(openPR) Robotic Process Automation (RPA) hält in allen Unternehmensbereichen Einzug. Doch warum lohnt es sich, RPA zu implementieren? Welche Klippen gilt es zu umschiffen? Und wie profitieren das Rechnungswesen, Controlling oder die Buchhaltung von softwaregestützten Robotern?
RPA im Rechnungswesen: Die Dosis macht‘s
Insbesondere für das Rechnungswesen bietet sich der Einsatz von Softwarerobotern an. Dies liegt einerseits an der Vielzahl standardisierter und regelbasierter Prozesse und andererseits daran, dass die Tätigkeiten repetitiv durchgeführt werden. Beispielhaft können hier regelmäßige Budget-Reports oder das Anlegen von Stammdaten (zum Beispiel Kreditoren/Debitoren) genannt werden.
Jedoch weist das Rechnungswesen einige Besonderheiten auf, die bei einem möglichen Einsatz von RPA berücksichtigt werden müssen. Im Rechnungswesen verarbeiten Unternehmen sensible Daten. Zudem spielt die Genauigkeit eine große Rolle. Um Fehler zu vermeiden, kontrollieren Mitarbeiter Buchungen beispielsweise nach dem Vier-Augen-Prinzip und erteilen Budgetfreigaben erst nach dem Durchlauf mehrerer Freigabestufen. Ganze Prozesse durch RPA zu automatisieren ist hier zwar möglich, aber nicht sinnvoll. In diesen Fällen besteht die Herausforderung darin, die gesamte Prozesskette zu betrachten, geeignete Teilprozesse zu identifizieren und die Softwareroboter zielgerichtet dort einzusetzen, wo sie die Fachprozesse unterstützen - ohne die individuellen Regelungen zu verändern.
Anwendungsbeispiel Controlling: Softwareroboter entlasten im Tagesgeschäft
In Controlling-Abteilungen werden Daten aus unterschiedlichen Quellen gesammelt, konsolidiert und aufbereitet, um sie im nächsten Schritt zu kommentieren, präsentieren und eventuelle Maßnahmen abzuleiten. Genau hier können Unternehmen Softwareroboter unterstützend einsetzen. Die RPA-Software bietet die Möglichkeit aus verschiedenen Quellen Daten zu sammeln (zum Beispiel aus SAP, CRM etc.) und diese an einem zentralen Ort, beispielsweise in Excel, zu konsolidieren. Der Roboter kann darüber hinaus die Daten aufbereiten. Insbesondere bei wöchentlich oder monatlich zu erstellenden Reports bedeutet dies eine große Entlastung. So können sich die Mitarbeiter des Controllings auf die Analyse von Abweichungen konzentrieren. Gleichzeitig bestimmen unregelmäßige Anfragen des Managements die tägliche Arbeit des Controllings, sodass unter Zeit- und Termindruck Berichte und KPIs bereitstehen müssen. Auch hier kann RPA Abhilfe schaffen, indem ein zentraler „Reporting-Roboter“ per Baukastenprinzip dem Management das Erstellen eigener Reports ermöglicht.
RPA in der Buchhaltung: Der Softwareroboter als Hilfskraft
In der Buchhaltung lässt sich RPA sehr vielfältig einsetzen. Insbesondere durch die Einführung der E-Rechnung, können Roboter ein Großteil der täglichen Buchungsvorgänge durchführen oder für die endgültige Buchung vorbereiten. Weiterhin ermöglicht die RPA-Software, dass beispielsweise zu festen Terminen die OPOS-Liste extrahiert wird und alle Mahnungen individuell für jeden Debitor vorbereitet werden. Ob eine Mahnung verschickt wird, entscheidet nach wie vor die Buchhaltung. Doch RPA kann dabei unterstützen, Zahlungsflüsse abzugleichen oder periodische Liquiditätsberechnungen durchführen, um diese der Buchhaltung zur weiteren Analyse vorzulegen.
Durch eine gezielte Prozesswahl und eine methodische RPA-Implementierung, können die vielen Möglichkeiten und hohen Potenziale ausgeschöpft werden.
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