(openPR) Treten neue Mitarbeiter ins Unternehmen ein oder übernimmt eine Urlaubsvertretung Aufgaben eines Kollegen – so entsteht immer wieder die Frage: Wie werden diese Personen in die Maklersoftware eingeführt? Oft wird für diese Frage viel Zeit verbraucht, die an anderer Stelle dringend benötigt wird. Hier kann der Task Recorder helfen.
Jedes Unternehmen kennt personelle Fluktuation. Ein Mitarbeiter geht, ein anderer kommt. Der ausscheidende Kollege ist Wissensträger vieler Prozesse und Daten. Ein Teil dieser Informationen bezieht sich auf die Verwaltungssoftware. Hier hat der Kollege für sich eine klare Vorstellung davon gewonnen, wie Daten eingegeben werden müssen, um z.B. einen Industrievertrag anzulegen, ein Konsortium abzubilden oder einen Schaden zu erfassen. Nicht alle Prozesse sind schlicht; d.h. dann auch, dass bei der Erfassung der Prozessinformationen in die Maklersoftware an viele Eingabenotwendigkeiten gedacht werden muss. Geht der Kollege, kann dieses Wissen verloren gehen.
Mit dem Task Recorder oder zu Deutsch „Aufgabenaufzeichnungstool“ in der Maklersoftware GIN-AX ist das keine Herausforderung mehr.
Das Tool “Task Recorder” schreibt die Aktivitäten eines Anwenders mit und gibt die Aufzeichnungen in Form eines Word-Dokumentes, einer PowerPoint-Darstellung oder in Visio-Format wieder, je nach Wunsch. Dabei wird beschrieben, welche Formulare in der Maklersoftware GIN-AX geöffnet wurden, welche Funktionen genutzt wurden. Die Beschreibung erfolgt sowohl in Textform („Doppelklicken Sie auf den ausgewählten Datensatz in Formular“) als auch mit Hilfe von Screenshots.
Eine genaue Arbeitsanweisung entsteht. Hier können manuell von einem Mitarbeiter oder internen Schulungsbeauftragten weitere Angaben eingetragen und die Aufzeichnungen unternehmensspezifisch ergänzt werden. Anschließend kann das Dokument in einer „Prozessbibliothek“ oder „Schulungsbibliothek“ abgespeichert werden, beispielweise in der GIN-AX – Encyklopädie oder in einem Sharepoint-Verzeichnis.
Welche Vorteile bietet das Tool? Hier kann man an folgende Aspekte denken:
• Einheitliche Prozessgestaltung
• Verringerung von Abweichungen in den Prozessergebnissen
• Verbesserte Analysemöglichkeiten von Prozessen
• Reduzierung des Trainingsaufwands
• Leichtere Einführung neuer Mitarbeiter
Von Anwendern der Maklersoftware GIN-AX wurde begeisterte Zustimmung zu diesem Tool geäußert: „Endlich können wir die Prozesse eindeutig festlegen – jeder kriegt seinen Maßstab direkt an die Hand!“ Oder: „Da kann ich mir den Prozess XY endlich merken, den muss ich nur zweimal im Jahr durchführen und jedes Mal wieder frage ich mich, wie es geht!“
Weitere Informationen zur Maklerverwaltungssoftware:
Die Maklerverwaltungssoftware GIN-AX ist modular aufgebaut und verfügt im Standard über die Funktionspakete (Module) Businesspartner, Vertrag, Schaden, Rechnungswesen und Controlling. Mit GIN-AX lassen sich alle relevanten Informationen wie Adress- und Kontaktdaten von Businesspartnern erfassen, hierarchische Strukturen eines Konzerns und komplexe Industrieverträge bis hin zu Versicherungsprogrammen abbilden. Vertragsabrechnung, Versichererabrechnung, Schadenabrechnung – mit der integrierten Finanzbuchhaltung ist dies alles möglich. Zudem ist GIN-AX mehrmandanten- und mehrwährungsfähig.
Weitere Informationen werden bei Bedarf gern zur Verfügung gestellt.
