Viele Unternehmen, Konzerne, Behörden und Vereine verfügen ab einer bestimmten Größenordnung meist über eigene Pressestellen. Um den eigenen Interesse aus Sicht des Marketings nachkommen zu können, bedient man sich verschiedenster Möglichkeiten der Präsentation und Kommunikation. Ziel der Anstrengungen ist es, seine eigenen Produkte oder Dienstleistungen den Kunden und der Öffentlichkeit zugänglich zu machen. Für all diese Bemühungen hat sich der Begriff „Pressearbeit“ etabliert und beschreibt dabei alle Tätigkeiten für Werbemaßnahmen. Daneben hat sich ein weiterer Begriff der „Medienarbeit“ geprägt und beschreibt dabei gezielte Maßnahmen für Radio- und TV-Sender sowie die neuen digitalen Medien.
Was genau versteht man unter einem Pressetermin?
Obwohl es für diese Begrifflichkeit verschiedene Abstufungen gibt, dient ein Pressetermin im Allgemeinen der persönlichen Kommunikation mit Presse- und Medienvertretern aus allen Sparten. In diesem Zusammenhang werden dann auch Begriffe wie Pressegespräch, Pressekonferenz oder Kamingespräche genannt. Allen gemeinsam ist die Tatsache, dass ein Unternehmen oder eine Institution die entsprechenden Teilnehmer schriftlich einlädt. Der Anlass zu einem Pressetermin muss nicht immer ein herausragendes Ereignis oder eine große Neuerung sein. Oftmals laden Unternehmen zu einer Produktvorstellung, zu einem Workshop, zu einem Themendialog oder im Rahmen einer Einweihung von beispielsweise einem Neu- oder Anbau in der Firmenimmobilie.
Wie gestaltet man eine Presseeinladung?
Neue Startups und Jungunternehmen können sich oftmals auch nicht vorstellen, wie sie einen Pressetermin gestalten sollen. In der Regel beginnt dieser Prozess mit dem Kennenlernen von Pressevertretern der unterschiedlichen Zielgruppen wie Journalisten, Redakteure aus Verlagen oder Medienvertreter aus Rundfunk und Fernsehen. Über die Innungen bzw. Landespressestellen erhält man Zugriff auf die für seine Region relevanten Ansprechpartner. Zudem kann man mit einem entsprechenden Schreiben auch die „großen“ Verlage und Sendeanstalten anschreiben und sich dahingehend vorstellen und im Presseverteiler eintragen bzw. akkreditieren lassen.
Wenn man dann einen gewissen Datenstamm an Ansprechpartner akquiriert hat, kann man ein erstes Einladungsschreiben aufsetzen und an die entsprechenden Partner senden. Der Anlass könnte beispielsweise ein Themenworkshop, die Vorstellung der eigenen Produkte bzw. Dienstleistungen oder eine kleine Spendenaktion sein. Letzteres kommt bei der Presse grundsätzlich sehr gut an und hat einen ebenso wichtigen Gegenstand: Die Sach- oder Geldspende an eine karitative Einrichtung, Kindergarten oder Schule. Die Übergabe eines Spendenschecks ruft alle beteiligten Partner an einem Ort zusammen und hat eine entsprechend presseseitige Wirkung.
Die Checkliste für einen gelungenen Pressetermin
Wie so oft bei einem neuen und unbekannten Prozess können auch hier viele Anfangsfehler gemacht werden. Um diese so gut es eben geht zu minimieren, haben wir Ihnen eine kleine Checkliste mit den wichtigsten Punkten zusammengestellt. Sehen Sie diese nicht als verbindliche Anleitung, sondern eher als Gedankenstütze zur Vorbereitung.
- Lernen Sie Ihre künftigen Ansprechpartner kennen. Wie weiter oben bereits beschrieben, sollten Sie zu Beginn möglichst viele und unterschiedliche Kontakte knüpfen, sich vorstellen und Ihr Vorhaben kurz und knapp darstellen.
- Termin und Ort auswählen. Für Ihren ersten Pressetermin sollten Sie einen passenden Ort und einen realisierbaren Termin (also eher kein Wochenende etc.) auswählen. Versuchen Sie einen gut erreichbaren und mit ausreichend Platz versehenen Ort zu finden, damit alle geladenen Vertreter möglichst unkompliziert anreisen und sich entspannt aufhalten können.
- Formulieren Sie eine pfiffige Einladung. Für einen Pressetermin ist Ihre Kreativität gefragt. Schreiben Sie eine ansprechende und spannende Einladung zu Ihrem Event und nutzen Sie zum Versenden auch alle modernen Medien wie Facebook, Twitter oder WhatsApp. Das kommt nicht nur gut an und zeigt damit auch Ihre mediale Plattform, die Empfänger können hier oftmals gleich einen digitalen Termin setzen und Ihnen zugleich antworten.
- Eine Pressemappe erstellen. Ganz wichtig an dieser Stelle ist eine Pressemappe. Hierin sollten Sie alle relevanten Informationen einfügen und auch gerne mit Bildern unterstützen. Beginnen Sie mit einem Inhaltsverzeichnis und allen in der Mappe enthaltenen Informationen, so können die Leser sich detaillierter mit den Informationen auseinandersetzen.
