(openPR) Genauso wie die Technologie den Zugriff auf und den Austausch von Informationen zu Hause und bei der Arbeit revolutioniert hat, verändert sie auch, wie in Führungsgremien Informationen bereitgestellt werden. Um auf die spezifischen Bedürfnisse moderner Führungsgremien einzugehen, wurde eine digitale Plattform entwickelt, das Board-Portal.
Hier finden Sie einige der häufig gestellten Fragen zu Board-Portalen.
1. WAS IST EIN BOARD-PORTAL?
Hierbei handelt es sich um ein Software-as-a-Service-Angebot, mit dessen Hilfe Führungsgremien Sitzungsunterlagen erhalten und zusammenarbeiten können. Dieser Dienst übernimmt die sichere digitale Verwahrung von Sitzungsunterlagen. Gremienmitglieder können überall und jederzeit über Tablets oder Laptops auf diese zugreifen. Dabei erhalten sie stets die allerneueste Version der Unterlagen, da das Sekretariat des Führungsgremiums die Dateien mit minimalem Aufwand aktualisieren kann. Zugriffsberechtigungen lassen sich so festlegen, dass bestimmte Dokumente nur für ausgewählte Mitglieder zugänglich sind. Das Sekretariat hat dabei jederzeit die Möglichkeit, diese Berechtigungen neu anzupassen. Mitglieder des Führungsgremiums können die Dokumente mit persönlichen Kommentaren versehen, ihre Kommentare mit anderen Mitgliedern ihrer Wahl teilen oder über Beschlüsse abstimmen und an Befragungen teilnehmen.
2. WELCHE VORTEILE BIETET EIN BOARD-PORTAL GEGENÜBER PAPIER?
Unternehmen, die noch immer gedruckte Sitzungsunterlagen versenden, profitieren unmittelbar von Einsparungen, da keine umfangreichen Pakete mit Sitzungsdokumenten mehr zusammengestellt und per Kurier verschickt werden müssen. Die Anwender werden außerdem feststellen, dass ausgereifte Board-Portale viele der Eigenschaften aufgreifen, die die Arbeit mit Papierunterlagen bisher so praktisch gemacht haben. Außerdem kann das Unternehmenssekretariat die Direktoren über Aktualisierungen informieren, während diese das Portal als Basis für ihre Diskussionen verwenden.
3. WELCHE VORTEILE BIETET EIN BOARD-PORTAL GEGENÜBER DEM VERSENDEN VON PDFS PER E-MAIL ODER DER NUTZUNG VON FILE-SHARING-PLATTFORMEN?
Viele Unternehmen haben den Schritt zur digitalen Sitzung gewagt, indem sie Unterlagen im PDF-Format per E-Mail versenden oder Mitgliedern die Möglichkeit bieten, diese über File-Sharing oder öffentliche Cloud- Dienste abzurufen. Da PDFs meist nicht für das Lesen am Bildschirm optimiert sind, drucken viele Anwender sie letztlich aus. Zudem unterstreichen kürzlich bekannt gewordene, schwerwiegende Sicherheitslücken bei renommierten Cloud-Diensten die Tatsache, dass diese nicht für die Bereitstellung sensibler Dokumente geeignet sind.
4. WELCHE ART VON UNTERNEHMEN NUTZT BOARD-PORTALE?
Board-Portale werden von Organisationen jeglicher Größe genutzt, darunter Privatunternehmen, Stiftungen, Behörden und Kommunalverwaltungen. Jede Organisation, deren Führungsmitglieder sich häufig an unterschiedlichen Orten aufhalten, kann von einem Board-Portal profitieren.
5. WAS IST MIT WENIGER TECHNOLOGIEAFFINEN ANWENDERN?
In Sachen Support sollte ein Board-Portal-Anbieter ein „Rundum-Paket“ anbieten, zu dem auch persönliche Schulungen gehören, die speziell auf die Erfahrung und Vorkenntnisse des jeweiligen Anwenders zugeschnitten sind. Zusätzlich kann das Sekretariat des Führungsgremiums denjenigen Direktoren, die dies explizit wünschen, weiterhin gedruckte Unterlagen zur Verfügung stellen.
