5 Tipps für eine erfolgreiche Pressearbeit

(openPR) Sichtbarkeit ist eines der wichtigen Erfolgsfaktoren im Business. In meinen Seminaren erlebe ich immer wieder, dass viele Unternehmer*innen im Umgang mit klassischen Medien unsicher sind (von social media mal ganz abgesehen). Dabei sollten Sie die Chance, die sich hier bietet, unbedingt nutzen. Was macht zielführende Pressearbeit aus und was hat effektives Zeitmanagement damit zu tun? Damit Ihr medialer Auftritt nicht zum Flop wird, gebe ich Ihnen fünf Tipps für eine erfolgreiche Pressearbeit an die Hand.

So viel vor weg: Es tut gar nicht weh. Es sei denn, Sie haben schlecht geplant („huch, bei all dem Stress habe ich die Presse ganz vergessen“ – der Klassiker). Oder Sie verweigern sich dem Thema Öffentlichkeitsarbeit, weil Sie keine Erfahrungen damit haben („Wenn ich den Redakteur mit seinem Fotoapparat sehe, löse ich mich in Luft auf.“). Um negative Überraschungen zu vermeiden („auf dem Foto in der Zeitung sehe ich aus wie Tina Turner, 1980 – nach einer Cabriofahrt“), sollten Sie vorsorgen. Jetzt fragen Sie sich vielleicht, was Sie davon haben, diese Regeln zu beherzigen? Zum einen können Sie Cabriofahrt-Fotos vermeiden. Klassische Pressearbeit in regionalen Medien haben aber für Sie vor allem diese Vorteile:
· Sie erreichen eine breite Masse in Ihrer Umgebung.
· Sie schaffen Aufmerksamkeit.
· Im Gegensatz zu anderen Werbeformen, gehen Sie kein finanzielles Risiko ein.
· Alternativ: Pressearbeit ist kostenlos.
· Ihr zeitlicher Aufwand ist überschaubar.

Und damit sind wir schon bei meiner ersten Empfehlung: rechtzeitiges Vorbereiten

Rechtzeitige Vorbereitung
Mit ein paar Tipps und den passenden Handgriffen, kann Pressearbeit richtig Spaß machen – und zielführend sein. Schließlich wollen Sie ja vorankommen. Fangen Sie rechtzeitig mit Ihrer Planung an. Praktischerweise ist das Thema „Zeitmanagement“ seit jeher eines meiner Steckenpferde. Es gibt unzählige Tools und Methoden, wie Sie sich effektiv strukturieren können. Je nachdem wie groß die Medienlandschaft in Ihrem Umkreis ist, lohnt es sich einen Presseverteiler anzufertigen. Erfassen Sie alle relevanten Medien (Tageszeitungen, Magazine, kostenlose Wochenblätter, Veranstaltungskalender etc.), samt Ansprechpartner, Kontaktdaten und Redaktionsschluss-Terminen. Ein Monatsmagazin unterliegt einem anderen zeitlichen Rhythmus als eine Tages- oder Wochenzeitung. Wäre doch zu schade, wenn es heißt „sorry, wir sind schon seit drei Tagen in Druck”. Bei Tageszeitungen empfiehlt es sich, das Pressematerial ca. zehn Tage vor Veröffentlichung per Mail zu schicken.


Selbst ist die Frau / der Mann
Sie können entscheiden: lasse ich die Redaktion schreiben und das Foto erstellen (und vertraue damit auf das Können der Redakteure) oder nehme ich das Kapitel selbst in die Hand? Um an Ihr Ziel zu kommen, lautet mein Tipp: Machen Sie es den Redakteuren so einfach wie möglich. Stellen Sie Ihr eigenes Pressematerial zur Verfügung. In den Redaktionen herrscht Zeitdruck (ja, auch auf dem Land. Und auch, wenn Sie glauben, Ihre Lokalredaktion besteht überwiegend aus Horst-Schlämmer-Abkömmlingen, die den ganzen Tag nichts zu tun haben). Fast jeder Redakteur freut sich über geliefertes Material. Was genau in eine Pressemappe gehört, erläutere ich weiter unten (Link). Ein klarer Vorteil – die Redaktion wird entlastet und Sie können den Kern Ihres Anliegens exakt so formulieren, wie es richtig ist. Steht ein Event, eine Aktion (Jubiläum, Tag der offenen Tür) an, ist es ratsam, zweigleisig zu fahren. Laden Sie die Redaktion ein. Persönlich, telefonisch und – erinnern Sie an diesen Termin. Kündigen Sie an, dass Sie eine Pressemappe bereithalten. Wenn eine/einen Redakteur/in an Ihrem Event teilnimmt, bekommt das Thema für das jeweilige Medium mehr Gewicht (das kennen Sie von sich selbst – Sie berichten Ihren Freunden anders von einem Erlebnis, als von einer Story, die Sie gehört oder gelesen haben). Während der Veranstaltung kann sich der Profi einen eigenen Eindruck verschaffen, hat aber mit Ihrer Pressemappe alles Notwendige für seine Arbeit.

