(openPR) Elektronische Portallösungen für die Unternehmensführung können die Erstellung und Nutzung von Sitzungsunterlagen revolutionieren. Folgend die wesentlichen Fakten und Überlegungen, die bei der Entscheidung über ein Board-Portal berücksichtigt werden sollten.
Was genau ist ein Board-Portal?
Die Grundlage eines Board-Portals sind die Arbeitsabläufe des jeweiligen Unternehmens. Ein hochwertiges Board-Portal lässt sich an die bestehenden Abläufe anpassen und trägt dann zu deren Optimierung bei.
Gibt es die Möglichkeit, selbst ein Board-Portal einzurichten?
Die dafür nötigen Technologien sind weithin verfügbar, bringen jedoch neue Herausforderungen mit sich. So kann man beispielsweise PDF-Dateien der Sitzungsunterlagen erstellen; diese überschreiten jedoch schnell die Größenbeschränkungen von persönlichen oder dienstlichen E-Mail- Konten. Zudem können per E-Mail versandte Dokumente abgefangen werden oder Probleme mit der Versionskontrolle verursachen. Für größere Dateien können Services wie Dropbox oder ähnliche Filesharing-Tools verwendet werden. Interne Lösungen wiederum erfordern interne IT-Abteilungen, um mit den relevanten technologischen Neuerungen Schritt zu halten.
Worauf sollte man bei einer externen Lösung achten?
Die Board-Portal-Lösung eines externen Anbieters sollte ein Maß an Einfachheit und Benutzerfreundlichkeit aufweisen, das den Bedürfnissen aller Gremienmitglieder gerecht wird, sowie einen Sicherheitsgrad, der die Vertraulichkeit von Daten der Unternehmensführung berücksichtigt und ein Maß an Service und Unterstützung, das selbst anspruchsvollste Aufsichtsräte und Vorstandsmitglieder zufriedenstellt.
Was sind die wichtigsten Funktionen eines Board-Portals?
Nach der Anmeldung können Gremienmitglieder unter ihren Ausschüssen auswählen, um auf ihre aktuellen Sitzungsunterlagen zuzugreifen. Anwender sollten auf aktualisierte Unterlagen hingewiesen werden, damit sie entscheiden können, wann sie diese auf ihr iPad oder in ihren Browser herunterladen. Darüber hinaus gibt es Informationen über Gremienmitglieder, Kontaktdaten, Kalenderfunktionen, Karten- und Kommunikationsfunktionen. Ein Board-Portal kann außerdem Abstimmungen, Umfragen und Beschlüsse per Unterschrift ermöglichen. Es sollte über verschiedene Geräte wie PC, iPad und Browser zugänglich sein, um persönlichen Vorlieben und Unternehmensrichtlinien gerecht zu werden.
Wie finden Benutzer im Portal die gewünschten Informationen?
Ein gutes Board-Portal bietet verschiedene Navigationsmöglichkeiten. Wer mehreren Gremien angehört, sollte in der Lage sein, über ein und dasselbe iPad bzw. ein anderes Gerät auf alle gewünschten Unternehmen zuzugreifen.
Können Anwender problemlos Notizen in ihren Sitzungsunterlagen machen?
In den aktuellen Unterlagen müssen Gremienmitglieder die Möglichkeit haben, bei der Durchsicht Notizen zu machen. Da Anwender über verschiedene Geräte auf das Board-Portal zugreifen können, sollten sie auch von jedem dieser Geräte aus Zugang zu ihren Anmerkungen haben. Das Portal sollte die letzten Anmerkungen des Anwenders also jeweils mit dem Server synchronisieren, damit sie überall verfügbar sind. Anmerkungen können über digitale Haftnotizen, Markierungen oder auf dem iPad mit dem Finger oder Stylus-Stift gemacht werden. Ganz gleich wo: Anwender sollten stets Zugang zur aktuellsten Version der Sitzungsunterlagen haben.
Offline-Nutzung des Portals im Vergleich zur Online-Nutzung
Bei manchen Portalen sind Offline und Online-Modus vom Layout und von der Funktionsweise her identisch, bei anderen sehen die Bildschirme anders aus und/oder es kann nur ein Teil der Funktionen im Offline-Betrieb genutzt werden. Bei manchen Offline-Versionen man davon ausgehen, dass lediglich ein paar PDF-Dokumente verfügbar sind. In diesem Fall können Sie nur mit einer zuverlässigen Netzwerk- oder WLAN Verbindung auf das vollständige Portal zugreifen.
Wie werden Sitzungsunterlagen in einem Portal gesendet?
Ein Board-Portal stellt die Daten elektronisch zusammen und transportiert sie sicher zu einem Server, auf den ausschließlich vom Unternehmen authentifizierte Personen Zugriff haben. Die betreffenden Dokumente können sicher auf einem Gerät Ihrer Wahl gespeichert werden.
Welche Sicherheitsanforderungen muss ein Board-Portal erfüllen?
Bei einem Board-Portal müssen vertrauliche Daten vor allen möglichen Bedrohungen geschützt werden. Nutzer sollten daher prüfen, ob das Portal modernste Datenverschlüsselung, Sicherheitszertifikate und andere Schutzfunktionen bietet. Es sollte außerdem möglich sein, den Zugriif zu den Sitzungsunterlagen individuell zu regeln und Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung einzurichten.
Worauf ist beim Support von Board-Portalen zu achten?
Die wichtigsten Mitglieder der Unternehmensführung benötigen unter allen Umständen Zugang zu ihren Sitzungsunterlagen. Daher sollte jederzeit umfassender und herausragender Kundendienst verfügbar sein. Dieser ist bei Diligent schon mehrfach ausgezeichnet worden. Da die Anzahl der Supportanfragen mit zunehmender Anzahl der Anwender des Board-Portales ansteigen kann, sollte der Supportvertrag erweiterbar sein.
Ist ein Board-Portal für alle Gremienmitglieder geeignet?
Da Anwender sich mit dem Portal im ganz eigenen Tempo vertraut machen, können sie selbst entscheiden, ab wann sie auf Papier verzichten. Dies ist meistens früher als erwartet der Fall.
Was kostet ein Board-Portal?
Die Kosten für ein Board-Portal variieren je nach Anzahl der Nutzer, Häufigkeit der Nutzung, Größe des Datenspeichers, Umfang der Beratung und des Supports sowie Implementierungskosten. Es empfiehlt sich eine Lösung, die je nach Anzahl der Gremienmitglieder oder Anwender skaliert werden kann, und zwar ohne Einschränkungen in Bezug auf Häufigkeit, Daten, Service oder Support, sodass variable Kosten vorab bekannt sind.
Wo kann ein Board-Portal für Einsparungen sorgen?
Quantifizierbare Einsparungen entstehen in der Regel durch geringere Kosten für Drucken, Binden, Kurierdienste und Dokumentenvernichtung. Hinzu kommt der Stundenaufwand für Archivrecherche, Durchsicht und Bearbeitung von Dokumenten, Erstellung von Entwürfen und Überarbeitungen sowie die Genehmigung von Unterlagenpaketen.
Welche nicht quantifizierbaren Vorteile bringt ein Board-Portal mit sich?
Ein Board-Portal kann die Sicherheit erhöhen. Es kann die IT und andere Abteilungen intern entlasten. Zudem kann es nachweislich die Präsentation von Informationen verbessern. Unternehmen, die die neuesten technologischen Tools verwenden, werden oft als dynamischer und zukunftsweisender wahrgenommen. Auch in Bezug auf Umweltschutz und Nachhaltigkeit lohnt sich die Senkung des Papierverbrauches.
