Siemens vervollständigt mit Docutec die elektronische Patentakte

(openPR) Die Siemens AG, eines der weltweit führenden Unternehmen der Elektronik und Elektrotechnik, plant ab Sommer 2006 den Einsatz einer Docutec Klassifikations- und Erfassungslösung Xtract for Documents zur völligen Digitalisierung von Patentakten. Die Docutec Lösung wird dann jährlich weit über 200.000 Patentvorgänge automatisch erfassen und die Daten an das intranetbasierte Daten- und Workflowmanagement-System IPAS (Intellectual Property Application System) der unycom Information Technology Services GmbH aus Graz (Österreich) übergeben. Damit wird eine komplette elektronische Akte geschaffen, deren Inhalt orts- und zeitunabhängig auf Knopfdruck in allen Siemens Patentabteilungen verfügbar ist.

Neben USA und Japan ist Deutschland weltweit führend bei den Patentanmeldungen. Für große Unternehmen wie Siemens hat das Thema „Intellectual Property“ eine strategische Bedeutung. Bei Siemens kümmern sich in diesem Bereich etwa 450 Personen an über 20 internationalen Standorten um den Aufbau, die Sicherung, den Einsatz und die Vermarktung von gewerblichen Schutzrechten für den Siemens-Konzern. Jede der 20 Patentabteilungen agiert als Knoten in einem Netzwerk von Erfindern, Entscheidungsträgern in den operativen Geschäftsbereichen, Patentämtern und Patentanwälten. Zentrale in diesem Geflecht ist die Fachabteilung „Intellectual Property Support“ (IPS) in München. Allein dort werden jährlich etwa 210.000 Vorgänge bearbeitet, die im Wesentlichen auf Papierdokumenten mit äußerst vielfältigen Layouts und Inhalten basieren.

Damit alle Mitarbeiter in den weltweiten Patentabteilungen auf alle schutzrechtsrelevanten Daten Zugriff haben, hat Siemens bereits das intranetbasierte Daten- und Workflowmanagement-System IPAS von unycom eingeführt. Dies war der Startschuss für die digitale Patentakte. Bislang stand dem effizienten System aber die manuelle Dateneingabe der Dokumenteninhalte gegenüber. Um diesen zeitaufwendigen und kostenintensiven Prozess effizienter zu gestalten, soll der Aachener Extraktionsspezialist Docutec bei Siemens ab Sommer 2006 eine automatisierte Klassifikations- und Erfassungslösung auf Basis von Xtract for Documents implementieren. Das Augenmerk der Lösung liegt auf der komplexen Klassifizierung des sehr heterogenen Belegguts. Dieser Teil wird vom Docutec Modul XClassify übernommen, das die zu bearbeitenden Dokumente auf etwa 250 verschiedene Dokumentenklassen abbildet. Zusammen mit dem Produkt "IP Management for Enterprises" der unycom, das die Basis für IPAS bildet, wird Siemens eine ganzheitliche Lösung für den kompletten Prozess der „Intellectual Property“-Verwaltung erhalten.

Dadurch, dass mit dem Docutec Erfassungssystem alle Dokumente schon im Posteingang erfasst und an das IPAS System übergeben werden, kann Siemens die letzten Medienbrüche überbrücken und die elektronische Patentakte vervollständigen. Zugriff, Verteilung und Bearbeitung von Akten im weltweiten Geflecht der Siemens-Patentabteilungen werden einfacher und effizienter.

Da es sich bei der Behandlung von Patentvorgängen um ein sehr sensibles und unternehmenskritisches Thema handelt, setzt Docutec ein ausgefeiltes System von verschiedenen komplementären Klassifikationsverfahren sowie komplexe Validierungsregelwerke ein. Schließlich kann ein falsch erfasstes Datum im schlimmsten Fall einen Schutzrechtsverlust zur Folge haben.

Über Docutec
Docutec AG, Aachen, ist Anbieter von Produkten und Lösungen zur automatischen Erkennung und Informationsextraktion von Dokumenten. Docutec-Lösungen helfen Unternehmen, wichtige Geschäftsprozesse vom Posteingang der Dokumente bis zur Verarbeitung der Informationen im zentralen EDV / ERP -System nachhaltig zu verbessern. Der konkrete Nutzen – kürzere Verarbeitungszeiten, geringerer Arbeitsaufwand und höhere Qualität der Daten und Prozesse – hilft den Unternehmen, dem hohen Zeit- und Kostendruck im Markt wirksam und zukunftsorientiert zu begegnen und die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Seit Beginn der Geschäftstätigkeit im Jahr 1993 realisiert die Docutec, die Ende 1997 über einen Management-Buyout als eigenständiges Unternehmen etabliert wurde, erfolgreich komplexe Anwendungen und Systemlösungen für namhafte Kunden in den Bereichen Handel, Industrie, Banken und Versicherungen. Speziell im Bereich der automatisierten Rechnungsverarbeitung hat sich Docutec mit der Erkennungslösung Docutec Xtract for Documents als Marktführer in Deutschland etabliert. Docutec AG beschäftigt zurzeit 40 Mitarbeiter.