(openPR) Die Natur hat etwas gegen Veränderungen. In grauer Vorzeit waren sie gefährlich. Der ausgetretene, bekannte Pfad war der sicherste. Heute ist das anders. Wer heute auf ausgetretenen Pfaden wandelt riskiert seine Existenz.
Es kommt eine zweite Hürde hinzu. Die ausgetretenen Pfade sind bequeme, vertraute Gewohnheiten. Sie erlauben es, die Arbeit mit dem geringst möglichen Aufwand zu erledigen. Jede Abweichung braucht die vielfache Energie.
Unter diesen Gesichtspunkten ist die Veränderung von Arbeitsabläufen eine große Herausforderung für alle Beteiligten. Was muss geschehen?
- Alle müssen sich auf die Veränderungen einstellen.
- Man muss aus den alten Gewohnheiten ausbrechen und sie strukturieren.
- Die jetzt sichtbaren Arbeitsabläufe sind neu aufzustellen.
- Sie werden in Schritten zu Performance Abläufen entwickelt.
- Die neuen Abläufe sind zu lernen, damit es wieder Gewohnheiten werden.
An diesen Schritten kommen keine Mitarbeiter und kein Unternehmen vorbei. Es ist nicht zu empfehlen von Null an ein eigenes Vorgehen zu entwickeln. Wenn es gelingen soll, ist es besser, sich an erfolgreichen Beispielen zu orientieren. Es gehört viel Hintergrundwissen dazu, damit es auf Anhieb ein Erfolg wird.
Einfach, aber ungewohnt
Die Optimierung der Arbeitsabläufe ist einfach. Warum wird sie dann bisher in nur wenigen Unternehmen durchgeführt? Da es Gewohnheiten sind, werden sie kaum wahrgenommen. Wer kommt schon auf die Idee seine Gewohnheiten zu analysieren, um festzustellen, ob sie noch zeitgemäß sind? Bis vor dreißig Jahren ging es noch recht gemächlich zu. Dann beschleunigten die Technologien unser Leben und es gelten andere Regeln.
Mitarbeiter, die es gelernt haben ihre Arbeitsabläufe selbst zu optimieren, sind viel kritischer und akzeptieren keine Ungereimtheiten. Zusätzlich sehen sie es als Persönlichkeitsentwicklung, die sie davor schützt, von der Digitalisierung untergepflügt zu werden.
Alle gewinnen
Aber lohnt es sich, könnte man sich fragen? Da geht man mal mit der Lupe an die Arbeit: Ich suche – ich kläre – ich mahne - … Was bringen diese Tätigkeiten betriebswirtschaftlich gesehen? Nichts, aber die Personal-Kosten sind da. Wenn diese wertneutralen Arbeiten die Überhand haben, weiß man, wie die heutige Situation in der Arbeitswelt entstanden ist.
Das lässt sich ändern. Sehr schnell und sehr leicht. Ja, eine Anfangsinvestition ist wie bei allem nicht zu vermeiden, aber die fließt schnell und vielfach zurück:
- Die Mitarbeiter haben mehr Spaß und weniger Stress.
- Das Unternehmen steigert die Kundenzufriedenheit und seine Rendite.
Keine Analysen und Dokumentationen
Vom Qualitätsmanagement her wissen wir, welchen Aufwand es erfordert Arbeits- und Verfahrensanweisungen zu erarbeiten. Und wir wissen auch, was es oft bringt. Die direkte Gestaltung der Arbeitsabläufe durch die Mitarbeiter braucht das nicht. Das einzige, was zählt, ist der optimale Ablauf und wer spürt den besser, als der Mitarbeiter. Man muss den Mitarbeitern keine „fremden“ Abläufe verkaufen, da die Abläufe ein eigenes Produkt sind. Die Akzeptanz der Abläufe ist quasi eingebaut.
Die Schritte sind einfach
Man beginnt damit, zehn Abläufe des eigenen Arbeitsfeldes zu notieren. Zu den Abläufen schreibt man die wesentlichen Schritte auf. Jetzt sieht man den Ablauf vor sich und es kribbelt schon in den Fingern, ihn zu verbessern: Muss die Schnittstelle wirklich sein? – Warum der Medienbruch? – Kann man die Entscheidungsweiche nicht weglassen?
Dabei kommen auch die Störungen hoch, die bisher als „normale“ Arbeit angesehen wurden. Sie werden in einer Liste zusammengefasst und aufgelöst. Manchmal sind dazu Investitionen notwendig, die sich schnell lohnen.
Es kommen weitere Schritte hinzu und gleichzeitig wächst die Professionalität der Mitarbeiter. So wird auch das Produkt des Ablaufes betrachtet und natürlich seine Eigenschaften. Und da kommen auch gleich Gedanken, wie sich diese Eigenschaften verbessern lassen. Die Mitarbeiter wissen auch, warum man Arbeitsschritte nicht in Prosa, sondern in knappen Befehlen schreibt.
Das neue Führungsinstrument
Nicht allein die Mitarbeiter, noch stärker sind die Führungskräfte in unserer Zeit gefordert. Bei der Ablaufgestaltung sind die Führungskräfte die Dialog-Partner der Mitarbeiter. Die Führungskräfte „provozieren“ die Mitarbeiter: Geht das auch in der Hälfte der Zeit? Kann man nicht ein Drittel der Arbeitsschritte entfallen lassen? Das setzt den Mitarbeiter nicht unter Druck. Die Fragen regen seine Kreativität an und das macht Spaß. Die Führungskraft ist auf der Seite der Mitarbeiter. Beide unterstützen sich gegenseitig. Der Mitarbeiter ist motiviert. Und bei allem ist es das einfachste und dabei wirksamste Führungsinstrument.
Unternehmen, die diesen Turnaround zur Optimierung der Arbeitsabläufe durch den Mitarbeiter vollzogen haben, können sich nichts anderes mehr vorstellen. Die Mitarbeiter erleben es als Persönlichkeitsentwicklung. Sie wissen, es wird sie aus dem Konflikt mit der Digitalisierung heraushalten. Mit ihrem Ablauf-Verständnis laufen sie der Digitalisierung davon. Für die Unternehmen sprudelt die Rendite, die ihr gesundes Wachstum sichert. Weitere Informationen: www.ablaufgestalter.de
