(openPR) ... oder auch "Lastenverteilung" im Qualitätsmanagement
Wer ist für das QM-System zuständig?
Diese Frage wird häufig in Unternehmen und Organisationen gestellt. Aber wozu?
Kurz nachdenken und die Antwort finden: Jeder und alle!
Aber woher kommt diese Unsicherheit?
„Früher“ hatte es einen sogenannten „Beauftragten der obersten Leitung“ zu geben, bei dem alle QM-Systeminformationen zusammen liefen und der alle systemrelevanten Arbeiten koordinierte oder sogar zu erledigen hatte.
Heute ist in der ISO 9001:2015 diese Anforderung nach solch einen „QMB“ (Qualitätsmanagementbeauftragten) nicht mehr enthalten. Gem. ISO 9001:2015 (Änderungsübersicht) sind die Aufgaben „an die oberste Leitung übergegangen“ und in Pkt. 5.1.1 erwartet die Norm sogar, dass die „Führung… Rechenschaftspflicht… übernimmt“.
Das bedeutet aber nicht, dass es den QMB nicht mehr geben darf. Sondern nur, dass im Unternehmen organisiert sein muss, wie und wer sich um die Belange des QM-Systems kümmert.
Es muss also klar sein, was zu tun ist, um in den einzelnen Bereichen bzw. im Zuge der Abläufe auch die erforderlichen Vorgehensweisen und Ergebnisse zu realisieren.
Dazu bietet es sich an, über eine QM-Fachkraft zu verfügen, die als „interner Berater“ den für ihre Abläufe zuständigen Personen mit „Rat und Tat“ zur Hand geht. In Abhängigkeit der internen Vorgaben kann das auch beinhalten, dass hierdurch die Berichte der Leitung über das QM-System vorbereitet oder erstellt werden und bspw. die Messung von Ergebnissen erfolgt oder überwacht wird – und nicht persönlich durch die „oberste Leitung“.
Idee der ISO 9001 ist aber auch, dass jeder Prozessverantwortliche, Bereichsleiter o.ä. in seinem Zuständigkeitsbereich für die Umsetzung der Normanforderungen einstehen sollte. Und für das Erreichen der hier relevanten Ziele!
Denn gemäß Ziffer 4.4.1. e) sind Verantwortlichkeiten und Befugnisse für die Prozesse zuzuweisen – und das betrifft i.d.R. nicht den entfernten QM-Systembeauftragter sondern die entsprechenden Personen, die hier ihr Tagesgeschäft haben: Diese sind für das Erreichen der erwarteten Ergebnisse zuständig.
Also gibt es je Ablauf oder Prozess unterschiedliche Zuständige. Und jede Person im einem Unternehmen oder einer Organisation sollte ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten haben, wahrnehmen und erfüllen. Und somit ist auch jeder für die Umsetzungen der Qualitätsansprüche eines QM-Systems zuständig – jeweils in seinem Aufgabenbereich.
Aber wer behält – wie – den Überblick?
Da kommen wir nun wieder näher an den „QMB“ (oder einen „QM-Kümmerer“) heran.
Sicher wird jeder Bereichsleiter oder Prozessverantwortliche seiner Führungsaufgabe nur dann gerecht, wenn er sehen und beurteilen kann, wie in seinem Bereich gearbeitet wird. Er verteilt Aufgaben und überwacht deren richtige Erfüllung. Genauso geht es eine Ebene darüber usw.: Aufgaben und Ziele werden definiert – oder besser vereinbart – und nachfolgend beurteilt, ob und wie gut diese erreicht wurden.
Hat man ein „Werkzeug“, mit dem man einen Überblick über alle Aufgaben und Ziele erhält, sind die Führungskräfte in der Lage durchgängig und schneller zu erkennen, ob die Erwartungen auch erfüllt, d.h. die Aufgabenstellungen korrekt bearbeitet werden.
Für den „obersten“ Verantwortlichen für das QM-System stehen in diesem Werkzeug dann auch alle Informationen zur Verfügung, um die Leitung oder Führung mit Informationen zu versorgen, welche diese zum Lenken des Unternehmens benötigt.
Ohne ein gutes Werkzeug kann man nicht gut arbeiten!
Das haben wir auch in unseren Projekten festgestellt. Daher haben wir ein zweckmäßiges Werkzeug geschaffen, mit dem wir seit vielen Jahren Projekte erfolgreich realisieren. Transparent für alle Beteiligten (im gebotenen oder vereinbarten Umfang) – mehr dazu erfahren Sie unter www.factro.de und insbesondere zu QM-Inhalten und den Anforderungen der ISO 9001 im dortigen Best Practice Store - alle Aufgaben können Sie eigenständig in factro bearbeiten (lassen)!
Wir wurden und werden in QM-Projekten, wobei es um den Aufbau oder die Weiterentwicklung von Qualitätsmanagementsystemen geht, häufig als die dafür zuständige „Einrichtung“ gesehen. Wir übernehmen diese Verantwortung zunächst gerne, nehmen unser Aufgabenmanagementsystem factro dafür begleitend in Betrieb, beziehen die erforderlichen beteiligten und verantwortlichen Personen mit ein und übergeben dann nach und nach die Aufgaben und Verantwortlichkeiten an diejenigen, die in den entsprechenden Themen „zu Hause“ sind.
So gelingt es, die Zuständigkeiten auf mehrere Schultern zu verteilen – aber immer eine Stelle zu haben, wo alle Informationen zusammen fließen. Das erleichtert den Überblick und macht er einfacher, zeitnah die richtigen Entscheidungen zu treffen.
Voraussetzung dafür ist aber das gute Werkzeug – damit werden einfacher Lasten verteilt und nachhaltiges Qualitätsmanagement sichergestellt.
Klaus Uhlmann
Dipl.-Ing. und DGQ-/EOQ-QM-Auditor
Schuchert Managementberatung GmbH & Co. KG
www.schuchert.de
