Als Autor oder Journalist erstellen Sie Artikel oder Buchwerke für einen Verlag oder eine Agentur. In der Regel erhalten Sie nach Veröffentlichung ein entsprechendes Belegexemplar der Zeitschrift, des Magazins, eines Buches oder anderen Druckerzeugnisses. Hiermit kann Ihr Auftragnehmer einen Beweis der Veröffentlichung vorlegen.
Was ist ein Belegexemplar? – Definition und Bedeutung für Autoren
Definition: Ein Belegexemplar ist ein Nachweis darüber, dass ein (Druck-)Werk tatsächlich erschienen ist und urheberrechtlich geschützte Inhalte genutzt wurden.
Typische Fälle sind:
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Verlage stellen es Agenturen oder Autoren zur Verfügung.
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Fotografen, Grafiker oder Journalisten erhalten es, um ihre Veröffentlichung zu belegen – oft als „Seitenbeleg“, sofern Titel, Erscheinungsdatum und Seitenplatzierung sichtbar sind.
Auch für Autoren ist es ein wichtiger Nachweis gegenüber Auftraggebern, der gleichzeitig als formelles Dokument der Vertragserfüllung dient.
Weitere Beispiele: Wofür gibt es Belegexemplare?
Hier finden ist eine Liste mit Beispielen für typische Anlässe und Kontexte, für die Belegexemplare erstellt oder verlangt werden:
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Buchveröffentlichungen (Autorenexemplar)
Als Nachweis für Autoren, dass ihr Werk erschienen ist – gesetzlich geregelt nach § 25 Verlagsgesetz (VerlG). -
Zeitungs- und Zeitschriftenartikel
Als Beleg für veröffentlichte Beiträge, etwa von freien Journalisten, PR-Agenturen oder Kolumnisten – meist vertraglich vereinbart. -
Pressemitteilungen und PR-Beiträge
Als Nachweis für Kunden und Auftraggeber, dass eine Meldung veröffentlicht wurde – oft erforderlich für Agenturabrechnungen. -
Fotobeiträge (Bildveröffentlichungen)
Für Fotografen als Nachweis, dass ihre Bilder in einem Medium erschienen sind – z. B. im Rahmen von Reportagen, Katalogen oder Magazinen. -
Fachartikel und Gastbeiträge
Als Referenz in der eigenen Branche, etwa für Wissenschaftler, Anwälte, Berater oder Speaker. -
Werbeanzeigen und Sponsoringbelege
Für Unternehmen oder Agenturen, die anzeigen- oder sponserfinanzierte Inhalte belegen müssen – häufig gegenüber Kunden, Geldgebern oder Investoren. -
Beiträge in Sammelbänden oder Anthologien
Für Autoren, die einzelne Kapitel oder Texte beigesteuert haben – z. B. zu einem wissenschaftlichen Buch oder Literaturband. -
Beiträge im Rundfunk oder TV (in anderer Form)
Hier gibt es meist keinen "Belegexemplar", aber Mitschnitte, Screenshots oder Mediathek-Links erfüllen die gleiche Funktion. -
Mitarbeiterzeitungen oder interne Publikationen
Zur internen Dokumentation, für Bewerbungen oder als Teil von Unternehmens-PR. -
Online-Publikationen
Als Screenshot, PDF oder archivierte Webseite – zunehmend üblich bei reinen Online-Medien, Fachblogs oder Corporate Publishing.
Was sollte ein Belegexemplar enthalten?
Ein Belegexemplar sollte alles enthalten, was notwendig ist, um eine Veröffentlichung klar, nachvollziehbar und prüfbar zu belegen. Dabei kommt es weniger auf die Form (Druck oder digital) an, sondern auf den Informationsgehalt.
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Die vollständige Veröffentlichung
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Idealerweise das komplette Medium (z. B. Zeitung, Magazin, Buch).
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Alternativ: die ganze Seite oder ein ausreichend großer Ausschnitt mit dem Beitrag (z. B. als Scan oder Screenshot).
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Titel des Mediums
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Klar erkennbar: z. B. Süddeutsche Zeitung, Manager Magazin, Website XY.
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Bei Digitalbelegen kann ein Coverbild oder Logo ergänzt werden.
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Datum der Veröffentlichung
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Druckausgabe: Erscheinungsdatum auf dem Titelblatt.
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Online: Veröffentlichungsdatum als Screenshot oder im Text sichtbar.
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Seitenzahl oder Link/URL
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Bei Print: Angabe der Seitenzahl, auf der der Beitrag erschienen ist.
