Einführung und Betrieb von com.TRADENET® mit Integration der Auslandsgesellschaften

(openPR) Erfahrungsbericht der KiK Textilien und Non-Food GmbH zur Einführung einer bereichsübergreifenden Expansions- und Filialmanagementsoftware
Bönen/Schwerin - Die zu den Top 10 der größten deutschen Einzelhandels- unternehmen gehörende KiK Textilien und Non-Food GmbH eröffnete 1994 die erste Filiale. Inzwischen ist die Zahl der Filialen auf mehr als 3.200 in Europa gewachsen. Unter dem Motto „Einkleiden von der Socke bis zur Mütze für unter 30 Euro“ sind über 21.000 Mitarbeiter in neun Ländern für das Unternehmen aktiv.

Die einst selbst entwickelte und eingesetzte Objektverwaltungssoftware konnte dem Wachstum und Zeitgeist des Unternehmens langfristig nicht standhalten. Die Leistungsfähigkeit entsprach nicht mehr dem aktuellen Bedarf. Zudem wurde die Arbeit in den einzelnen Fachabteilungen durch doppelte Datenpflege, Unmengen an Belegen und Auswertungen mit ungenauen Ergebnissen erschwert.
Schnell wurde klar, dass eine geeignete Softwarelösung für einen bereichsübergreifenden Einsatz benötigt wird. Wichtig war hier vor allem, dass alle relevanten Prozesse rund um den Lebenszyklus einer Filiale abgedeckt werden.
Mit com.TRADENET® vom Software-Hersteller Com In®, war eine geeignete Lösung in Sicht. Gemeinsam wurde ein Testszenario zur Datenübernahme umgesetzt und im Oktober 2010 mit den ersten Fachworkshops in der Expansionsabteilung begonnen. Die Entscheidung war getroffen und die Software kam bereits im November 2010 erfolgreich zum Einsatz. Im Folgejahr begann dann auch der Fachbereich Immobilien mit der Einführung des Systems für Deutschland und Österreich. Somit konnten dann auch automatisch Mietzahlungsläufe mit Anbindung an SAP erfolgen. Noch im selben Jahr war auch die Auftragsbearbeitung aus dem Bereich Filialschäden möglich.
Schnell folgten weitere Projektschritte von der Einführung in den Bereichen Bau und Einrichtung über die Ausweitung auf Umsatzmiet-Abrechnungen, den Einsatz des Geodaten-Centers bis hin zur Integration der Auslandsgesellschaften. Mit Beginn diesen Jahres wurde mit dem Thema Nebenkosten-Controlling bei KiK gestartet.

Eine enorme, fachübergreifende Qualitätssteigerung wurde mit der vollen Integration der Finanzbuchhaltung erreicht. Dank definierter und automatisierter Prozesse konnte die Fehlerquote deutlich verringert werden, ohne dass die Flexibilität für Sonderfälle verloren ging. „Voraussetzungen für saubere Ergebnisse sind natürlich gepflegte Stammdaten“ meint dazu der Abteilungsleiter der Finanzbuchhaltung Daniel Volpert. Alle Beteiligten sind sich heute einig, dass mit der Einführung der Software auch das abteilungsübergreifende Verständnis für- und miteinander deutlich gestärkt wurde.

Mit der Ausweitung der neuen Expansions- und Filialmanagement-Software auf die Auslandsgesellschaften wurde schnell klar, dass man die Anpassungen des deutschen Systems nicht einfach übernehmen kann.
Vor allem die flachen Hierarchien, mit denen Freigaben deutlich vereinfacht werden, aber auch gesetzliche Besonderheiten machten einige Anpassungen erforderlich. Dank der Mehrsprachfähigkeit des Systems können Dokumente und Berichte heute in Landesprache und für die Muttergesellschaft in Deutsch ausgegeben werden.
Für eine erfolgreiche Einführung von com.TRADENET® in den Ländern war eine Mittlerrolle in der Muttergesellschaft erforderlich. Hierfür steht ein entsprechender Ansprechpartner den Projektverantwortlichen in den Ländern beratend zur Seite. So konnten auch viele neue Prozesse implementiert und begleitet werden. Wie schon bei der Einführung in Deutschland, hat sich auch in den Auslandsgesellschaften die Zusammenarbeit der Fachabteilungen sowie zwischen Mutter- und Tochtergesellschaft deutlich verbessert. Heute wird com.TRADENET® in fünf von neun Ländern bereits eingesetzt – die restlichen Länder befinden sich in der Einführung des Systems.
In Zukunft soll das Geodaten-Center, ein Modul für das Standortmanagement, in die Anwendungen integriert und das Thema Energiemanagement mit Hilfe von com.TRADENET® umgesetzt werden. Erklärtes Ziel ist es, alle noch verbliebenen Excel-Listen und Insellösungen abzuschaffen.