openPR bei Google bevorzugen.(openPR) (Stuttgart) Die Stadtverwaltung von Amberg will künftig die Nase vorn haben bei der KFZ-Sachbearbeitung. Daher hat sie sich für den Einsatz von REGISAFE IQ, das Informations- und Schriftgutmanagementsystem der Hans Held GmbH entschieden. Damit verfügt die KFZ-Zulassungsstelle des Oberpfälzischen Bezirks über ein umfassendes System zur Archivierung und Pflege ihrer Akten, das Mitarbeitern einen sofortigen Informationszugriff bietet. Die Softwarelösung kommuniziert direkt mit dem Fachverfahren OK.VORFAHRT, welches sämtliche in der Zulassungsstelle angesiedelten Vorgänge abbildet.
Lange Bearbeitungszeiten und damit Wartezeiten für den Bürger gehören damit in der Kfz-Zulassungsstelle der Stadt Amberg der Vergangenheit an. Denn die um Funktionen zur Kfz-Zulassung erweiterte REGISAFE IQ Software ermöglicht die komplette elektronische Aktenerzeugung und -führung, und zwar von jedem Sachbearbeiter-Terminal aus und vollautomatisch. REGISAFE IQ deckt von der Verwaltung einer Papier-Registratur über vollelektronische Lösungen mit Scanner und optischer Archivierung bis hin zur Internet-Integration sämtliche Bereiche der Informations- und Schriftgutverwaltung professionell ab.
Komfortable Eingabemasken sorgen für eine schnelle Erfassung aller relevanten Daten. Zu einem Vorgang gehörende Schriftstücke wie Versicherungskarten, Gutachten oder Betriebsgenehmigungen können direkt eingescannt und zur elektronischen Kfz-Akte hinzugefügt werden. REGISAFE IQ arbeitet dabei nahtlos mit dem von der Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung in Bayern (AKDB) entwickelten Fachverfahren OK.VORFAHRT zusammen, mit dem alle in der Zulassungsstelle angesiedelten Vorgänge abgebildet werden können. REGISAFE IQ übernimmt mit einer speziellen Schnittstelle beim Scan-Vorgang automatisch die Daten aus dem Zulassungsfachverfahren OK.VORFAHRT, so dass Informationen wie Kennzeichen, Halter, Kfz-Brief-Nummer, Fahrgestellnummer und Vorgangstyp sofort in REGISAFE IQ verfügbar sind.
Bei großem Andrang können die Mitarbeiter das Scannen zu einem späteren Zeitpunkt durchgeführt werden. So können die Arbeiten gleichmäßig verteilt und Wartezeiten vermieden werden.
Umfassende Suchmöglichkeiten
Doch nicht nur die Erfassung der Daten, sondern auch die Recherche nach einmal erzeugten Kfz-Akten geschieht schnell und komfortabel – natürlich ebenfalls an jedem Sachbearbeiter-Terminal. Dank des personenunabhängigen Schemas lassen sich mit REGISAFE IQ alle Informationen mit minimalem Zeitaufwand recherchieren – unabhängig davon, wer sie erstellt hat. Dabei erfasst die Software alle Dokumententypen, egal in welcher Form sie vorliegen. Die Mitarbeiter können direkt nach Schlüsselbegriffen wie dem Halternamen oder der Fahrgestellnummer suchen. Die Eingabe des Kennzeichens etwa fördert alle damit zusammenhängenden Akten zu Tage. Alle zu einem Vorgang gehörenden Dokumente, wie beispielsweise Schriftstücke, Bilder oder E-Mails können in der elektronischen Akte abgelegt werden. Die Mitarbeiter haben so auf Knopfdruck sämtliche Dokumente und Informationen im Zugriff.
Die Suche nach Kfz-Brief-Nummern erfolgt akkumulativ, d.h. wenn sie eine Zahl in das Suchfeld eingeben, werden alle registrierten Nummern angezeigt, die mit dieser Zahl beginnen. Selbstverständlich können auch Suchbegriffe frei eingegeben werden. Der besondere Clou an REGISAFE IQ ist aber die einzigartige phonetische Schnell-Suche, die besonders bei unklaren Schreibweisen zum Beispiel von Namen hilfreich ist. So findet eine Suche nach „Maier Dägerloch“ auch die KFZ-Akten zum Halter „Martin Meyer, Stuttgart-Degerloch“.
Nahtlose Integration von REGISAFE IQ in OK.VORFAHRT
Die gesamte Amberger Zulassungsstelle arbeitet mit REGISAFE IQ. Die Sachbearbeiter arbeiten vorrangig in OK.VORFAHRT und müssen nicht ständig zwischen Fachverfahren und REGISAFE IQ wechseln. Alle fallbezogenen Vorgänge können nun am Arbeitsplatz direkt im Dialog mit dem Bürger erledigt werden. Sämtliche vorhandenen Informationen werden auf Anfrage sofort angezeigt, Rückfragen seitens des Bürgers umgehend geklärt. Damit wird das Verfahren nicht nur beschleunigt und transparenter gestaltet, sondern auch der Service im Sinne einer bürgerfreundlichen Verwaltung erheblich verbessert.
„Die Suche nach Informationen ist immer noch einer der größten Arbeitszeitfresser. Bis zur 40 Prozent der Arbeitszeit wird dafür aufgewendet“, meint Marcus Hüttmann, als geschäftsführender Gesellschafter der Hans Held GmbH zuständig für Marketing und Geschäftsbeziehungen. „Besonders in serviceorientierten Bereichen mit hoher Vorgangsdichte wie der KFZ-Zulassung lassen sich durch geeignete Softwarelösungen Zugriffs- und Bearbeitungszeiten deutlich reduzieren. Das schont nicht nur die Nerven von Mitarbeitern und Bürgern, sondern steigert die Effizienz der Verwaltung und bremst die Kosten aus.“
Über die Hans Held GmbH
Die Hans Held GmbH gilt bundesweit als eines der führenden System- und Beratungshäuser im Gesamtbereich Büroorganisation. Eine anerkannte Pionierleistung des Unternehmens war die Synchronisation von papierbasierter mit EDV-gestützter Verwaltung. Davon profitieren insbesondere öffentliche Verwaltungen: Sie können nahtlos elektronische Lösungen einführen und ihre Geschäftsprozesse optimieren. Zum Anwendungsstandard entwickelte sich das integrierte Informations- und Schriftgutmanagementsystem REGISAFE IQ. Gegründet wurde die Hans Held GmbH 1952. Stammsitz ist Stuttgart, Niederlassungen in Ulm, Dresden, München und Lübeck. Im gesamten Bundesgebiet sind Vertriebspartner vertreten.
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