(openPR) Um die Reihenfolge der Kundenbearbeitung effizient zu managen und zusätzlich eine Online-Terminvergabe zu ermöglichen, hat die Stadt Münster in verschiedenen Bereichen mit Publikumsverkehr das Aufrufsystem von NetCallUp eingeführt: dem Jobcenter, der Straßenverkehrsbehörde und dem Amt für Bürger- und Ratsservice (Bürgerbüro). Die zuvor dort eingesetzten Aufrufanlagen waren in ihrer Funktionalität begrenzt, boten nur unzureichenden Auswertungsmöglichkeiten von Warte- und Bearbeitungszeiten und vor allem keine Möglichkeit einer zeitgemäßen Online-Terminreservierung.
Die Lösung von NetCallUp verfügt mit Aufruf, Newsticker, Statistiken, Webkalender, Terminvergabe und Einbindung in Bürgerserviceportale über alle Funktionen, die eine Verwaltung im täglichen Kundenkontakt benötigt. Den Münsteraner Bürgerinnen und Bürgern werden Behördengänge dadurch so einfach wie möglich gemacht. Installiert hat das System der NetCallUp-Partner citeq, Münsters städtischer IT-Dienstleister für Kommunen, öffentliche Verwaltungen und deren Einrichtungen.
Über 100 Anwender in allen angeschlossenen Verwaltungsbereichen
Im Bürgerbüro Mitte versieht heute eine NetCallUp-Aufrufanlage für den Schalterbetrieb (13 Schalter) ihren Dienst, im Jobcenter ein Kundenleitsystem mit Anliegenklärung, jeweils mit integriertem Netzmodul für die Online-Terminreservierung. Gut 80 Beschäftigte arbeiten in beiden Bereichen mit dem System, in der KFZ-Zulassung sind es rund 30.
Das Terminmanagement NetAppoint zur selbstständigen Terminreservierung per Online-Kalender macht Bürgerinnen und Bürgern Münsters die Kontaktaufnahme mit ihrer Verwaltung noch einfacher. Über die Bürgerserviceportale im Internetauftritt der Stadt kann sich jeder einen Wunschtermin heraussuchen und erhält, wenn dieser noch frei ist, eine Bestätigung per Mail oder SMS. Terminkunden reiht das System automatisch in die regulären Warteschlangen ein, eine separate Vorsprache an der Information ist nicht erforderlich. Sie werden dann bevorzugt behandelt, mit anderen Worten kommen sofort an die Reihe.
Vorteile für Bürger und Beschäftigte gleichermaßen
Die Besucher können sich im Rahmen der Online-Vereinbarung auch erkundigen, welche Unterlagen und Informationen sie gegebenenfalls einholen und mitbringen müssen. So kommen sie optimal vorbereitet ins Bürgerbüro. Joachim Zöllner, IT-Koordinator im Bürgerbüro: „Warten und Wartezeiten sind die Achillesferse beim Thema Kundenzufriedenheit – hier haben wir mit NetCallUp eine deutliche Steigerung verzeichnet.“
