(openPR) d.velop beschreibt die wesentlichen Merkmale und Nutzenaspekte der neuen Variante des Dokumentenmanagements
Kombination von Datenarchivierung und infrastrukturunabhängiger digitaler Kommunikation
Mit Social ECM verbreitet sich eine neue Variante des Dokumentenmanagements, die das klassische ECM mit weiteren Technologien kombiniert. Durch den Einsatz von Cloud-Archiven gehören zu seinen wesentlichen Nutzenaspekten eine stärkere Öffnung der Informationsprozesse nach außen und neue Kollaborationsperspektiven. Außerdem beinhaltet Social ECM eine Impulsfunktion für die digitale Transformation.
Das Social Business ist längst seinen Kinderschuhen entwachsen und etabliert sich immer mehr als wesentliches Element moderner Unternehmensstrategien. Verstanden als eine Vernetzung von Menschen - Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, etc. - zur Organisation von Daten und Wissen, zielt es auf eine enge Zusammenarbeit mit kollaborativer Nutzung von Informationen ab.
Diesem Kerngedanken folgt auch Social ECM, denn während das klassische Enterprise Content Management seinen Fokus primär auf den unternehmensweit internen Bereich richtet, öffnet die Social-Variante die digitale Kommunikation nach außen und ermöglicht damit zusätzlich Informationsprozesse, die über die Unternehmensgrenzen hinaus gehen. „Allerdings verbirgt sich dahinter keine neue Technologie, die das bisherige Dokumentenmanagement ablösen soll, sondern eine intelligente Integration verschiedener Lösungen“, betont Rainer Hehmann, Leiter Produktmanagement bei d.velop. Dazu gehören neben dem ECM-System kollaborative Plattformen wie etwa SharePoint oder Confluence, außerdem stellen sichere Cloud-Archive eine wichtige Komponente dar.
Mit einer solchen Architektur lassen sich für Unternehmen vielfältige Anwendungsfelder und Lösungen zum vernetzten und gemeinsamen Austausch von digitalen Informationen entwickeln. So entsteht durch das Cloud-Archiv eine Brücke für durchgehend digitale Informationsprozesse nach außen und von außen nach innen. Ganz gleich, ob die Speicherung der Daten ausschließlich in der Cloud erfolgt oder das Cloud-Archiv in einem hybriden Modell ergänzend eingesetzt wird. Damit wird ein standortunabhängiger und mobiler Zugriff auf Daten erreicht, zudem lässt sich eine Informationsvernetzung durch den Aufbau von Communities mit Wikis, über Portale oder Activity Streams aufbauen.
Gleichzeitig entsteht durch Social ECM eine Infrastrukturunabhängigkeit. Zudem können beliebige Devices vom Desktop über den Tablet-PC bis hin zu Smartphones und Thin Clients für das Lesen oder Speichern von Informationen im Cloud-Archiv genutzt werden, was den Anforderungen der zunehmend mobilen Arbeitsprozesse gerecht wird.
Insofern gehört zu den Kennzeichen von Social ECM, dass es, mit seiner Brückenfunktion nach außen, eine deutliche Erweiterung des herkömmlichen Dokumentenmanagements darstellt. Damit verbunden entstehen neue Kollaborationsmöglichkeiten, indem etwa ein Document Sharing und das kooperative Arbeiten sowohl mit Kunden oder Lieferanten als auch intern zum Vorteil einer höheren Arbeitsproduktivität bzw. Arbeitsqualität unterstützt werden. Die kooperative Informationsgenerierung durch gemeinsames Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten gehört ebenso dazu wie der Wissensaustausch weit über die Unternehmensgrenzen hinaus. „Social ECM bedeutet somit eine Kombination von Datenarchivierung und infrastrukturunabhängiger digitaler Kommunikation“, beschreibt Hehmann ein wesentliches Charakteristikum dieser Ausprägung des Dokumentenmanagements.
Als weiteres wesentliches Merkmal kommt Social ECM eine Impulsfunktion für die digitale Transformation zu. Schließlich sind alle Geschäftsprozesse, die sich noch des Mediums Papier bedienen, weder kompatibel mit den modernen Interaktionsformen noch sind sie ausreichend standardisierbar und automatisierbar. „Allein schon Produktivitätsvorteile und die Möglichkeiten der engeren Vernetzung mit Kunden oder anderen Marktteilnehmern sprechen dafür, dass Papierdokumente sehr viel umfassender und konsequenter als bisher vermieden oder in elektronische Formate umgewandelt werden“, beschreibt Hehmann die logischen Digitalisierungseffekte von Social ECM.
