(openPR) Wer kennt das nicht? Die gerade dringend benötigte Akte mit wichtigen Unterlagen ist unauffindbar. Welcher Kollege hatte sie zuletzt? Ein anderes häufiges Szenario ist eine schlecht gepflegte Registratur, in der verschiedene Dokumente falsch einsortiert wurden und nun die Suche danach viel kostbare Arbeitszeit kostet. Dabei gibt es eine Lösung für derartige Probleme, die allen Anforderungen gerecht wird. PaperOffice 2019, die neue Version der bewährten Software.
In Bezug auf die Dokumentenverwaltung setzt PaperOffice 2019 ganz neue Maßstäbe. Funktionell, sicher und mit einer intuitiven Bedienerführung ausgestattet, wird PaperOffice 2019 zu einem Alltagshelfer im Büro, der schnell unersetzlich wird.
Zeitmanagement ist in jedem Unternehmen ein wichtiger Faktor. Die Arbeitskraft von Fachleuten ist wertvoll. So wertvoll, dass sie nicht mit der langwierigen Suche von Dokumenten verbracht werden sollte. Genau die findet jedoch täglich statt und dies in einem erheblichen Umfang. In der Studie Office 21 des Frauenhofer Institut gaben 80 % aller befragten Teilnehmer an, jeden Tag zwischen 15 und 120 Minuten damit zu verbringen, Unterlagen zu suchen. Sowohl solche in Papierform wie auch Unterlagen auf dem Rechner.
In Deutschland gibt es rund 17,6 Millionen Büroarbeitsplätze. Bei einem angenommenen Stundensatz von 30 Euro, in dem sowohl Lohn- wie Bürokosten enthalten sind, ergebe sich bei 80 % und nur 15 Minuten Suche pro Tag die Summe von 105 Millionen Euro, die verloren sind, weil die Dokumentenverwaltung nicht oder nur schlecht funktioniert. Auf das Jahr hochgerechnet sind es gigantische 23 Milliarden Euro.
Da nehmen sich die Kosten für eine gute Software zur Dokumentenverwaltung mehr als Bescheiden aus. In Bezug auf PaperOffice Team in der Netzwerkversion für beispielsweise 6 Mitarbeiter erfolgt die Amortisation innerhalb von 12 Werktagen. Dabei ist die Geltendmachung des Steuerfreibetrages noch nicht einmal enthalten.
PaperOffice 2019 bringt im Büro alles unter einen Hut
Die Vorteile von PaperOffice 2019 liegen auf der Hand. Die Entwickler haben schlicht an alles gedacht. So etwa die Digitalisierung ganzer analoger Archive mittels einer leistungsstarken Aufnahme-Software, die es erlaubt, Hardcopy mit dem Scanner, dem Mobiltelefon oder dem Tablet einzulesen. Die dazugehörige OCR-Texterkenung macht aus abfotografierten oder als Bilder eingescannten Unterlagen wiederum digitale Dokumente, die sich mit der Office-Software bearbeiten lassen. Über eine spezielle Stichwortindexierung werden die Texte in den Bildern nicht nur erkannt und umgewandelt, sondern auch gleich so in das Suchwortregister eingetragen, das sie jederzeit über die interne Suchmaschine von PaperOffice 2019 zu finden sind.
Es ist jedoch nicht nur die Problematik der Umwandlung von Analog zu Digital, die mit PaperOffice 2019 fast zum Kinderspiel wird. Der Computer selbst ist nun schon gut dreißig Jahre das dominierende Büro-Arbeitsgerät, auf dessen Festplatte wie auch anderen Datenträgern sich Dokumente und Ordner sammeln, wobei jeder Anwender oft sein oder ihr ganz persönliches Ablagesystem nutzt. So persönlich, dass etwa bei einem Krankheitsfall diese Unterlagen quasi unter Verschluss bleiben, weil niemand anderes sie finden kann oder zugriff darauf hat.
Auch dafür bietet PaperOffice 2019 Lösungen an, die ein sinnvolles Teamwork ermöglichen, ohne das dabei die notwendige Sicherheit vernachlässigt wird. PaperOffice 2019, ein Dokumentenverwaltungssystem, das sich in jeder Hinsicht lohnt.
