(openPR) Ohne Programmierkenntnisse höchste Sicherheitsstandards schaffen
Das Archivierungs- und Dokumentenmanagement-System (DMS) PROXESS® der Akzentum GmbH aus Rengsdorf im Westerwald ist seit Jahren eine bewährte Lösung im Bereich Warenwirtschaft mittelständischer Unternehmen. Mit PROXESS® 5 macht der Softwarehersteller das erfolgreiche DMS nun absolut sicher vor Zugriff von innen und außen – und damit äußerst interessant zum Archivieren von Dokumenten aus sensiblen Geschäftsbereichen wie etwa Personal und Geschäftsführung.
PROXESS® bietet alle Möglichkeiten, sowohl digitale als auch papiergebundene Dokumente und Informationen langfristig gesetzeskonform zu archivieren und auf Wunsch schnellstmöglich verfügbar zu machen. Heinz Pretz, Geschäftsführer der Akzentum GmbH: „Bei kaufmännischen Prozessen, etwa in der Rechnungseingangsbearbeitung der Möbelhandels-, Elektro- und der Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnik-Branche, hilft die hohe Transparenz und schnelle Verfügbarkeit der Daten jedem involvierten Mitarbeiter. Doch in sensiblen Bereichen, wie beispielsweise Personal, hat sichere Dokumentarchivierung vor dem unerlaubten Zugriff von innen und außen oberste Priorität. Leider gibt es dort bei der elektronischen Aufbewahrung in vielen Unternehmen oft noch enorme Sicherheitslücken. Wir haben auf das erhöhte Sicherheitsbedürfnis etwa von Personalverantwortlichen mit PROXESS® 5 reagiert.“
PROXESS® 5 hat ein neues Rechtesystem und ermöglicht die selektive Delegation der Benutzerverwaltung durch einen Supervisor wie etwa Geschäftsführer oder Personalchef. Dieser Supervisor autorisiert sich über eine Smartcard am System und stattet einen oder mehrere Administratoren für ihre jeweiligen Teilbereiche mit funktionalen und inhaltlichen Rechten aus, ohne dass er sich um ein Parallelsystem mit eigener Hardware, eigenem Safe, eigenen Passworten und eigener Systembetreuung kümmern muss. Weder der DMS-, Datenbank- und System-Administrator haben Zugriff auf sensible Daten und Dokumente, es sei denn, sie sind autorisiert. Heinz Pretz: „Wir haben großen Wert darauf gelegt, dass diese Delegation der Benutzerverwaltung, das Herstellen der Sicherheit bis in die unterste Ebene, für den Supervisor einfach, problemlos und ohne System- oder Programmierkenntnisse zu handhaben ist. Im Prinzip ist der Vorgang für ihn vergleichbar mit dem Geldabheben am Automaten. Trotz dieser Einfachheit für Supervisor erhält er den höchsten Sicherheitsstandard in seinem Unternehmen. Das macht PROXESS® 5 so einzigartig.“
Darüber hinaus geht PROXESS® 5 noch weiter: Ergänzend zur Änderung des Rechtesystems und der doppelten Verschlüsselung der Dokumente nach AES-Standard werden auch die korrespondierenden PROXESS® 5 Datenbankinhalte und alle gespeicherten PROXESS® 5 Dateien durch Verschlüsselung noch besser als bisher geschützt. Neben der Verschlüsselung der Inhalte wird auch die Integrität der Daten ständig überwacht. Unbefugte Zugriffe auf die archivierten Daten werden auf allen Ebenen des Systems von PROXESS® 5 erkannt und protokolliert, und die Daten so vor Manipulationen geschützt. Heinz Pretz: „Auf diese Weise werden mit PROXESS® 5 vertrauliche Dokumente wie etwa Personalunterlagen, Verträge etc. wirklich zugriffssicher aufbewahrt! Die aktuelle Datenpanne im Zusammenhang mit sensiblen Bank-Informationen bezüglich Steuervergehen wäre mit dem Sicherheitspaket von PROXESS® 5 wohl kein Thema geworden.“