6. WIE SORGEN BOARD-PORTALE FÜR INFORMATIONSSICHERHEIT?
Die führenden Board-Portal-Anbieter verfolgen viele verschiedene Strategien zum Datenschutz. Sie verfügen über eigene Server, die in hochsicheren Rechenzentren stehen. Die Daten jedes Kunden werden getrennt von denen anderer verwahrt. Sämtliche Daten werden mithilfe bewährter Verschlüsselungstechnologien geschützt. Die Arbeitsprozesse des Portals folgen international anerkannten Branchenstandards für den Umgang mit vertraulichen Informationen. Die Rechenzentren beschäftigen ausschließlich ausgesuchtes Personal und nutzen physische Sicherheitsvorkehrungen wie biometrische Zugangskontrollen sowie Überwachungskameras. Und da der Zugriff auf das Portal zentral durch das Unternehmenssekretariat oder speziell autorisierte Mitarbeiter des jeweiligen Kunden kontrolliert wird, lässt sich der Zugriff bei Verlust oder Diebstahl eines Geräts unterbinden.
7. WIE STEIGERN BOARD-PORTALE DIE EFFIZIENZ VON GESCHÄFTSLEITUNGS-, VORSTANDS- UND AUFSICHTSRATSSITZUNGEN?
Die meisten Organisationen entscheiden sich anfangs für ein Board-Portal, weil das Sekretariat damit Sitzungsunterlagen effizienter verteilen und verwalten kann. Die Anwender erkennen jedoch häufig, dass ein Board-Portal auch die Arbeit der Führungsgremien effizienter gestaltet. Die Möglichkeit, Kommentare für andere sichtbar in Dokumente einzufügen, gibt den restlichen Gremienmitgliedern die Chance, sich mit diesen bereits vorab vertraut zu machen. Damit sind die jeweiligen Standpunkte bereits vor der Sitzung klar, und im eigentlichen Treffen bleibt mehr Zeit zur Konsensfindung und zur Besprechung wichtiger Themen.
8. WELCHEN BEITRAG LEISTEN BOARD-PORTALE ZUR BESSEREN SITZUNGSVORBEREITUNG?
Mitglieder von Führungsgremien haben über ihre Tablets oder Laptops jederzeit Zugriff auf die aktuellsten Versionen der Sitzungsunterlagen – online und offline. Dem Direktorium fällt die Vorbereitung auf Geschäftsleitungs-, Vorstands- und Aufsichtsratssitzungen leichter verglichen mit anderen Methoden der Bereitstellung der Informationen. Sie haben Informationen und Aktualisierungen früher zur Hand, können schneller auf aktuelle und archivierte Materialien zugreifen und sich vorab mit anderen Mitgliedern abstimmen.
9. VERURSACHEN BOARD-PORTALE BEDENKEN HINSICHTLICH NACHVERFOLGBARKEIT?
Grundsätzlich verfolgen die marktführenden Board-Portale nicht, wie die Anwender das Portal nutzen oder welche Dokumente geöffnet werden. Nutzer können sich daher sicher sein, dass die Verwendung vertraulich bleibt. Da die zentrale Kontrolle der Geschäftsleitungs-, Vorstands- und Aufsichtsratsunterlagen beim Sekretariat des jeweiligen Führungsgremiums verbleibt, lassen sich Unternehmensrichtlinien zur Aufbewahrung von Dokumenten mithilfe des Board-Portals leicht durchsetzen.
10. WER IST INNERHALB EINER ORGANISATION AN DER ERFOLGREICHEN EINFÜHRUNG EINES PORTALS BETEILIGT?
In der Regel schlägt das Sekretariat des jeweiligen Führungsgremiums oder Assistenten dem Vorsitzenden oder Geschäftsführer den Umstieg auf ein Board-Portal vor. Für eine erfolgreiche Einführung sollte der Entscheider das Portal jedoch aktiv unterstützen. Der CIO und ggf. der Compliance-Manager sollten ebenfalls in die Planung mit einbezogen werden.
