(openPR) Die geläufige englische Bezeichnung für digitale Datenspeicher mit Netzwerkfunktion lautet Network Attached Storage oder kurz NAS. Für ein Unternehmen, in dem die Mitarbeiter aus den verschiedenen Abteilungen auf einen gemeinsamen Datenpool zugreifen müssen, um ihre Arbeit erledigen zu können, ist der NAS die sowohl schnellste wie sicherste Lösung. Mit PaperOffice bietet sich wiederum eine Software an, die die Verwaltung dieser Daten vereinfacht, wobei sich die Kombination aus PaperOffice DMS und NAS von Synology im Besonderen bewährt.
Längst haben Unternehmen und ebenso viele Privatpersonen das Internet als Speicherort für die eigenen Dateien entdeckt. In der Cloud lässt sich alles bequem abspeichern und von jedem entsprechenden Endgerät bei Bedarf wieder abrufen. Der Haken bei der Geschichte besteht darin, dass die Daten in fremde Hände gelegt werden müssen. Zweifellos bemühen sich die verschiedenen Anbieter, die ihnen anvertrauten Informationen mittels entsprechender Sicherheitseinrichtungen zu schützen, aber trotzdem kommt es immer wieder zu Fällen von Datenklau, wobei die Dunkelziffer hoch ist. Ein weiteres Problem sind staatliche Begehrlichkeiten unter dem Deckmantel der Landessicherheit.
Mit einem NAS von Synology bleiben alle Daten in den eigenen Händen und jeder Datenweg ist nachvollziehbar und unter Kontrolle. Das Intranet, das firmeninterne Internet, ist der sicherste und schnellste Weg, die eigenen Daten den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. Natürlich schließt dies die Nutzung des World wide Web nicht aus. Mit dem Dokumentenmanagement PaperOffice wiederum steht eine Datenverwaltungs- Software zur Verfügung, die das Management aller Informationen von der Eingabe über die Bearbeitung und Speicherung bis zur Verfügbarkeit vereinfacht. Dabei steht die Sicherheit immer an oberster Stelle.
PaperOffice DMS und NAS, das Zusammenspiel
Als Dokumentenmanagement System ist es die vorrangige Aufgabe von PaperOffice, digitale Daten jeglicher Art zu speichern und den jeweiligen Nutzern unter bestimmten Vorgaben wieder zur Verfügung zu stellen. Das bedeutet zunächst die Übertragung der Daten von Festplatten in PCs, Laptops oder anderen Datenträgern auf den NAS und unter die Fittiche von PaperOffice. Die DMS bringt alles mit, um dies realisieren zu können. Einschließlich einer starken OCR-Texterkennung und einer multifunktionalen Scannersoftware, mit deren Hilfe auch mit Handys abfotografierte Dokumente eingelesen und zugeordnet werden.
Leistungsstarke und zuverlässige Datenbanken stellen hierbei den Kern für die Datenspeicherung, aber auch für deren Abruf und Verwaltung dar.
PaperOffice arbeitet hierfür sowohl mit mySQL, der weltweit bekanntesten und am stärksten genutzten Datenbanksoftware, sowie MariaDB 10, einer Datenbank, die eine Weiterentwicklung von mySQL darstellt.
Dabei wird unter PaperOffice von Anfang an auf Nummer sicher gesetzt. Das bedeutet, dass alle Daten einer AES-1024bit Verschlüsselung unterliegen. Eine solche Verschlüsselung kann einzelne Schlüssellängen mit bis zu 96 Zahlen besitzen. Neben der Verschlüsselung wird während der Datenspeicherung dafür gesorgt, dass diese keine Spuren hinterlässt. Spionage-Software orientiert sich gerade auf Rechnern mit Windows-Betriebssystemen an den dort hinterlegten Dateiverzeichnissen. Genau deshalb wird während der Datenübertragung auf PaperOffice kein Windows-Dateiverzeichnis angelegt.
PaperOffice, NAS und Intranet
Damit die Einrichtung von PaperOffice auf einem NAS von Synology reibungslos und ohne kostenspielige Installationen abläuft, hat die Softwareschmiede ein Video erstellt, anhand dessen jeder Schritt genau nachvollzogen werden kann. So dauert es nicht lange und PaperOffice wird zusammen mit dem Synology NAS zum sicheren Datenzentrum ihres Unternehmens.