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Bei Online: vollständige URL – ggf. mit Zeitstempel oder Archivlink.
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Autoren- oder Mitwirkendennennung (sofern relevant)
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Damit die eigene Beteiligung nachvollziehbar ist (besonders bei Sammel- oder Agenturbeiträgen).
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Anspruch auf Belegexemplare?
1. Allgemeiner Anspruch
Ein unmittelbarer gesetzlicher Anspruch auf Belegexemplare existiert in Deutschland nicht. Vielmehr folgt er aus dem Grundsatz von Treu und Glauben (§ 242 BGB) unter Berücksichtigung der Verkehrssitte (§ 157 BGB).
Das bedeutet: Wenn es branchenüblich ist und vertraglich erwartet wird, kann daraus ein Anspruch abgeleitet werden.
2. Autorenexemplar – gesetzlich geregelt (§ 25 VerlG)
Für Autoren von Büchern gilt hingegen eine konkrete gesetzliche Regelung:
"Der Verleger eines Werkes der Literatur ist verpflichtet, dem Verfasser auf je hundert Abzüge ein Freiexemplar, jedoch im ganzen nicht weniger als fünf und nicht mehr als fünfzehn zu liefern." (vgl. § 25 VerlG)
Der Umfang dieser Pflicht lässt sich vertraglich verändern, sofern eine Übereinkunft dazu getroffen wird.
3. Zeitungen & Zeitschriften
Belege bei Zeitungs- oder Zeitschriftenveröffentlichungen (Artikel, Anzeigen etc.) ergeben sich nicht gesetzlich. Belegexemplare hierfür basieren auf Vereinbarung oder Branchenüblichkeit (Verkehrssitte/BGB).
4. Pflichtexemplare
Pflichtexemplare sind gesondert geregelt: Verlage müssen grundsätzlich zwei Exemplare an die Deutsche National- und Landesbibliotheken abliefern. Dies dient dem Bestandsschutz – nicht dem Autorenanspruch.
Wichtig: Der Unterschied zwischen Belegexemplar, Autorenexemplar und Pflichtexemplar
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Belegexemplar:
Ein Exemplar, das als Nachweis dient, dass ein Werk (z. B. Artikel, Foto, Anzeige) veröffentlicht wurde. Es wird meist an Mitwirkende, Agenturen oder Auftraggeber gegeben. Die Grundlage ist vertraglich oder branchenüblich – nicht gesetzlich geregelt. -
Autorenexemplar:
Ein Sonderfall des Belegexemplars bei Buchveröffentlichungen. Autoren haben laut § 25 Verlagsgesetz Anspruch auf eine bestimmte Anzahl kostenloser Exemplare ihres eigenen Buches (meist 5–15 Stück). Der Anspruch ist gesetzlich geregelt. -
Pflichtexemplar:
Ein gesetzlich vorgeschriebenes Exemplar, das Verlage oder Selbstverleger der Deutschen Nationalbibliothek (und teils Landesbibliotheken) zur Archivierung und Dokumentation unaufgefordert zur Verfügung stellen müssen. Es dient nicht dem Autor, sondern dem Erhalt des kulturellen Gedächtnisses (§ 15 ff. DNBG).
Praktische Tipps für Autoren / Urheber
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Vertragliche Klarheit schaffen
Vereinbaren Sie explizit in Ihrem Vertrag bzw. anderem Vertragspartner, wie viele Belegexemplare Ihnen zustehen. -
Autorenexemplar-Regel beachten
Achten Sie beim Buchvertrag auf das Freiexemplar‑Kontingent (§ 25 VerlG). Tauschen Sie sich frühzeitig mit dem Verlag aus, um Missverständnisse zu vermeiden. -
Pflichtexemplare nicht verwechseln
Pflichtexemplare betreffen Bibliotheken – kein direkter Anspruch für Sie als Urheberin oder Autor. -
Dokumentation durch Seitenbeleg nutzen
Häufig genügen Seitenbelege – Fotografien oder Scans der Veröffentlichung, ergänzt durch Datum und Quelle. Das spart Aufwand oder Versand. -
Forderung bei Nichterfüllung
Wenn vereinbart, aber nicht geliefert: Erinnern Sie schriftlich. Letzter Schritt: juristischer Hinweis auf Vertragspflicht. -
Digital-Belegexemplare anfragen
Auch wenn Printmedien verzichtet werden, lassen sich häufig PDF‑Spezial‑ oder Online‑Belege aushandeln.
