(openPR) In mittelständischen Unternehmen fallen große Mengen Daten und Belege an. Herkömmliche, papierbasierte Ablagesysteme stoßen hier schnell an ihre Grenzen und können mit den Möglichkeiten einer integrierten Gesamtlösung aus ERP und DMS nicht mithalten. Der Holz- und Baustoffhändler Beinbrech GmbH & Co. KG, Bad Kreuznach, setzt daher auf das Dokumenten-Management-System PROXESS.
Heute arbeiten 170 Anwender bei Beinbrech mit dem ERP-System und PROXESS. Alle durch die eingesetzte Unternehmenssoftware eNVenta ERP des Softwareherstellers Nissen & Velten GmbH erzeugten Ausgangsbelege wie Kaufverträge, Ausgangsrechnungen, Lieferscheine, Kundenbriefe … werden dabei vollständig automatisch und sicher archiviert.
Die in den einzelnen Filialen eingehenden Belege gelangen bei Beinbrech über den Werksverkehr in die Zentrale. Alle Eingangsrechnungen, Eingangslieferscheine, Tourenscheine, Packlisten und auch die vom Kunden unterschriebenen Ausgangslieferscheine werden zentral eingescannt und über Barcode-Verknüpfung automatisch indexiert. EDIFACT-Belege der Eurobaustoff-Gruppe, die mittlerweile über die Hälfte aller Belege bei Beinbrech ausmachen, werden automatisch an das Archiv übergeben und können über die ERP oder PROXESS abgerufen werden. „Pro Monat archivieren wir durchschnittlich 120.000 Dokumente, auf die wir innerhalb kürzester Zeit und mit wenigen Mausklicks Zugriff haben“, bringt Jürgen Dörrbaum den Nutzen der Lösung auf den Punkt.
Das DMS PROXESS ermöglicht bei Beinbrech die Recherche aus der ERP heraus. So können die ERP-User oder die Buchhaltung direkt aus ihrer Anwendung heraus recherchieren und Kundenbelege aufrufen. Jürgen Dörrbaum, Kaufmännischer Leiter und IT-Verantwortlicher bei Beinbrech: „Viele unserer Mitarbeiter wissen nicht einmal, dass wir ein DMS einsetzen. Der Komfortgewinn bringt natürlich auch Rationalisierungseffekte. Wir müssen nicht mehr in Ordnern nach Belegen suchen oder zwischen zwei Programmen wechseln, sparen dadurch Arbeitszeit, können schneller auf Kundenanfragen reagieren und steigern so den Kundenservice.“ Ein weiterer Vorteil der integrierten Gesamtlösung ist der geringe Schulungsaufwand, da alle in ihrer gewohnten ERP-Umgebung arbeiten.
Neben dem DMS PROXESS setzt man bei Beinbrech auch das PROXESS Personalarchiv ein. Das durch den TÜV testierte und von der „Initiative Mittelstand“ ausgezeichnete dreistufige Sicherheitskonzept von PROXESS gewährleistet die sichere Archivierung und komfortable Nutzung aller anfallenden Personaldokumente.
