(openPR) Vereinfachte Dokumentationsprozesse in CRM-Systemen
Westerkappeln (08.10.2014) – Nichts ist für einen Außendienst- oder Servicemitarbeiter lästiger, als Besuchsberichte selbst in die Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM) einzutippen. Es ist zeitaufwändig und lenkt von den eigentlichen Vertriebsaufgaben ab. Wie es anders geht zeigt der Workflowexperte DictaTeam. DictaTeam hat das weltweit bewährte Diktier- und Dokumentationssystem dictate on demand mobile inzwischen in diverse CRM-Systeme integriert (Microsoft Dynamics CRM, infor CRM (vormals Saleslogix), ACT!, Mobile Relations von anywhere24).
Sprechen statt tippen – Dokumentation vereinfacht, Zeit gespart
Durch die Integration von dictate on demand mobile in CRM-Systeme wird die Erstellung von Vertriebsdokumentationen jeglicher Art nicht nur erheblich vereinfacht. Die Dokumente mit allen vertrieblich relevanten Informationen über Lieferanten, Kunden, Produkte und Marktereignissen sind deutlich schneller und in höhere Informationsqualität verfügbar und die Vertriebsmitarbeiter können sich auf ihre eigentlichen Vertriebsaufgaben konzentrieren. Im Durchschnitt stehen den Kolleginnen und Kollegen im Vertrieb oder im Service dafür 2,5 Manntage mehr pro Monat zur Verfügung.
Unterschiedliche Integrationen sind möglich
DictaTeam hat unterschiedliche Integrationsverfahren für die Daten von zentral vorgehaltenen Datenbanken entwickelt, von der Online-Integration über die Offline-Integration (etwa über die hochsichere und wegweisende safety Space) für ausgewählte Zugriffe bis hin zum Aufruf der Diktierlösung aus dem mobilen CRM mittels der App2App-Integration. Letztere Möglichkeit ist die wohl einfachste Möglichkeit einer Integration. Der Anwender arbeitet in seinem mobilen CRM-System, wählt seinen Gesprächspartner aus, drückt auf den Diktat-Button, zeichnet sein Diktat auf und versendet es inkl. der Kunden-Daten aus dem CRM an sein Sekretariat, einen Spracherkennungsserver oder einen externen Schreibdienst wie den von DictaTeam – ganz im Sinne eines vereinfachten und für den Anwender bequemsten Workflow.
Als Alternative zu bekannten amerikanischen Cloud-Speicher-Anbietern, die über die All-Cloud-Option aus dictate on demand mobile angesprochen werden können, bietet der DictaTeam safety Space eine hochsichere „Ende zu Ende hochverschlüsselte „Dropbox“. Der DictaTeam safety Space wurde auf Basis der vom Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein als Bundesdatenschutzgesetz-konform zertifizierten TeamDrive-Technologie entwickelt. DictaTeam betreibt den DictaTeam safety Space ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Die DictaTeam safety Space-Integration beseitigt damit Datenschutzbedenken, die bei der Anwendung der All Cloud-Integration möglicherweise bestehen könnten.
So ist der Schritt zum mobilen Büro bzw. zum Arbeiten auf allen Devices bei bestmöglichem Zugriff auf alle relevanten Daten nur noch ein kleiner Schritt. Für Ralf Korb, Publizist und Marktanalyst von BARC, ist die Integration von Sprache ein wichtiger Baustein um den Workflow in Unternehmen konsequent zu optimieren: „Für den Vertriebsmitarbeiter ist dieser Weg der Dokumentation ein gewinnbringender: Er entledigt sich der unangenehmen und vielfach zeitraubenden Aufgabe Besuchsberichte selbst zu tippen. Er kann seine Informationen bequem etwa während der Fahrt zum nächsten Termin diktieren, bleibt immer aktuell und kann sich seinen Vertriebsaufgaben intensiver widmen. Das erhöht Effektivität und Produktivität und schafft mehr Raum andere, relevante Aufgaben.“
Das Rund-um-sorglos-Paket der Diktatexperten
DictaTeam bietet für sein Smartphone-Diktiersystem dictate on demand mobile zahlreiche Möglichkeiten der Transkription an. So können die Diktate der Vertriebsmitarbeiter durch das unternehmenseigene Sekretariat oder durch einen externen Schreibdienst (z.B. DictaTeam) geschrieben werden. Alternativ besteht die Möglichkeit die diktierten Dokumente durch eine Spracherkennung erstellen zu lassen. Auch hier haben die Anwender von dictate on demand mobile gleich drei Möglichkeiten. Entweder ist die Spracherkennung auf dem eigenen Notebook oder auf einem PC des Vertriebsmitarbeiters im Büro installiert, im Serverraum oder Rechenzentrum des eigenen Unternehmens oder die Diktierenden nutzen die Spracherkennungsserver von DictaTeam, die Bundesdatenschutzgesetz-konform in deutschen Rechenzentren stehen und ausschließlich von DictaTeam-Mitarbeitern betrieben werden.