Die Pressemappe – eine Anleitung
Klingt nach einer Herausforderung? Nein, nein. Alles was Sie brauchen, ist ein knackiger Pressetext und Bildmaterial. Wenn die Pressemitteilung nicht an ein Event gekoppelt ist oder war (etwa bei einem Expertentext für ein spezielles Thema oder einem Ratgeber-Beitrag), schicken Sie Ihr Material online an die Redaktion. Meldungen, Berichte, Ankündigungen – egal, was Sie mitteilen möchten – Sie helfen keiner Redaktion dieser Welt, wenn Sie Bilder und Texte einreichen, die erst eingescannt bzw. abgetippt werden müssen. Wir greifen also auf die gute alte E-Mail zurück. Und wenn wir es den Redaktionen wirklich einfach machen wollen, kopieren wir unseren Pressetext direkt ins das Schreibfeld. So müssen die Redaktionsmitarbeiter lediglich den Zeigefinger zum Scrollen einsetzen und schon kann blanke Begeisterung über Ihre Mitteilung erfolgen. Zusätzlich macht es Sinn, den Text als Word-Datei anzuhängen. Beim Bildmaterial sollten Sie darauf achten, dass Sie druckfähige Dateien versenden (Auflösung: 300 dpi bei einer Größe von 9 x 14 cm). Oder um es einfacher zu sagen: Bilddateien mit 56 kB sind qualitativ zu schlecht und werden verpixelt dargestellt (1 MB pro Datei ist optimal). Komplett machen Sie die Pressemappe, wenn Sie auch an die Bildunterschrift denken (wen oder was sehe ich auf dem Foto?). Kommt ein Redaktionsmitglied zu Ihnen, glänzen Sie mit einer digitalen Pressemappe (auf einem USB-Stick).
Unabhängig davon, ob die Presse vor Ort ist oder Sie einen Gastbeitrag per Mail einreichen: der persönliche Kontakt zu den Medienvertretern ist meiner Meinung nach das Zünglein an der Waage. Rufen Sie an, kündigen Sie an, erzählen Sie von Ihrer Idee, Ihrem Vorhaben.
Text-Beispiele finden Sie auch hier (Link: https://www.anke-tielker.de/profil/presse/startklar-befragt-mitarbeiter-von-regionalen-betrieben-zu-deren-zufriedenheit.html)



Das neue Perfekt ist „Reicht“.
Pressemitteilungen sind gar nicht so schwer
Und nun: Willkommen vor dem gefürchteten weißen Blatt Papier. Was schreibt man bloß? Bevor Sie etwas formulieren, müssen Sie das verfolgte Ziel klar kommunizieren können. Hier mein Trick: Überlegen Sie sich, was Sie Ihrer Familie / Ihren Freunden zurufen würden. Der „Küchenzuruf“ eignet sich bestens dafür, das Wesentliche in einem Satz auf den Punkt zu bringen. „Augenoptikerin Britta Meyer eröffnet ein neues Ladengeschäft“, oder „Generationenwechsel in der Kanzlei Müller“, oder, oder, oder. Kurz, knackig, auf den Punkt. Wie kreativ oder wortgewandt Sie dabei sind, ist Ihnen und Ihrem Talent überlassen. Aus dem Küchenzuruf können Sie eine Headline formulieren (vielleicht ist Ihr Küchenzuruf aber auch schon die Headline). Im Text selbst geben Sie die Antwort auf die Fragen „Wer macht was wann?“. Die einfache Regel für einen Pressetext lautet: das Wichtigste zuerst. Vielleicht hilft Ihnen diese Gedächtnisstütze zu den W-Fragen:
Wer? Was? Wann? Wo? Warum?
Vermeiden Sie Fremdwörter (kein Fachjargon).
Das neue Perfekt ist „Reicht“. Schreiben Sie keinen langen Aufsatz, machen Sie es sich nicht unnötig schwer. Wählen Sie eine einfache Sprache und kommen Sie auf den Punkt.

Sonne lacht – Blende 8
So überzeugen Sie mit passendem Bildmaterial
Die Fotografie ist nicht umsonst ein anerkannter Ausbildungsberuf. Aber dank Smartphones ist es uns heutzutage ebenso vergönnt, in die Gunst gut gemachter Fotos zu kommen. Bemerkenswerterweise findet man immer noch (gerade in der Lokalpresse) Gruppenbilder, auf denen die Hälfte des Teams die Augen geschlossen hat, oder Portraits, aus längst vergangenen Zeiten (neue Frisur? Nee, nee, ist einfach schon ein bisschen her – 2009). Fotos auf denen erfolgreiche Geschäftsfrauen- und Männer vor einer weißen Wand stehen oder in dicken Wintermänteln bibbernd draußen vor einem Gebäude zu grinsen versuchen. Besser geeignet sind Hintergründe, die Ihr Arbeitsumfeld zeigen, bei schlechtem Wetter bleiben Sie lieber drinnen und sorgen für gute Lichtverhältnisse. Lassen Sie immer einige Meter Luft zwischen Ihnen und einer Wand, einer Maschine oder einem Gegenstand. Und: Bleiben Sie authentisch.

Fazit: Pressearbeit ist planbar. Ob es wirklich zu einer Veröffentlichung kommt, hängt von vielen Faktoren ab. Wenn Sie aber diese TIpps beherzigen, stehen Ihre Chancen gar nicht schlecht. Probieren Sie sich aus. Und wenn einfach kein runder Schuh draus wird – es gibt für alles Profis.