(openPR) (Burghausen, 20.12.16) Durch den Einsatz des Vorlagenmanagement-Systems DOCUNIZE konnte das Vorlagenaufkommen bei der Pharma Unternehmensgruppe Galenica kräftig reduziert werden. Aus ehemals 6000 Unternehmensvorlagen wurden durch den Einsatz von DOCUNIZE überschaubare 14 Master-Templates. Entsprechend verringerte sich die Prozessdauer für die Aktualisierung bzw. Neuerstellung einer Vorlage, die vorher ca. 2 Monate betrug.
Von der Einkaufszentrale zur international agierenden Unternehmens-gruppe – so lautet zusammengefasst die Geschichte der Galenica AG. Galenica ist heute eine diversifizierte Unternehmensgruppe im Gesundheitsmarkt, die unter anderem Pharmazeutika entwickelt, produziert und vertreibt, Apotheken führt, Logistikdienstleistungen anbietet sowie Datenbanken offeriert und Netzwerke etabliert.
Die Galenica Gruppe ist unterteilt in die zwei Geschäftseinheiten Vifor Pharma und Galenica Santé mit den drei Geschäftsbereichen Products & Brands, Retail und Services.Galenica Santé ist in der Schweiz aktiv mit ca. 20 Geschäftsstellen vertreten, Vifor Pharma verfügt weltweit über ca. 30 Geschäftsstellen.
„Vor Einführung von DOCUNIZE war unser Vorlagenmanagement-Prozess sehr zeit- und resourcenaufwendig. Die Prozessdauer zur Aktualisierung bzw. Neuerstellung einer Vorlage betrug 2 Monate“, beschreibt Frau Christine Codourey, verantwortlich für die elektronischen Medien bei der Galenica. Der Grund: Es waren sehr viele Einzelpersonen eingebunden, die kontrollieren, genehmigen, freigeben und letztendlich die Vorlage an die End User verteilen mussten. Ging es gar um die Einbindung neuer Logos oder die Änderung der Schriftart, dauerte der gesamte Prozess noch länger und kostete zusätzlich Geld in der Programmierung. Es gab noch weitere Probleme. E-Mail Vorlagen konnten erst gar nicht erstellt werden. Die bis dato verwendete Lösung im Vorlagenmanagement war eine Eigenentwicklung, basierend auf Visual Basic, die mittlerweile bereits 10 Jahre im Einsatz war und den aktuellen Anforderungen nicht standhalten konnte.
Das neue Vorlagenmanagement-System sollte vor allem eine Vereinfachung in der Verwaltung und im Umgang mit den Unternehmens-vorlagen bringen. Weitere Anforderungen waren die Steigerung der Prozess-Effizienz sowie eine Reduktion der „Unterhaltskosten“ bei den Vorlagen. Und natürlich musste ein einheitliches Corporate-Design im Innen- und Außenauftritt der Gruppe gewährleistet sein.
DOCUNIZE deckte die umfassenden Anforderungen der Gruppe von allen evaluierten Systemen am besten ab. Neben der einfachen Bedienung für Endanwender punktete DOCUNIZE durch eine zentrale Management-Konsole, die für einen optimalen Überblick sorgt. Die inkludierte Webapplikation ermöglicht den Download der Vorlagen über Tablet. Selbst Gesellschaften außerhalb der Schweiz, die nicht angebunden sind, können über diesen Weg auf die Vorlagen zugreifen. Außerdem sind Reportingfunktionen wie z. B. Nutzungsstatistiken integriert. Auch das gute Preis-/Leistungsverhältnis von DOCUNIZE überzeugte.
Die Galenica ist ein sehr gutes Beispiel für den Vorlagenmultiplikator-Effekt. Aus einer überschaubaren Anzahl von Unternehmensvorlagen wie Brief, Fax, Rechnung, Angebot etc. entsteht durch die Vielfalt an Standorten, Sprachversionen und Logovarianten ein stattliches Vorlagenaufkommen von ca. 6000 Vorlagen. Durch die DOCUNIZE Snippet-Technologie gelang es, Tausende von Vorlagen auf 14 Master-Templates zu reduzieren. Das Ergebnis: Der Pflegeaufwand verringert sich beträchtlich und die Aktualisierung von Vorlagen erfordert nur noch einen Bruchteil der bisherigen Zeit.
Neben der Implementierung von DOCUNIZE unterstützte die COC AG, Hersteller von DOCUNIZE, auch bei der Vorbereitung und Migration der Vorlagen. „Ein angenehmer Zusatznutzen war das Know how im Bereich PowerPoint“, meint Frau Codourey. „Hier half eine Expertin der COC beim Aufbau der neuen PowerPoint Präsentation sowie bei der Erstellung der Word Basis-Templates. Ergänzend dazu gab es eine Web-Schulung zum Thema „Die modernisierte PowerPoint Vorlage: Tipps & Tricks zum Arbeiten mit der neuen Vorlage“.
Christine Codourey zieht ein positives Fazit:
„Mit DOCUNIZE gelang eine erhebliche Steigerung der Prozess-Effizienz bei der Anpassung von Vorlagen und eine entsprechende Kosten-reduktion im Unterhalt. So konnten wir das immense Vorlagenaufkommen von ca. 6000 Vorlagen auf über-schaubare 14 Master- Templates reduzieren. Insgesamt kann man sagen, dass DOCUNIZE™ die Verwaltung der Vorlagen innerhalb der Gruppe stark vereinfacht hat und einen wichtigen Beitrag zum einheitlichen Auftritt von Galenica wie auch der Gesellschaften der Gruppe geliefert hat.“
Mehr zu dem Einsatz von DOCUNIZE bei der Galenica bzw. zu weiteren Referenzen unter: www.docunize.com.
