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Ulm, 13. Januar 2014
Die Sprach-Software TextLab der H&H Communication Lab GmbH unterstützt Unternehmen und Behörden jetzt dabei, professionelle und verständliche E-Mails zu verfassen: Ab sofort können sie mit dem innovativen Outlook-Plug-In ihre E-Mail-Kommunikation auf Knopfdruck optimieren. Damit steht erstmals eine valide und effiziente Möglichkeit zur Qualitätskontrolle beim heiklen Thema E-Mail zur Verfügung.
„E-Mails sind oft die Achilles-Ferse in der Kommunikation zwischen Unternehmen und Kunden“, erklärt Dr. Anikar M. Haseloff, Geschäftsführer der H&H Communication Lab GmbH. „Wir beobachten, dass der Bedarf nach einer nachhaltigen Qualitätssicherung der E-Mail-Kommunikation deutlich ansteigt. E-Mails sind von der Bedeutung und Wirkung her beinahe schon so wichtig geworden wie Briefe.“ Mit dem neuen Plug-In können Anwender die Sprach-Software TextLab jetzt direkt in die Benutzeroberfläche von Microsoft Outlook einbinden. So kann jeder Mitarbeiter schnell und zuverlässig prüfen, ob seine E-Mail verständlich ist oder ob sie Füllwörter, Floskeln oder umständliche Formulierungen enthält. „E-Mails müssen meist schnell geschrieben werden – lange Abstimmungsprozesse sind bei der elektronischen Kommunikation nicht vorgesehen. Daher ist das Plug-In die ideale Lösung für Unternehmen, die sowohl Wert auf Schnelligkeit als auch auf Qualität legen. So stellen sie sicher, dass sie ihre Kunden immer korrekt ansprechen. Auch wenn es im Alltag hektisch zugeht“, ergänzt Oliver Haug, zweiter Geschäftsführer der H&H Communication Lab GmbH. Das neue Plug-In ist ab sofort für Outlook 2007 und Outlook 2010 verfügbar. Zudem kann es auch in spezielle Mail-Programme leicht integriert werden.
Wie funktioniert das Plug-In?
Das Plug-In identifiziert beispielsweise zu lange Sätze. Diese stellen oft eine Barriere dar, die sehr einfach korrigiert werden kann. Oder es identifiziert Passiv-Sätze, die oft eine höfliche Kundenansprache verhindern: „Die fälligen Beiträge konnten nicht fristgerecht abgebucht werden“. Das ist ein typischer Passiv-Satz, der aber eigentlich unnötig ist. „Leider konnten wir Ihren Beitrag diesmal nicht abbuchen“ klingt hingegen schon deutlich höflicher und spricht den Kunden direkt an. Zudem liefert das Plug-In Tausende von konkreten Verbesserungsvorschlägen: Diese Verbesserungsvorschläge reichen von Synonymen für veraltete Begriffe wie beispielsweise „50.- Euro“ statt „ein Betrag in Höhe von 50.- Euro“ bis hin zu unbewusst unhöflichen Formulierungen. Beispiele dafür sind typische Phrasen wie „wie Sie sicherlich wissen“ oder „wie allgemein bekannt ist“. Hier empfiehlt das Plug-In auf diese Phrasen zu verzichten. Aber das TextLab-System kontrolliert nicht nur die Verständlichkeit und Höflichkeit oder die Verwendung von unnötigen oder veralteten Phrasen. Es kann darüber hinaus dank einem umfangreichen Corporate-Language-Modul auch exakt auf die Sprach-Vorgaben eines Unternehmens eingestellt werden. Damit können existierende Sprach-Leitfäden digital allen Mitarbeitern zur Verfügung gestellt werden. So können alle Mitarbeiter den Leitfaden auf Knopfdruck automatisiert und in Sekundenschnelle prüfen. Ganz ohne Blättern oder auswendig lernen.
„Unternehmen profitieren auf mehreren Ebenen von dieser innovativen Qualitätssicherung in der E-Mail-Kommunikation. Verständliche E-Mails rufen deutlich weniger Fragen hervor. Mitarbeiter müssen also keine Antworten mehr am Telefon erklären, sondern können ihre Zeit effektiv nutzen“, erläutert Dialogexperte Haseloff. „Höfliche E-Mails helfen zudem Kunden zu binden. Denn der Wettbewerb der Zukunft wird nicht über Produkte geführt, sondern über Dienstleistung und Kommunikation. Und da ist die Kommunikation über E-Mails ein essentieller Bestandteil“.
