlungsverkehr mittels EBICS-Schnittstelle zu den Geschäftsbanken vorbereitet. Die genutzten Kontenmodelle lassen schon einen Transfer der notwendigen Daten zur Buchhaltung in der EBICS-Form zu. Um die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mit zu viel Neuem zu konfrontieren, wurde ein Abruf der Kontendaten von den Geschäftsbanken durchgeführt. Zukünftig ist noch zu entscheiden, ob dieser Abruf mit einem Programm der Geschäftsbanken oder einem mehr oder weniger unabhängigen Programmpaket erfolgen soll. Der Vorteil der letzteren Variante läge neben dem bedeutend geringeren Einmal- und Wartungspreis auch in einer relativ einfachen Steuerung der Zugangsberechtigungen. So kann später in solch einem Programm sehr schnell und flexibel festgelegt werden, wer die Überweisungen mit welcher Berechtigung ausführen kann und darf. Damit sind keine weiteren Berechtigungen für das Buchhaltungsprogramm notwendig, um von dort aus die Überweisungen ausführen zu können.
Ist dieser Stand der Digitalisierung erreicht, stehen noch ein elektronisches Zugangssystem, das die bisherigen Stempelkarten ablöst, und ein Dokumenten-Management-System (DMS) auf dem Programm. Geplant ist es, Fördermittel des Landes für Digitalisierung zu nutzen.
Eine zufriedene Geschäftsführerin: „Alles in allem kann festgestellt werden, dass die digitale Transformation ein anspruchsvoller Prozess ist, bei dem immer wieder zwischen den verschiedenen Software-Anbietern und den betroffenen Mitarbeitern moderiert werden muss. Die Kollegen wollen ihre Erfahrungen und Vorschläge einbringen können, damit das neue Gesamtsystem auch „ihr“ System wird und sie die Vorteile der neuen Vorgehensweise erkennen. Wir sehen uns heute besser aufgestellt, um die Chancen der digitalen Transformation im harten Wettbewerb zu nutzen und getätigte Investitionen zu schützen. Unsere Mitarbeiter begrüßen die schrittweise Herangehensweise und die Vorteile, die sie durch die Digitalisierung haben. Wir freuen uns auf die weitere Betreuung durch die elpa-consulting, um den Digitalisierungsgrad in unserem Unternehmen weiter zu erhöhen“.
Author: Horst Emde
