(openPR) In den vergangenen Jahren wurden weltweit in diversen Ländern und Wirtschaftsgemeinschaften allgemeingültige, branchen- und interessengruppenspezifische Gesetze und Regelungen verabschiedet. Im Rahmen von nationalen-, internationalen- und EU-Bestimmungen sind u.a. GDPdU, GoBS, BDSG, KonTraG, Sarbanes-Oxley Act, Basel II, Verrech-nungspreisdokumentation, IFRS, Intrastat, usw. beschlossen worden. Durch den extrem hohen Grad der Glo-balisierung können auch nationale Gesetze internationale Auswirkung haben. Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften (Compliance) durch die Gestaltung und Umsetzung einer effektiven Corporate Governance stellt eine wesentliche Herausforderung für die Führungskräfte in Unternehmen dar. Sie müssen sicherstellen, dass die Organisa-tion, die Geschäftsprozesse, und die IT-Infrastruktur den komplexen gesetzlichen Auflagen entsprechen.
Dokumentation
Eine vollständige und sachgerechte Dokumentation stellt die Basis einer erfolgreichen Umsetzung der Compliance dar und dient dem Nachweis der getroffenen organisatorischen und technischen Maßnahmen im Unternehmen. Sie dient als sehr effektives, organisationsweites Kommunikationsmedium bei der Bekanntmachung und Verbreitung der getroffenen Compliance-Maßnahmen für alle Mitarbeiter. Sie ist unabdingbar bei jeder Art von Audits, die durch in-terne bzw. externe Auditoren und Prüfer durchgeführt werden können.
Vorgehensweise
Empfehlenswert bei der Vielzahl der gesetzlichen Auflagen ist es, einen ganzheitlichen Compliance-Ansatz zu etab-lieren. Anstatt jede Auflage einzeln zu betrachten und zu realisieren, ist eine globale Betrachtung von enormem Vor-teil. Eine Reihe von gleichen organisatorischen und technischen Maßnahmen kann diverse gesetzliche Anforderun-gen gleichzeitig ab-decken. Das betrifft auch die notwendige Dokumentation der genannten Maßnahmen.
DocSetMinder
Die Hauptkomponente von DocSetMinder® stellt eine Engine dar. Grundsätzlich eignet sich die Softwarelösung für jede Art von Dokumentation, die hohe Anforderungen an Revisionssicherheit, Integrität, Vollständigkeit und Historie stellt.
Durch die Erweiterungsmöglichkeiten in Form von diversen Modulen sowie individueller, unternehmensbezogener Anpassung besteht die Möglichkeit, die Dokumentationspflichten bzw. -aufgaben mit ein und demselben Werkzeug zu bewerkstelligen. Ein Beispiel: Neben der Verfahrensdokumentation gemäß GoBS und GDPdU kann auch die Do-kumentation des Sarbanes-Oxley Act (SOX) und der IT-Infrastruktur durchgeführt werden. Der Vorteil ist, dass die be-reits erfassten Daten, z.B. im Bereich IT-Infrastruktur, in den Modulen Verfahrensdokumentation und SOX wieder verwendet werden können. Die Änderung innerhalb eines Objektes bewirkt Aktualisierungen an allen anderen Stellen, an denen dieses Objekt einbezogen worden ist. Eine lückenlose Dokumentation wird dadurch enorm erleichtert und bietet darüber hinaus hohe Transparenz in der Historie der durchgeführten Änderungen. Ein weiterer Vorteil von DocSetMinder® ist, dass in dem genannten Beispiel statt mehrerer herkömmlicher Werkzeuge nur eines zum Abdecken der Dokumentationsbelange eines Unternehmens eingesetzt wird.
Weitere Informationen zum DocSetMinder finden Sie unter www.docsetminder.de
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