(openPR) Lieferanten-Anbindung: Das A & O erfolgreichen E-Procurements
Bremen, Juni 2006. Erfolgreiches E-Procurement bedingt nicht nur die Verlagerung der Beschaffungsprozesse ins Internet, sondern auch die Anbindung der Produktkataloge an das jeweilige Beschaffungssystem. Dass dabei die Qualität der Artikeldaten eine entscheidende Rolle spielt, ist nicht zu unterschätzen. Gerade Lieferanten mit wenig Erfahrung bei der Aufbereitung elektronischer Produktkataloge sind froh, wenn sie ihre Artikel in dem jeweils geforderten Format liefern können. Die Qualität der gelieferten Produktkataloge ist dabei leider oft nur unzureichend. So führen Abkürzungen in den Kurzbezeichnungen häufig zu erschwerten Suchbedingungen in den elektronischen Katalogen. Zu knappe oder immer wiederkehrende Artikelbezeichnungen beinträchtigen den Sucherfolg fast genauso häufig. Zwar werden den Lieferanten für die Aufbereitung ihrer Artikeldaten auch immer Spezifikationen an die Hand gegeben, aber diese können nur die formalen Richtlinien vorgeben. Für den Inhalt der Artikeldaten ist jeder Lieferant selbst verantwortlich.
Wie wichtig die Datenqualität ist, weiß Tanja Geiß, Projektleiterin bei der Sourcing Management GmbH in Bremen: „Ein elektronischer Katalog wird von seinen Nutzern nur dann akzeptiert, wenn die gesuchten Artikel auch schnell gefunden werden.“ Deshalb unterstützt die Sourcing Management GmbH ihre Kunden bei der Anbindung der gewünschten Lieferanten mit ihren Produktkatalogen. „Wir beraten die Lieferanten und geben professionelle Hilfestellung bei der Aufbereitung ihrer Kataloge“, so Tanja Geiß. Die Lieferanten werden aktiv eingebunden und fit gemacht für zukünftige E-Procurement-Projekte.
Genauso bedeutend wie der Dateninhalt sind unterstützende Informationen wie etwa Produktabbildungen. Sie geben dem Besteller die gewünschten Informationen mit nur einem Mausklick. Handelt es sich bei einem Bild um eine Variante eines Artikels, sollte der Hinweis in unmittelbarer Nähe des Bildes angeführt werden. Somit weiß der Benutzer, dass der Artikel in der im Katalog hinterlegten Farbe geliefert wird und nicht etwa in der Farbe der Artikelabbildung. Entsprechende Datenfelder werden standardmäßig in den Datenbanken der Beschaffungssysteme vorgehalten.
Der „sourcingmanager“ sieht vor, dass nicht nur das einkaufende Unternehmen Zugriff auf das E-Procurement-System hat, sondern auch die angebundenen Lieferanten. Dadurch sind die Lieferanten jederzeit in der Lage, ihre aufbereiteten Artikel im Katalog online anzusehen und nachzubessern. Der Zeitaufwand für die Aufbereitung der Artikeldaten reduziert sich dadurch erheblich, der Lieferant sieht seinen Artikel in der Datenbank und lernt die Datenfelder besser zu bedienen. Kataloge mit wenigen Artikeln können schnell im Online-Verfahren erstellt werden, ohne sich vorher mit den technischen Produktspezifikationen auseinandersetzen zu müssen. Auf Wunsch exportiert die Sourcing Management GmbH die Artikeldaten aus der Datenbank und stellt sie dem jeweiligen Lieferanten nach dem BMEcat-Standard zur Verfügung.
Seit 2001 nutzen Unternehmen aus der Wirtschaft und Einrichtungen aus der Verwaltung das E-Procurement-System „sourcingmanager“ für die Beschaffung von Verbrauchsmaterial erfolgreich. Das System wird über einen zentralen Server (www.sourcingmanager.de) als Software-On-Demand für die Kunden im Internet zur Verfügung gestellt. Der Anwender erhält Rechenleistung genau in dem Moment, in dem er sie wirklich benötigt – also auf Nachfrage. Auf diese Weise entfallen im Unternehmen des Kunden Kosten für die Installation und das Applikations-Management. Die Pflege und Migration neuer Releases entfällt ebenfalls.
Im „sourcingmanager“ werden die zwischen dem einkaufenden Unternehmen und den jeweiligen Lieferanten verhandelten Rahmenverträge online in Form von Produktkatalogen bereitgestellt. Jeder durch Passwort und Login autorisierte Mitarbeiter kann als Besteller seine Waren selbst bestellen. Dabei bedarf es keiner Einzelzustimmung des Vorgesetzten oder der Controllingabteilung mehr. Der Mitarbeiter kann über ein ihm zugeteiltes Budget im Rahmen seines Artikelspektrums frei verfügen. Im Gegensatz zu Online-Shops, die von einzelnen oder mehreren Händlern betrieben werden, sind alle Bestellkataloge des Unternehmens in nur einem System vereint. Das hat den Vorteil, dass für eine Bestellung immer nur ein Passwort erforderlich ist und sich die Benutzeroberfläche für jeden Katalog gleicht.
Aufgrund des dezentralen Bestellvorgangs handeln die Mitarbeiter weitgehend eigenständig. Ein Controlling-Tool innerhalb des „sourcingmanager“ stellt dabei sicher, dass der verantwortliche Einkäufer die Bestellungen jederzeit nach bestimmten Kriterien auswerten kann. Missbräuchen wird so vorgebeugt. Bei Überschreitung des Budgets setzt automatisch ein Freigabe-Workflow ein, bei dem der Vorgesetzte entscheidet, ob die Bestellung freigegeben wird. Da die Artikel aus den Rahmenverträgen von den jeweiligen Lieferanten spezifiziert werden, ist die Gefahr einer falschen Artikellieferung gering. Die Qualität der Bestellungen wird gesteigert und Rücksprachen zwischen Bedarfsträgern und Lieferanten werden in den meisten Fällen überflüssig. Aufgrund des dezentralen Bestellprozesses kann jeder Mitarbeiter Artikel bei Bedarf direkt ordern. Die Einlagerung der Waren kann somit entfallen, zumal die Warenanlieferung direkt an die Bedarfsträger erfolgt.
Mittlerweile wickeln etwa 140 einkaufende Unternehmen ihre Beschaffung von C-Teilen über den „sourcingmanager“ ab. Im ersten Quartal 2006 erzielten sie ein Handelsvolumen von rund 4,8 Millionen Euro.
Gegründet im Dezember 2000 in Bremen betreibt und vertreibt die Sourcing Management GmbH die elektronische Beschaffungssoftware sourcingmanager als Software-On-Demand. Das Unternehmen zeigt seinen Kunden auf Basis ihrer herkömmlichen Beschaffungsprozesse Einsparpotenziale auf und unterstützt sie bei der Einführung des sourcingmanager. Immer bestrebt, das maximale Einsparpotenzial eines jeden Kunden zu erreichen, werden die vor Implementierung der Software definierten Ziele in regelmäßigen Audits überprüft. Im Bedarfsfall arbeitet die Sourcing Management GmbH Verbesserungsvorschläge aus und stimmt Umsetzungsszenarien mit dem Kunden ab.
Organisatorisch und personell ist die Sourcing Management GmbH in die C1-Beratungsgruppe mit ca. 800 Beratern integriert. Ein breites Know-how im Beratungsgeschäft sowie in der Prozessoptimierung gehört deshalb zum Repertoire des Unternehmens.
