Enterprise File Sync und Share ein IT-Top Thema 2015 – SSP Europe Checkliste zu Vorteilen und Risiken

(openPR) München, 13. November 2014 – Mehr als die Hälfte des gesamten Datenverkehrs im Netz stammt heute aus den Bereichen File Sharing und Media Streaming. Das belegen aktuelle Auswertungen von Anbietern wie YouTube sowie Webhosting-Dienstleistern*. Gartner bestätigt diese Entwicklung auch im Unternehmensmarkt mit dem starken Wachstumstrend im Segment für Enterprise File Share and Sync-Lösungen (EFSS)**. Während der Markt für Unternehmenslösungen reift, befindet er sich momentan in einer Übergangsphase, in der viele Mitarbeiter aus Gründen der einfachen Handhabung private Lösungen auch beruflich nutzen, wenn ihr Unternehmen keine Alternative anbietet. Damit können allerdings große Sicherheitslücken für die Unternehmen entstehen. Auch aus diesem Grund steht die Evaluierung einer Business-Lösung für Datenaustausch und Synchronisation bei vielen Firmen zurzeit auf der Agenda. IT-Sicherheitsexperte SSP Europe hat die Vorteile von EFSS sowie die Kriterien, auf die man bei der Lösungswahl achten sollte, zusammengestellt.

Der große Bedarf an Lösungen für das Synchronisieren und Austauschen von Daten und Dateien ist mit der zunehmenden Mobilität und dem Verwenden verschiedener Geräte, wie PC, Laptop, Smartphone und weiteren mobilen Endgeräten weiter gewachsen. Alle sogenannten Office-, Information- oder Knowledge-Worker – laut Forrester sind das heute rund 30 Prozent aller Arbeitskräfte weltweit – arbeiten auf Basis von Informationen. Diese sind meist digitalisiert verfügbar, bisher allerdings nicht automatisch auf jedem Endgerät. Mitarbeiter sollten heute von allen Endgeräten aus Zugriff auf ihre Informationen haben und diese mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern austauschen können. Das ermöglichen die sogenannten Enterprise File Sync and Share (EFSS)-Lösungen. Darunter verstehen sich On-Premise oder Cloud-basierte Lösungen, die es ermöglichen, Dokumente, Abbildungen, Videos und Dateien über mehrere Geräte, wie Smartphones, Tablets und PCs zu teilen und zu synchronisieren.

Ohne eine Unternehmenslösung für EFSS werden Dokumente meist per E-Mail oder FTP transportiert. Andere Wege sind viel aufwändiger, weil dabei externen Personen Zugang zu den Unternehmensnetzen gewährt werden muss, was vielfältige Administrations- und Sicherheits-aufgaben nach sich zieht. „Wenn Unternehmen keine anwenderfreundliche Lösung bereitstellen, nutzen Mitarbeiter der Bequemlichkeit halber häufig private File-Sharing Lösungen wie Dropbox oder ähnliche Dienste, die in Gratisversionen verfügbar sind, dafür aber keine Sicherheitsstandards bieten, die den Unternehmensstandards entsprechen“, erläutert Dr. Steiner, CEO bei SSP Europe.

Im vergangenen Jahr nutzten laut Forrester (Mobile Workforce Adoption Trends) bereits 22 Prozent der Information-Worker File Sync and Share Dienste aus der Cloud. 70 Prozent der Dropbox-Nutzer gaben in der Forrester-Umfrage an, dass sie den Dienst sowohl für berufliche als auch für private Zwecke nutzen. Dabei sind die Sicherheitsbedenken bei solchen Cloud-Services mittlerweile weitreichend bekannt. Eine Unternehmenslösung für EFSS ermöglicht dagegen eine höhere Produktivität und effizientere Zusammenarbeit für Mitarbeiter, die mit mehreren Geräten arbeiten und verbessert gleichzeitig die Datensicherheit gegenüber vielen herkömmlichen Methoden zum Datenaustausuch wie E-Mail oder FTP. Bereits wenn Mitarbeiter pro Tag nur fünf bis zehn Minuten Zeit einsparen, in denen sie ihre Daten nicht manuell mit ihren Mobilgeräten synchronisieren müssen, steigt die Produktivität des Unternehmens.

