(openPR) Viele Daten und Informationen treffen täglich in einem Maklerbüro ein. Viele davon müssen für lange Zeit aufbewahrt werden, müssen wiederauffindbar sein, sollen ausgewertet werden können. Das geschieht am besten mit Unterstützung durch eine Softwarelösung. Aber soll man auf ein Standardmaklersystem vertrauen oder doch lieber eine individuelle Softwarelösung entwickeln lassen?
Nahezu jeder Makler nutzt heute in seinem Büroalltag Softwarelösungen. Neben einem Emailsystem werden typischerweise Microsoft Office- Produkte verwendet. Und pdf’s versandt. Aber reicht das aus, um der Datenfülle Herr zu werden? Adressdaten, Vertragsinformationen, Vertragsänderungen, Schadenmeldungen – alles kann wichtig sein im Hinblick auf eine souveräne und ertragsreiche Kundenbetreuung.
Welche Aspekte sprechen für eine individuelle Eigenentwicklung, welche für den Erwerb eines Standardmaklersystems?
Für eine individuelle Softwarelösung werden meist drei Punkte ins Feld geführt: Keine Abhängigkeit von einem Softwarehersteller, keine Anschaffungs- und Wartungskosten und schnellere Realisierung von Anpassungen.
Jede Münze hat zwei Seiten und die Vorteile können sich auch als Nachteile erweisen.
„Keine Abhängigkeit von einem Softwarehersteller“ könnte nämlich bedeuten: Abhängigkeit vom hauseigenen Softwareentwickler. Der Ruf „unser Programmierer geht in Rente“ oder „unser Softwareentwickler verlässt das Unternehmen“ ist meist ein Schreckensruf; denn plötzlich muss ganz schnell eine Lösung her. Aber es ist ja nicht damit getan, einen neuen Programmierer zu finden, der die Sprache der individuell entwickelten Softwarelösung spricht, es geht ja auch um den Knowhow- Verlust über die Bauweise der Softwarelösung. Wer damit schon vorher gerechnet hat, der hat eventuell nicht nur einen Programmierer fest angestellt, sondern einen zweiten oder ein kleines Unternehmen. Aber natürlich kann man sich z.B. entzweien; oder auch hier verlassen die Wissensträger das Boot. Ein Standardmaklersystem trifft hier typischerweise Vorsorge- denn das ist sein Kerngeschäft.
„Keine Anschaffungs- und Wartungskosten“ - sicherlich wird es keine Lizenzkosten geben wie beim Standardmaklersystem. Aber gibt es tatsächlich keine Anschaffungskosten? Für die Eigenentwicklung müssen die Personalkosten gerechnet werden, sowohl die der Fachabteilungen des Maklerbüros, als auch des Programmierers bzw. des Entwicklerunternehmens. Sind die Aufwände hier tatsächlich geringer? Es müssen alle Prozesse der Kundenbetreuter und der Vertragssachbearbeiter etc. aufgenommen und dokumentiert werden; es müssen Konzepte erstellt und überprüft werden; es muss entlang der Konzepte programmiert und getestet werden. Und wenn alles gut geht, dann ist die Software gelungen. Und sie ist tatsächlich auch extrem passgenau auf die eigenen Maklerprozesse hin ausgerichtet. Das kann ein Vorteil sein. Aber auch ein Nachteil. Denn es entfällt der Benefit, die eigenen Prozesse auf Effizienz hin entlang eines Standards zu überprüfen.
Und wie verhält es sich mit den Wartungskosten? Diese Kosten decken die Weiterentwicklung des Standardmaklersystems ab. Kommen neue gesetzliche Anforderungen oder neue technologische Standards oder neue Prozesse seitens anderer Marktteilnehmer auf, dann werden diese vom Standardsoftwarehersteller aufgenommen, überprüft, für gut oder schlecht befunden, mit Softwareanwendern abgestimmt und evtl. umgesetzt in neue Softwarefunktionen. Da viele an diesem Prozess teilhaben und viele Softwareanwender in den Genuss dieser Weiterentwicklung kommen, werden die Kosten auf mehrere Köpfe verteilt. Und die Releases werden bei einem Standardmaklersystem regelmäßig zur Verfügung gestellt. Bei der individuellen Softwarelösung bleiben die Kosten vollständig im eigenen Haus. Ebenso die Verantwortung, alle neuen Anforderungen richtig verstanden, konzeptioniert und programmiert zu haben. Es findet nicht die Gegenprüfung durch viele Köpfe statt. Ein Vorteil kann sein, dass das Maklerunternehmen nicht gezwungen ist, alle Releases mitzugehen, die der Hersteller anbietet. Es bleibt den eigenen Bedürfnissen überlassen, ein neues Release bzw. Erweiterungen aufzunehmen und den eigenen Mitarbeitern anzubieten.
Und die „schnellere Realisierung“ von Anforderungen ? Ja, das kann tatsächlich sein. Der einzelne Anwender oder eine Fachabteilung wünschen sich eine Anpassung. Und der Programmierer entwickelt. Ein Eingabefeld mehr, eine Auswertung weiter. Letztendlich hängt auch hier die schnelle Umsetzung davon ab, welche weiteren Anforderungen an die IT gerade gestellt werden, und wie komplex die Zusammenhänge innerhalb der individuellen Softwarelösung sein mögen. Wenn es sich um eine sehr flach strukturierte Softwarelösung handelt, dann ist die Umsetzung meist schnell getan. Sollen komplexere Zusammenhänge dargestellt werden wie z.B. im Bereich der Vertragsversionierung und Vertragsabrechnung, dann braucht die Umsetzung auch hier Zeit. Man denke nebenbei einfach nur einmal an das Reizwort „SEPA“, das viele Unternehmen und viele Programmierer auf Trab gehalten hat. Das Standardmaklersystem hat den Vorteil, dass viele Sachverständige und Anwendungsentwickler ihre Expertise und Fantasie zusammen tun, um ein komplexes Problem zu lösen.
Auch wenn das Thema hier nur kurz angerissen wird, wird doch deutlich, dass es eines sorgsamen Abwägens bedarf. Und was für das eine Maklerunternehmen richtig sein mag, muss es nicht für jedes andere ebenfalls sein.
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