Eine Presseeinladung richtet sich an Medienvertreter und lädt diese zu einem bestimmten Anlass. Verbunden damit ist Absicht, die Kontakte zur Presse positiv zu gestalten, häufig ist auch eine Berichterstattung – vorab oder im Anschluss – erwünscht. Die Presseeinladung ist knapp formuliert und übersichtlich gestaltet, damit der Eingeladene alle für ihn relevanten Fakten schnell erfassen kann.
Presseeinladung – Definition
Eine Presseinladung ist eine schriftliche Einladung an Journalisten und Medienvertreter, eine bestimmte, meist auch für die Öffentlichkeit zugängliche Veranstaltung zu besuchen. Diese Einladung kann mit bestimmten Vorzügen wie Pressekarten, reservierten Plätzen oder freiem Eintritt versehen werden, es ist aber nicht verpflichtend. Eine Presseeinladung wird im Allgemeinen von einem kurzen Anschreiben begleitet.
Was eine Presseeinladung nicht ist
Neben der Presseeinladung existieren ähnliche Formen, mit der Presse in Kontakt zu treten:
- die Pressekonferenz,
- die Pressevorführung und
- die Pressemitteilung.
Eine Pressemitteilung ist formal ähnlich aufgebaut, lädt aber nicht zu einem Ereignis, sondern teilt Informationen mit über ein Ereignis, ein Unternehmen oder eine Entwicklung, von denen die Versender der Pressemitteilung annehmen, dass sie für die Öffentlichkeit von Interesse sind.
Eine Pressekonferenz lädt ausschließlich Pressevertreter wie Journalisten und Korrespondenten zu einem bestimmten, im Schreiben genannten Termin. Zu diesem Anlass sind meist Reden, Stellungnahmen oder Präsentationen vorgesehen. In deren Anschluss ist Zeit für Fragen der Presse zu diesen Informationen. Mehr dazu in unserem Ratgeber "Pressekonferenz organisieren" inkl. Muster Einladung.
Eine Pressevorführung ist ebenfalls primär für Medienvertreter gedacht, lädt aber zusätzlich einen exklusiven Kreis anderer Persönlichkeiten aus der Branche oder aus den Bereichen Politik, Wirtschaft und Kultur ein.
Eine Presseinladung – gute Gründe zur Kontaktpflege
Für eine Presseeinladung kann es verschiedene Gründe geben, die in den meisten Fällen mit der Kontaktpflege zur Presse im Allgemeinen oder zu bestimmten Pressevertretern im Besonderen zu tun haben: Der Einladende möchte mit dieser Einladung einen Kontakt aufbauen und hofft, auf eine positive Berichterstattung. Oder es ist beabsichtigt, eine bereits bestehende Verbindung zu stärken und zu intensivieren.
Für ein solches Unterfangen sollte der Anlass für die Einladung attraktiv für die Pressevertreter sein. Dies ist der Fall, wenn beispielsweise
- neue technische Entwicklungen vorgestellt werden
- ein Tag der offenen Tür stattfindet
- interessante (Fach-)Vertreter mit Vorträgen eingeladen sind
- exklusive Lesungen, Vorführungen oder Warenpräsentationen stattfinden
- prominente Personen aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft, Kultur oder Unterhaltung zu einem unterhaltsamen Event geladen sind
- eine Charity-Aktion geplant ist
und ähnliche Anlässe, die je nach Bereich für unterschiedliche Ressorts in Medienunternehmen von Interesse sein können.
Formaler Aufbau einer gelungenen Presseeinladung
Damit eine Presseeinladung unter den vielen Zusendungen Beachtung findet, sollte die Form dem Pressevertreter erlauben, alle wichtigen Informationen schnell zu erfassen.
Dazu bietet sich ein Aufbau an, der sich grafisch mit einer Pyramide oder einem Kegel vergleichen lässt, und bei dem die wichtigsten Informationen den Anfang bilden.
Eine Presseeinladung sollte kurz gehalten werden und alle Daten nennen. Zudem sollte sofort ersichtlich sein, von wem diese Einladung kommt. Daher zeigt eine gut gestaltete und aufgebaute Presseinladung im Briefkopfbereich einen signifikanten Briefkopf mit Name, Logo oder Signet. Dem folgt das Datum des Schreibens und wer für alle Fragen rund um die Einladung der Ansprechpartner ist.
Zur besseren Lesbarkeit der Presseinladung trägt ein nicht zu enger Zeilenabstand bei, ein 1,5-facher Zeilenabstand ist dafür sehr gut geeignet. Der rechte wie der linke Einzug, bzw. Abstand zum Blattrand sollte bei etwa 5 Zentimetern liegen.
Nun beginnt die eigentliche Einladung: mit der Zeile „Presseeinladung“ und einer signifikanten, aussagekräftigen Überschrift, die das Ereignis genauer benennt.
Beides wird grafisch hervorgehoben durch die Wahl einer größeren Schrift und gefettete Buchstaben. Die Überschriften beginnen bei 24 Punkt und zeigen in Abstufungen nach unten die Relevanz.
Anschließend werden die sogenannten W-Fragen beantwortet: wer, was, wann, wo, warum und wie.
Dazu beginnt die Presseeinladung mit dem Nennen von Datum, Uhrzeit und Ort der Veranstaltung.
Nachfolgend klärt ein kurzer Textteil den Anlass und die Besonderheiten der Veranstaltung. Hier können – knapp formuliert – alle wichtigen Fakten dargestellt werden, die ein Ereignis für die Presse interessant machen könnten. In etwa 10 Zeilen können einzelne Punkte detaillierter beschrieben werden. Den Abschluss dieses Teils der Presseeinladung kann eine kurze Unternehmensdarstellung bilden.
Normalerweise ist der Textkörper hier in einer gut lesbaren Schrift in 12 Punkt Größe gehalten.
Die Presseeinladung endet mit deutlich sichtbar aufgelisteten Kontaktdaten, die die Telefonnummer, die Emailadresse und eventuell eine Mobilfunknummer enthalten, damit ein schneller Kontakt hergestellt werden kann.
