(openPR) Warum Sie das gemeinsame Nutzen von Dateien im Unternehmen steuern sollten.
LONDON, 11.07.2013: Firmenmitarbeiter können täglich per Email Tausende von Dateien gemeinsam nutzen. In einer kürzlich bei Storage Made Easy durchgeführten Umfrage fand man heraus, das jedes zweite Unternehmen die gemeinsame Nutzung von Dateianhängen über E-Mail bestätigte und dass sich fast die Hälfte von ihnen Sorgen über die Sicherheit bei der gemeinsamen Nutzung von Unternehmensdaten über diesen Weg machte.
Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Arbeitsvertrag oder ein Mitarbeiterhandbuch eine Richtlinie hinsichtlich E-Mails enthält. Der Arbeitgeber definiert meistens auch das ausdrückliche Recht, „elektronische Kommunikation“ zu überwachen, was auch für andere Kommunikationskanäle als nur Emails gilt. Tatsächlich konzentrieren sich Arbeitgeber häufig mehr auf das, was ihre Angestellten auf sozialen Medien machen als auf ihre Gewohnheiten bei der gemeinsamen Nutzung von Dateien per E-Mail. Dieses hat weniger mit Produktivität zu tun als mit zunehmender Herausforderung für die Kontrollprozesse im Unternehmen selber.
Informationslecks bei Unternehmensdaten oder sensiblen Daten können selbst für das kleinste Unternehmen ein großes Problem darstellen, wenn Dateien direkt als Anhänge verteilt werden. Dies gilt auch hinsichtlich möglicher Urheberrechte. Angestellte können unbeabsichtigt urheberrechtlich geschützte Informationen verteilen, was für das Unternehmen im geringsten Fall eine Abmahnung, schlimmstenfalls aber ein Gerichtsverfahren bedeuten kann.
Zunächst lassen Sie uns die nicht sicherheitsbezogenen Aspekte der gemeinsamen Nutzung von Unternehmensdateien untersuchen. Die Geschwindigkeit kann ein großes Problem sein, wenn Dateien als Anhänge direkt verteilt werden. Anhänge können die internen Netzwerke verlangsamen und „blockieren“ und das Problem wächst, je größer die Datei ist. Zweitens können bestimmte Dateianhänge von sowohl lokalen als auch externen Dienstanbietern blockiert werden. Im Wesentlichen bedeutet dies, dass sie entweder niemals zugestellt, unter Quarantäne gestellt oder als Spam verschickt werden. Einige Firmen können Richtlinien haben, die generell den Erhalt jeglicher Dateianhänge blockieren, um Viren oder Malware zu vermeiden. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die direkte gemeinsame Nutzung von Dateianhängen die Geschwindigkeit als auch die Zustellung von Emails beeinflussen können.
Die größte Sorge für Unternehmen sollte der Sicherheitsaspekt bei der gemeinsamen Nutzung von Dateien sein, wenn diese als Anhänge verschickt werden. Falls ein Mitarbeiter ein E-Mail-Konto verwendet, das Dateianhänge über einen sicheren https-Link hochlädt, wie z. B. Gmail Apps, dann kann dies die Datei beim Versenden schützen. Allerdings kann man nicht kontrollieren, wie die Datei an den Mail-Server des Empfängers zugestellt wird. Dieser Vorgang kann durchaus unsicher sein, besonders wenn der Download beispielsweise über ein nicht geschütztes, öffentliches WiFi-Netzwerk erfolgt.
Bei Dateianhängen kann man nicht kontrollieren, dass die angehängten Daten nicht doch weitergeleitet werden. Das Dokument kann für den Empfänger als privat und vertraulich bezeichnet sein, aber es gibt keine Kontrollmechanismen, die den Empfänger daran hindern, die E-Mail an andere weiter zu schicken. Folglich lässt sich nicht verhindern, neue Empfänger an der Weiterleitung dieser Daten an noch mehr Personen zu hindern.
Welche Richtlinien und Verfahren sollten Unternehmen also anwenden, wenn es zu einer gemeinsamen Nutzung von Dateien kommt? Eine Datei sollte eher mit einem gesicherten, passwortgeschützten Link als mit Anhängen verbreitet werden. Die Links können so eingestellt werden, dass sie nach einer bestimmten Zeit oder sogar nach dem ersten Download ungültig werden. Eine Protokollierung oder Prüfung dieser Links sollte vorhanden sein, sodass der Benutzer, der den Link verteilt, zurückverfolgt werden kann, ebenso wie die dezentrale IP und GEO-Position des Empfängers, der die Datei herunterlädt. Und genau das macht Storage Made Easy sowohl für Mac Mail als auch für Microsoft Outlook.
Die Lösung besteht aus einer zusätzlichen Toolbar für Outlook- oder Mac Mail. Diese enge Integration ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Dateien. Dies erhöht die lokale Netzwerkleistung, verbessert die Zustellung und, was noch wichtiger ist: Die Sicherheit bei der durchgängigen gemeinsamen Nutzung von Dokumenten wird erhöht. Insbesondere bei einer Betriebsprüfung und zu e-Compliance-Zwecken ist dies sehr hilfreich.
