(openPR) Bereits vor über zehn Jahren führte die KEMNA BAU Andreae GmbH & Co. KG die mobile digitale Zeiterfassung auf Baustellen ein und gehörte damit zu den Pionieren unter den Straßenbaufirmen. Nach der Umstellung von Blackberrys auf Smartphones und Tablets und einer erfolgreichen Testphase hat KEMNA 123erfasst.de nun im gesamten Unternehmen eingeführt.
Auch im digitalen Zeitalter gibt es den klassischen Ablauf der Stundenerfassung auf vielen Baustellen noch immer: Der Kolonnenführer oder der Meister unterschreibt den Stundenzettel, eine Durchschrift bleibt auf der Baustelle, zwei Blätter gehen zum Bauleiter, der unterschreibt ebenfalls und schickt den Stundenzettel in die Personalabteilung. „Im Prinzip machen wir das heute auch so“, sagt Mirko Wiese, Personalleiter bei KEMNA BAU, schmunzelnd, „nur eben digital und jetzt mit bedienungsfreundlichen Smartphones oder Tablets.“ Diese zeitgemäße Art der Stundenerfassung geht schneller, spart Kosten und ist genauer. Rund hundert auf den Straßenbaustellen arbeitende Mitarbeiter erfassen mobil die Arbeitszeit für knapp sechshundert gewerbliche Kollegen, für die restlichen 250 Mitarbeiter in den Mischanlagen und Steinbrüchen werden die Stunden stationär, also am PC erfasst. Alle Daten fließen in der KEMNA-Zentrale in Pinneberg zusammen.
Für Mirko Wiese bietet die digitale Zeiterfassung weitere Vorteile: „Wir haben Mittellöhne hinterlegt, so dass diejenigen, die tagsüber exakt die Stunden erfasst haben, abends sehen können, wie das Ergebnis ihrer Baustelle ist.“ Auch die Zeiterfassung für die mehr als vierhundert Angestellten wird derzeit nach den Anforderungen des neuen Mindestlohngesetzes umgesetzt. „Aktuell sind wir gerade dabei, mit 123erfasst.de weitere Arbeitserleichterungen zu entwickeln. Dazu gehört zum Beispiel die Möglichkeit, Lieferscheine per Bar- oder QR-Code einzuscannen, damit wir immer aktuell wissen, wie viel Asphalt von welcher Sorte auf welche Baustelle geliefert wurde“, so Mirko Wiese.
Die KEMNA-Straßenbaustellen befinden sich häufig im ländlichen Raum, wo es auch mal keinen Handyempfang gibt. Für KEMNA gab es für dieses Szenario zwei Optionen: Entweder eine Offline-Erfassung zu ermöglichen und eventuelle Erfassungs-Überschneidungen später zu korrigieren oder eine Online-Erfassung mit dem Nachteil, dass die Geräte in solchen Gebieten nicht nutzbar sind. KEMNA wählte die erste Variante: Die offline erfassten Daten werden automatisch in die Personalabteilung und an den Bauleiter übertragen, sobald wieder Empfang besteht. „Später zeigt uns das Programm an, ob es Überschneidungen in der Erfassung gibt, zum Beispiel ob zwei Kolonnenführer versehentlich Stunden desselben Mitarbeiters auf unterschiedlichen Baustellen eingegeben haben“, erläutert der KEMNA-Personalleiter. Diese werden nach Rücksprache manuell korrigiert und weiter verarbeitet.
Und das Programm kann noch Vieles mehr, was der Personalabteilung nutzt. Sie kann die Stammdaten für Mitarbeiter heute selbst anlegen, Baustellenteams für andere Niederlassungen freigeben, kleine und große Gruppen unabhängig vom Standort der KEMNA-Niederlassung und der aktuellen Baustelle für einen Erfasser einrichten usw. „Was so einfach funktioniert, ist das Resultat komplexer Programmierung“, erläutert Wiese, „da hier verschiedene Arbeitszeitmodelle, Nachtzuschlagsmodelle usw. der rund fünfzig Standorte hinterlegt sind, die alle berücksichtigt werden müssen.“ All dies waren früher Tätigkeiten, die nur in Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung durchgeführt werden konnten; heute laufen viele Dinge automatisiert oder können durch die Mitarbeiter der Personalabteilung gesteuert werden. Genauso wie datenschutzrechtliche Vorgaben, da sich mit der Zeiterfassung ständig personenbezogene Daten auf den Mobilgeräten befinden, die es zu schützen gilt.
„Auch wenn eine solche Umstellung große Risiken birgt, konnten wir alle Mitarbeiter vom Nutzen und Vorteil des neuen Systems überzeugen. Sicherlich ist da auch der Spieltrieb an den neuen Smartphones und Tablets ein nicht zu unterschätzender Faktor“, sagt Mirko Wiese lachend und zeigt auf seinen Monitor, auf dem er die Standorte der einzelnen Kolonnen live sehen kann. „Für dezentral organisierte mittelständische Bauunternehmen wie KEMNA ist ein solches flexibles System wie 123erfasst.de eine wesentliche Arbeitserleichterung, das eine Menge Zeit und Kosten spart.“
