(openPR) ndividuelle Daten mit Hornetsecuritys Advanced E-Mail Signature and Disclaimer automatisch aktuell halten
Hannover, 02.08.2017 – Signatur, Boilerplate, Abbinder, Disclaimer – das Textende von E-Mails firmiert unter verschiedenen Namen. Aber egal, wie man die Textschnipsel nennt: Sie bestehen aus statischen Komponenten wie zum Beispiel allgemeinen Unternehmensdaten und dynamischen Komponenten, etwa Kontaktdaten des Absenders. Hornetsecurity Advanced E-Mail Signature and Disclaimer bietet ab sofort die einfache und unternehmensweit einheitliche zentrale Pflege sowohl der statischen als auch der dynamischen Inhalte. Hierfür greift die Lösung direkt auf Daten des Active Directorys eines Unternehmens zurück, um stets die aktuellsten Personendaten zu verwenden. Für IT-Administratoren bedeutet dies eine erhebliche Erleichterung ihrer Arbeit, für Unternehmen die Gewährleistung eines einheitlichen Auftritts in der Email-Signatur.
Unternehmen müssen Geschäftsbriefe generell mit Pflichtangaben versehen – das gilt grundsätzlich auch für E-Mails. Um dies zu gewährleisten, empfiehlt sich das automatische Anfügen an jede versendete Nachricht. Mit Advanced E-Mail Signature and Disclaimer können IT-Administratoren eines Unternehmens über ein webbasiertes Interface problemlos Textbausteine erstellen und jederzeit schnell anpassen. Das Produkt greift dabei direkt auf die Daten des Active Directory zu, wodurch sich individuelle Kontaktinformationen automatisch in die Textangaben einbinden lassen. Dies geschieht über Einfügen von AD-Attributen in die Signaturvorlagen und Synchronisation per LDAP. Anschließend fügt die Lösung den Text automatisch an jede verschickte E-Mail an.
Für Administratoren entfällt dadurch der Aufwand für die manuelle Pflege individueller Signaturen. Änderungen von Durchwahlen, Job-Positionen oder E-Mail-Adressen im Active Directory finden sofort ihre automatische Umsetzung im E-Mail-Abbinder. Neben individuellen lassen sich zusätzlich auch gruppenbasierte Signaturen anlegen, um etwa allgemeine Abteilungsinformationen einzufügen.
Die Lösung bietet Unternehmen gleichzeitig eine elegante Möglichkeit, um im Signatur- und Disclaimerbereich ein einheitliches Corporate Design durchzusetzen. Ebenfalls Anwendung findet Advanced E-Mail Signature and Disclaimer für Marketing- und Vertriebszwecke: Ankündigungen für neue Produkte oder Updates, die kommende Roadshow oder auch ein Hinweis auf den Firmen-Newsletter lassen sich damit unkompliziert an E-Mails anfügen. Dabei können auch HTML-basierte Formate, Bilder oder Banner zum Einsatz kommen.
„Advanced E-Mail Signature and Disclaimer ist eine weitere sinnvolle Ergänzung unserer E-Mail Security Services“, sagt Oliver Dehning, Geschäftsführer von Hornetsecurity. „IT-Administratoren entfällt dadurch ein erheblicher Mehraufwand bei der Pflege der verbindlichen und vorgeschriebenen Textanhänge von E-Mails und sie können sich ganz auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.“
