Vebego realisiert mit ORTEC verbesserte Arbeitsplatzbedingungen

(openPR) Neue Lösung zur Personaleinsatzplanung schafft zufriedene Mitarbeiter und spart Zeit

Vebego Airport Services (VAS), mit Sitz am Flughafen Schiphol, erstellt jetzt mit Hilfe der ORTEC-Lösung zur Personaleinsatzplanung die Dienstpläne für alle Service-Mitarbeiter vom Reinigungs- und Sicherheitsdienst, über die Mitarbeiter am Informationsschalter bis hin zum Gepäckservice. „Für uns bedeutet soziale Innovation eine smartere Organisation und der optimale Einsatz unserer Mitarbeiter, d.h. gemäß ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse. Dies versuchen wir mit Hilfe von ORTEC umzusetzen“, erläutert Monique Bakker, HR-Managerin bei Vebego Airport Services.

Zusätzlich zur Personaleinsatzplanung von ORTEC, hat sich VAS auch für zwei Module der ORTEC Personalmanagementsoftware entschieden: ORTEC Employee Self Service, welches den Mitarbeitern erlaubt, sich ihre Dienstpläne von zu Hause aus anzusehen, Urlaubsanträge zu stellen und Schichten zu tauschen, sowie ORTEC Flexpool, für flexible Einsatzkräfte. Letzteres Modul hat sich in der Hochsaison (Mai bis September) als besonders hilfreich für Vebego Airport Services erwiesen. Monique Bakker erklärt: „Während der Hochsaison nutzen wir oft flexible Einsatzkräfte, wenn unsere eigenen Mitarbeiter im Urlaub sind, da es in dieser Zeit natürlich besonders viel zu tun gibt.“ Vierzig bis fünfzig Prozent des flexiblen Mitarbeiterpools, auf den Vebego Airport Services in der Hochsaison zugreift, bestehen aus eigenen Mitarbeitern. Aktuell plant VAS Dienstpläne für insgesamt 570 Mitarbeiter mit Hilfe der ORTEC-Lösung zur Personaleinsatzplanung. Das ESS-Modul (Employee Self Service) der Personalmanagementsoftware von ORTEC wird zunächst nur für Mitarbeiter der Informationsschalter genutzt.

Herausforderungen
Die Erstellung von Dienstplänen für so viele unterschiedliche Bereiche stellt natürlich eine Herausforderung dar. Monique Bakker erklärt weiter: „Bei Vebego gibt es die gleichen Probleme wie bei anderen Dienstleistern auch. Ein Vorteil bei uns uns ist jedoch, dass unsere Bereiche ihre eigenen Dienstpläne erstellen. Damit haben sie mehr Einfluss auf die Abläufe. Unsere Mitarbeiter berichten von immensen Verbesserungen seitdem wir mit ORTEC arbeiten. Das war auch zu erwarten, da wir bei Hago Airport Services den Sprung von der papierbasierten zur elektronischen Dienstplanung geschafft haben! Damit haben wir einen viel besseren Überblick über das ganze Jahr.“
„Dies hatte auch einen Dominoeffekt mit Folgewirkungen für unsere administrativen Prozesse, bei denen der Systemwechsel zu erheblichen Zeiteinsparungen geführt hat. Vor der Implementierung der ORTEC-Lösungen wurden die papierbasierten Dienstpläne manuell in Excel übertragen. Eine Person benötigte dazu zwei Tage pro Woche. Mit ORTEC lässt sich das Ganze in einem halben Tag pro Monat erledigen. Die Berichtserstellung konnte erheblich verbessert werden, und die Arbeitszeiten eines Mitarbeiters kann man sich mit einem Klick im System anzeigen lassen. Auf diese Weise können wir die Personalmanagementsoftware von ORTEC als Monitoring-Tool nutzen, das uns bei einer effizienteren Verwaltung und Planung unterstützt.“

