(openPR) Die Firma BrainStation Software stellt ihre kaufmännische Software „Office Optimize“ für kleinere Unternehmen, Selbstständig, Freiberufler und Vereine vor.
Hinter dem Namen BrainStation Software verbirgt sich ein junges, hochmotiviertes Team das es sich zur Aufgabe gemacht hat, ein browserbasierendes Rechnungswesensystem zu entwickeln welches auf einfachste Weise bedient werden kann. Durch die geringen Kosten sollen vor allem Vereine, Existenzgründer, Kleinunternehmer und auch mittelständische Unternehmen angesprochen werden.
Office Optimize ist die derzeit einfachste Online-Software für den kaufmännischen Bereich.
Neben dem übersichtlichen Aufbau besticht die Software vor allem durch ihre einfache und intuitive Bedienung.
Der modulare Aufbau von Office Optimize bietet dem Kunden den Vorteil, dass er nur für das bezahlt was er auch wirklich benötigt. Der Kunde kann sich aus den Modulen Buchhaltung, Fakturierung, Terminkalender und Provision seine eigene Kombination zusammenstellen.
Office Optimize wird vom Kunden gemietet und kann ganz bequem über den Internet-Browser von jedem Rechner mit Internetzugang bedient werden.
Durch das ASP-Modell sind keinerlei Installationen oder Updates notwendig. Sollte die Festplatte des Kunden einmal einen irreparablen Schaden nehmen, sind die Daten, dank dieser Lösung, weiterhin zu jedem Zeitpunkt verfügbar.
Das Buchen von Belegen gestaltet sich dank Office Optimize einfach und schnell. Über vor- und selbstdefinierte Vorlagen entfällt das lästige Suchen des richtigen Kontos. Nur noch den entsprechenden Betrag eintragen, verbuchen, fertig!
Dank der Offenen Posten Liste haben die Anwender von Office Optimize stets denn vollen Überblick über ausstehende Rechnungen und können diese bei Nichtbezahlen dank des integrierten Mahnwesens direkt mahnen. Die Zahlungserinnerungen und Mahnungen stehen als PDF-Dokument zur Verfügung und können so direkt an den entsprechenden Kunden per Email verschickt werden.
Verschiedene Auswertungen geben Auskunft über die finanzielle und wirtschaftliche Lage des Unternehmens und lassen erkennen, wo Handlungsbedarf besteht.
Das Buchhaltungsprogramm verfügt desweiteren über eine DATEV-Schnittstelle über die alle Buchungsdaten ohne großen Aufwand an den Steuerberater weitergegeben werden können.
Eine komplette Auftragsbearbeitung findet sich im Modul Fakturierung. Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Lieferschein, Gutschriften und Rechnungen sind im handumdrehen erfasst und können PDF-aufbereitet gedruckt oder gleich per Email verschickt werden. In Kombination mit der Buchhaltung können Rechnungen und Gutschriften gleich verbucht werden. Ein händisches Verbuchen ist somit nicht mehr nötig.
Ein weiters Highlight von Office Optimize stellt das Provisions-Modul da. Mitarbeiterstrukturen mit praktisch unendlich vielen Ebenen erlauben selbst dem größten Unternehmen eine cent-genaue Provisionsabrechnung.
Die Provisionsabrechnungen werden im PDF-Format aufbereitet und können so gedruckt, archiviert oder gleich per Email verschickt werden. Dank des klar strukturierten Mitarbeiterstamms sowie der Ansicht der Mitarbeiterstrukturen, behält der Kunde stets den Überblick. Des Weiteren bringt Office Optimize – Provision Vorteile mit sich die eine fest installierte Software nicht bieten kann:
Zentraler Datenbestand
Alle Mitarbeiter des Unternehmens / der Struktur arbeiten mit dem gleichen Datenbestand.
Fehlerhafte Daten auf Grund von einer Dateninkonsistenz sind damit ausgeschlossen.
Zu jeder Zeit die aktuelle Daten im Blick
Die Daten sind quasi in Echtzeit verfügbar. Legt ein Mitarbeiter der Struktur einen neuen Vertrag an, ist dieser im System sofort ersichtlich. Der Vertrag kann nun geprüft und zur Provisionszahlung freigeschalten werden. Das spart neben langen Kommunikationswegen auch enorm viel Zeit.
Eingeschränkter Zugang
Mitarbeiter der Struktur erhalten einen eingeschränkten Zugang zum System. So kann ein
Mitarbeiter der Struktur zwar einen neuen Vertrag anlegen, ihn aber nicht stornieren. Dadurch wird gewährleistet, dass solche Dinge nur von autorisierten Mitarbeitern durchgeführt werden dürfen.
Mit Office Optimize – Provision erhält der Kunden eine runde Lösung die fast keine Wünsche mehr offen läst. Nähere Infos unter: www.officeoptimize.de/sites/provision.html
