(openPR) Selbst in mittelständischen Firmen befinden sich meist mehrere Hundert verschiedene Vorlagen im Einsatz, in Großunternehmen oder Betrieben mit mehrsprachigen Standorten im Ausland geht die Zahl sogar in die Tausende. Dies macht eine intelligente Vorlagenverwaltung erforderlich. Sie erleichtert das Organisieren der firmenspezifischen Vorlagen, minimiert den Suchaufwand, stellt einen automatischen Zugriff auf die jeweils aktuelle Fassung sicher und sorgt für ein durchgängiges Erscheinungsbild des Unternehmens.
Da die Leistungsansprüche an solche Lösungen kontinuierlich steigen, hat die COC AG ein neues Release ihres Vorlagenmanagement-Systems entwickelt – DOCUNIZE 2014. Die zusätzlichen Funktionalitäten sind unter Mitwirkung von Anwendern aus der Praxis heraus konzipiert worden. Sie zielen neben einer Nutzenerweiterung vor allem darauf ab, das Handling der Lösung schneller und komfortabler zu gestalten.
Zu den Neuerungen gehört beispielsweise ein erweitertes Management der Benutzerrechte für sensible Vorlagen. Sie können nun als „Confidential“ gekennzeichnet werden und sind dann nur den explizit berechtigten Personen zugänglich. Wer auf solche Vorlagen zugreifen darf, wird differenziert über Berechtigungsgruppen im Active Directory gesteuert. Außerdem können nun in DOCUNIZE 2014 beliebige Dateiformate genutzt werden. So lassen sich neben den bereits bekannten Vorlagenformaten Excel, Word, PowerPoint auch weitere Dateiformate wie etwa PDFs oder Visio einbinden. Selbst Outlook File Templates, die als Mailvorlagen beispielsweise in elektronischen Newslettern verwendet werden, lassen sich einfach integrieren.
Zu den weiteren wesentlichen Funktionserweiterungen gehört, dass die Profile durch Grafiken, Fotos, Unterschriften-Scans etc. erweitert und direkt in Vorlagen verwendet werden können. Neu ist zudem auch die Funktion „Stellvertreter-Profil“. Hier können Benutzer über Active Directory ein neues Profil, beispielsweise das eines Kollegen, auswählen. Es wird automatisch befüllt und kontinuierlich aktualisiert. Für die DOCUNIZE-Administratoren wiederum bietet das neue Release des Vorlagenmanagement-Systems eine Snippet-Kopierfunktion. Darüber lassen sich sehr einfach neue Snippets mit eigener ID generieren. Dafür wird das bestehende Snippet kopiert, angepasst und mit neuem Namen versehen. Insgesamt weist die neue Version etwa ein Dutzend funktionale Erweiterungen auf.
„Änderungen regelmäßig in hunderten oder gar tausenden Vorlagen manuell einpflegen zu müssen, erzeugt einen erheblichen administrativen Aufwand“, betont Hans Zieglgänsberger, Produktmanager für DOCUNIZE bei der COC AG. „Mit DOCUNIZE 2014 wird dieses Problem nicht nur nachhaltig und kostensparend gelöst, sondern durch die Funktionserweiterungen wird zusätzlich die Produktivität der Mitarbeiter und der Benutzerkomfort gesteigert“, verweist er auf den Nutzengewinn.