Zurück zu den Herausforderungen, zu denen Monique Bakker weiter meint: „Jeder Bereich hat auch seinen eigenen Tarifvertrag. Yask Airport Information und Schiphol Dienstverlening (Sicherheitsdienst, Gepäckservice und Gepäckverlust) wurden von Schiphol ausgelagert und haben zwei verschiedene Tarifverträge. Zum Glück werden die verschiedenen Tarifverträge automatisch von der Personalmanagementsoftware berücksichtigt.“ Eine weitere Herausforderung für VAS ist die Erstellung der Dienstpläne unter Berücksichtigung der Fähigkeiten der Mitarbeiter. „Beispielsweise kann jemand, der keinen oder einen abgelaufenen Schiphol-Ausweis hat, nicht in den Dienstplan aufgenommen werden“, sagt der Projektleiter. „Daher war es uns sehr wichtig, dass die ORTEC-Lösung auch solche Details berücksichtigen kann. Für ORTEC ist das natürlich Routine. Das zeigen die Ergebnisse ganz deutlich.“

Ad-hoc-Planung
Während die Dienstplanung für Mitarbeiter im Sicherheitsdienst oder beim Gepäckservice oft kurzfristig stattfindet, kann sie für den Informations- oder Reinigungsservice viel weiter im Vorfeld erfolgen. „Für Mitarbeiter an Informationsschaltern werden jetzt schon Dienstpläne bis einschließlich Mai nächsten Jahres erstellt und auch bereits Schichten getauscht. Das Gleiche gilt für das Reinigungspersonal. Hier fragen die Mitarbeiter bereits nach ihren Dienstplänen für den Sommer im nächsten Jahr, so dass sie schon jetzt ihren Urlaub planen können. Für den Sicherheitsdienst und Gepäckservice ist die Zielvorgabe, die Dienstpläne immer für drei Monate im Voraus zu erstellen. Allerdings bekommen wir vom Flughafen Schiphol auch viele kurzfristige Aufträge, so dass unsere Dienstpläne immer wieder angepasst werden müssen. Zum Glück ist das mit der ORTEC-Lösung zur Personaleinsatzplanung kein Problem.“

Die Zukunft
Zusätzlich zu den Schnittstellen, die für die Systeme der Lohnbuchhaltung und Verwaltung entwickelt werden sollen, möchte VAS auch die Module Dienstplangenerator und Arbeitsplatzplanung einführen. Monique Bakker: „Wir versprechen uns vom Modul Arbeitsplatzplanung große Vorteile, vor allem was die Arbeit an den Informationsschaltern betrifft. Die Mitarbeiter arbeiten nicht an einem Platz, sondern müssen alle zwei Stunden an einen anderen Schalter wechseln. Stellen Sie sich vor, dass Mitarbeiterin A den ersten Teil ihrer Schicht an Schalter 1 arbeitet und den zweiten Teil der Schicht an Schalter 4 (der sich auf der anderen Seite des Flughafens befindet). Das ist natürlich nicht besonders vorteilhaft. Zur Zeit wird diese Information manuell aktualisiert. Es wäre schön, wenn dies automatisch passieren würde und wir uns mit der ORTEC-Lösung einen klaren Überblick verschaffen könnten. Es wäre ebenfalls sehr hilfreich, wenn jeder Mitarbeiter eine Woche vorher wüsste, an welchem Schalter er arbeiten wird.“

Vebego International
Vebego ist ein international tätiges Familienunternehmen, das in den Bereichen Facility Services, Personaldienstleistungen und Gesundheitswesen tätig ist. Vebego beschäftigt ca. 39.000 Mitarbeiter und ist in den Niederlanden, in Deutschland, Belgien, Frankreich und der Schweiz tätig. Der Gesamtumsatz des Unternehmens beträgt 968 Millionen Euro.

Vebego Airport Services
Zu Vebego Airport Services gehören: Hago Airport Services (Reinigungsdienst), Hago Airport Security (Sicherheitsdienst), Hago Trolley Logistics (Gepäckservice und verlorene Gegenstände), Yask Airport Information (Informationsschalter) und Schiphol Dienstverlening (Sicherheits- und Gepäckservice).