Textbaustein- und Vorlagenmanagement zur schnellen Dokumentenerstellung

(openPR) Die Software texManager der Firma K+P Softwaretechnik ist eine Mischung aus Textbausteinverwaltung und einer Software zur Dokumentenerstellung und bietet daher mehr als die herkömmlichen Programme zur Textbausteinverwaltung.
Häufig benötigte Musterschreiben oder auch nur kleine Textfragmente lassen sich hier gut sortiert ablegen, sodass jeder Benutzer sie ganz schnell wiederfinden und sofort abrufen kann. Aus individuell zusammenstellbaren Textbausteinlisten können schnell komplette Dokument generiert werden.

Den Entwicklern vom texManager ist es gelungen in der Version 5.0 weitere leistungsstarke Funktionen für das schnelle Erstellen von Dokumenten zu integrieren.

Es wird viel Wert darauf gelegt trotz des großen Leistungsumfangs eine intuitive und einfache Bedienung zu gewährleisten.

Die meisten Textbausteinverwaltungen sind für große Datenmengen nicht geeignet, da sie entweder ohne eine Datenbank arbeiten oder die Textbausteine nur über ein Textkürzel abgerufen werden. Der texManager bietet beide Möglichkeiten entweder den Abruf über ein Kürzel aus jedem Windowsprogramm oder über eine Auswahlliste mit kompletter Vorschau der Textbausteine.

Im Büroalltag ist MS Word die Textverarbeitung der ersten Wahl. K+P Softwaretechnik hat es sich deshalb zum Ziel gesetzt durch ihre Software die Arbeit mit den MS Office Produkten zu vereinfachen.

Der texManager tritt an, um alle wichtigen Vorlagen und Textbausteine von Word Excel usw. in einer oder mehreren eigenen Datenbanken zu verwalten.

Textbausteine werden mit Schriftformatierung, Bildern, Tabellen usw. in einer übersichtlichen, freiwählbaren Ordnerstruktur gespeichert und können per Autotext oder Auswahlmenü in jedes Programm eingefügt werden.

Die integrierte Vorschau mit Zoomfunktion sorgt dafür, dass auch ungeübte Benutzer immer den Überblick behalten.

Der texManager ist in der Grundversion ohne zusätzliche Software netzwerkfähig, sodass alle Benutzer gemeinsam auf den bereits vorhandenen Vorlagen- und Dokumenten-Pool zugreifen können. Der texManager bietet zusätzlich die herausragende Möglichkeit auf den kompletten Funktionsumfang von Word-Makros zu zugreifen.

Features im Überblick

docBuilder II zur Dokumentenerstellung
Dieses neue Modul im texManager erweitert diesen nun um die Möglichkeit komplette Dokumente mit Hilfe von Textbausteinen strukturiert zu generieren. Ähnlich wie bei den Kombinationstexten werden in einer Textbausteinliste alle Textbausteine gesammelt, um daraus jederzeit ein Dokument generieren zu lassen. Diese Textbausteinlisten können als Vorlage für jedes neue Dokument genutzt werden.

Kombinationstext
Textbausteine können zu einem Neuen kombiniert werden, ohne dass diese immer neu angelegt werden müssen. Mitgliedsbausteine werden automatisch bei Änderungen aktualisiert. So können Bausteine, die immer zusammen in ein Dokument eingefügt werden, vorher miteinander verbunden werden. Änderungen an den „Stamm-Bausteinen“ werden automatisch an die Mitgliedsbausteine übergeben. Sie ersparen sich viel Zeit beim Schreiben, indem Sie Ihre Dokumente einfach „zusammenklicken“.

Textbaustein-Datenbanken
Die Textbausteine werden in Datenbanken gespeichert, die einfach kopiert oder verschoben werden können. Es können beliebig viele Datenbanken, z.B. eine abteilungsweise Gliederung, angelegt werden.

Textbausteine verlinken
Ganze Dokumente können als Textbaustein mit dem texManager verlinkt werden. Dazu wird dann nur ein Verweis auf ein Dokument aber nicht der Inhalt selber in der texManager-Datenbank gespeichert. Diese verlinkten Dokumente können wie ein normaler Textbaustein genutzt werden. Die Inhalte der verknüpften Dokumente stehen trotzdem für die Volltextrecherche zur Verfügung. Verknüpfte Textbausteine bzw. Dokumente benötigen kaum Platz in der Datenbank und können auch weiterhin ohne den texManager editiert werden. Durch die automatische Importfunktion können ganze Verzeichnisse in einem Schub verlinkt werden.

Volltextrecherche mit Schlagwortliste
texManager bietet eine ausgereifte Suchroutine, die es ermöglicht alles schnell und effektiv wiederzufinden. Durch die Eingabe mehrerer Suchbegriffe wird die Suche immer weiter eingeschränkt. Eine Trefferliste wird während der Eingabe in Echtzeit aufgebaut. Es kann nach der Bezeichnung, der Kurzbezeichnung, im gesamten Textbaustein-Text (Volltext) und in der Schlagwortliste nach beliebigen Begriffen gesucht werden.

Eigene Formulare erstellen
texManager unterstützt ab der Version 4.0 Eingabeformulare, die sehr nützlich sind um Platzhalter im Text mit Informationen zu füllen. Über Auswahllisten und anderen Steuerungselementen können Daten abgefragt und an die entsprechenden Positionen im Dokument übergeben werden.

Die Formulare werden entweder mit dem integrierten Formular-Editor erstellt und in der Textbausteindatenbank gespeichert. Zusätzlich werden die neuen Inhaltssteuerelemente, die seit Office 2007 eingeführt wurden, vollständig integriert.


Versionsverwaltung
Jeder Änderung im Text des Bausteins wird in der Versionsverwaltung gespeichert (nicht bei verknüpften Bausteinen). Es wird dabei protokolliert, wer wann das Dokument geändert hat. Ältere Versionen können einfach wieder importiert und aktiviert werden. Diese Funktion kann auch optional abgeschaltet werden.

Zusammenfassung der wichtigsten Funktionen
- Kleine Textausschnitte und mehrseitige Dokumente in einer Datenbank speichern
- Bestehende Textbausteine zu einem Neuen verknüpfen (Kombinationstext)
- Hierarchische Gliederung der Texte in selbst vergebenen Kategorien
- Gemeinsame Nutzung der Texte im Netzwerk
- Vergabe von Zugriffsrechten im Netzwerk
- Speichern von Texten mit Bildern, Tabellen, Formularen usw.
- Versionsverwaltung
- Integrierter Texteditor (100 % MS Word kompatibel)
- Textbausteine in allen Windowsprogrammen einfügen
- Volltextrecherche
- Formularerstellung
- automatisch Word-Dokumente erstellen
- Integration der Datenbank über XML in andere Anwendungen
- Speichern der Textdatenbanken zentral im Netzwerk oder lokal auf dem PC
- Aufruf der Textbausteine direkt aus einem Dokument heraus
- MS Word-Makros können passend zu jedem Textbaustein aufgerufen werden
- vordefinierte Platzhalter mit Textbausteinen und Formulardaten ersetzen

Das Programm darf vor dem Kauf 30 Tage lang kostenfrei ausprobiert werden. Eine entsprechende Demo (7,1 MB) steht auf der Homepage zum Download bereit. Der Anwender kann sich nach der Testphase für drei Versionen entscheiden, die sich im Funktionsumfang unterscheiden. Für den privaten Gebrauch bietet K+P Softwaretechnik eine kostenfreie Version des texManagers an.

Homepage: http://www.texManager.de