„Wichtig bei der Wahl einer Lösung ist es, dass diese den Kontroll-, Compliance- und Managementansprüchen des Unternehmens genügen“, betont Dr. Steiner. „Gleichzeitig sollte die Lösung genauso anwenderfreundlich sein, wie die privaten Lösungen, die die Mitarbeiter kennen. Denn nur dann ist eine sofortige Mitarbeiterakzeptanz garantiert und eine Schatten-IT mit sicherheitsgefährdenden Privatlösungen wird verhindert.“

Wichtige Kriterien für die Lösungswahl:

- On-Premise vs. Cloud: Zunächst steht für jedes Unternehmen die Entscheidung an, ob die Lösung On-Premise, Cloud-basiert oder eine Hybridlösung sein soll.

- Sicherheit: Dazu gehören der Standort der Rechenzentren genauso wie eine umfassende Verschlüsselung bei der Datenübertragung und -speicherung auf Geräten und Servern. Idealerweise sollte der Anbieter der Lösung und Infrastruktur keinen Zugriff auf die Daten haben (Zero Knowledge). Ausgereifte Produkte sorgen dafür, dass Dateien, die die Plattform verlassen, verschlüsselt sind und nur autorisierten Personen Zugriff darauf haben. Weitere Sicherheitsfunktionen umfassen Passwortschutz, Schutz vor Datenverlust, Digital Rights Management (DRM), Zugangs-Tracking und -Reporting sowie Audit- und Compliance-Unterstützung. Sind diese Funktionen vorhanden, dann erfüllen auch Cloud-Lösungen höchste Sicherheitsansprüche.

- Benutzerfreundlichkeit: Dazu gehört die automatisierte Verschlüsselung, der schnelle und unkomplizierte Zugriff auf Informationen, automatisierte Synchronisation von Daten oder weitere anwenderfreundliche Funktionen wie Drag and Drop zur Datenablage.

- Mobilität: Der einfache und schnelle mobile Zugriff über den Web Browser und/oder eine Mobile-App trägt ebenfalls zur Anwenderfreundlichkeit bei.

- Funktionen für die Zusammenarbeit: Hierbei sollte beispielsweise die Bearbeitung eines geteilten Dokuments mit nachverfolgbaren Änderungen ermöglicht werden.

- Firmeneigenes Design: Die moderne EFFS Lösung sollte auf den ersten Blick als der „Business Account“ für Data Exchange erkennbar sein und so schon visuelles Vertrauen schaffen (vergleiche Business-Mailaccount). Dazu gehört nicht nur das Branding des Webclients, sondern auch das aller Apps und Clients. Nicht zu vergessen, dass die Plattform auch mit den richtigen Texten und Mailadressen arbeitet.

- Administration und Verwaltung: Hier ist eine eindeutige IT-Admin Rolle wichtig. Dieser muss die Hoheit über die Lösung und deren Zugriffe (vor allem extern) haben. Im Bestfall sollte es eine Zwischen-Admin-Rolle geben, so dass einfache Konfigurationen oder Zugriffe in der Fachabteilung gesteuert werden können. Nur so sind Konfigurationen schnell möglich und die IT-Abteilung wird dabei entlastet. Eine Active Directory Integration kann optional für große Umgebungen hilfreich sein.

- Integration: Prüfen sollte man auch, ob die Lösung standardisierte und beschriebene Schnittstellen bietet, so dass beispielsweise Unternehmenssoftware wie CRM, ERP, Warenwirtschaft, Sharepoint etc. angebunden werden können, dies ermöglicht wiederum die effektive Integration in die Unternehmensprozesse.

„Der durch die vielen Datenskandale geschärfte Blick von Unternehmen für Sicherheitskriterien bei der Lösungswahl ist eine große Chance für heimische Anbieter, sich gegen die Vermarktungsmacht großer US-Anbieter zu behaupten“, erläutert Dr. Steiner die Marktperspektive. „Seit wir mit dem Secure Data Space die erste dreifach verschlüsselte Cloud-Plattform auf den Markt gebracht haben, treffen wir in Ausschreibungen immer weniger auf US-Konkurrenz.“

Informationen zum Secure Data Space und der Triple-CryptTM Technology von SSP Europe gibt es unter http://www.ssp-europe.eu/produkte/secure-data-space/.

*http://blog.wiwo.de/look-at-it/2014/10/20/die-internet-fakten-2014-24-milliarden-nutzer-fast-9-milliarden-vernetzte-gerate/
**http://www.gartner.com/technology/reprints.do?id=1-1WLOUQV&ct=140702&st=sb