(openPR) Bundestag und Bundesrat haben das SEPA-Begleitgesetz verabschiedet. Die Planungssicherheit ist damit gegeben.
Die Umstellung des bargeldlosen Zahlungsverkehr auf die Richtlinien der Single Euro Payments Area, kurz SEPA, verläuft nach einer Umfrage des Bundesverbands der Deutschen Industrie immer besser. Während im Sommer 2012 nur größere Unternehmen sich intensiv mit SEPA beschäftigten, zieht nun auch der Mittelstand nach. Der Aufwand ist für die einzelnen Unternehmen und Handwerksbetriebe unterschiedlich groß. Betroffen sind Abteilungen, wie Buchhaltung, Vertrieb, Einkauf und das Personalwesen, aber auch die IT.
Was ist SEPA?
Gemeint ist damit die Einführung neuer Zahlungsverfahren im Zahlungsverkehrsraum der EU. Das europäische Parlament hat dazu eine Verordnung erlassen, die mit zahlreichen technischen und rechtlichen Anforderungen für Lastschriftverfahren und Überweisungen gespickt ist. Dies betrifft sowohl Privat- als auch Geschäftskunden und zieht sich somit über alle Nutzergruppen hinweg.
Was ändert sich?
Die zuerst augenscheinlichste Änderung ist die Ersetzung der Kontonummer durch IBAN, kurz für International Banking Account Number, und die Einführung des BIC, Bank Identifier Code, der die Bankleitzahl substituiert. Banken bieten ihren Kunden eine automatische Konvertierung an. Laut der Verordnung ist dies noch bis zum 31.1.2016 zulässig. Jedoch gilt dies nicht für Unternehmen. Diese müssen bis zum 1. Februar 2014 auf IBAN und BIC umgestellt haben und ab diesem Zeitpunkt ausschließlich nutzen. Zudem schreibt die Verordnung vor, dass nur noch das xml-Zahlungsformat, das auf ISO 20022 basiert, verwendet werden darf. Die Studie des BDI belegt, dass viele Unternehmen überlegen, bereits jetzt auf dieses Format umzustellen, doch nur wenige dies bereits umgesetzt haben. Das jedoch sollte bis zum 1. Februar 2014 erfolgt sein. Eine weitere Vorschrift ist die Begrenzung des Verwendungszwecks auf 140 Zeichen. Zudem muss man im Bereich des Namens und des Verwendungszwecks auf Umlaute verzichten.
Das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren
Um vom Konto des Kunden einen Zahlungseinzug vornehmen zu dürfen, bedarf es eines SEPA-Lastschriftsmandats. Damit erlaubt der Zahlungspflichtige dem Zahlungsempfänger, den Rechnungsbetrag vom Konto abzubuchen. Zudem muss das Kreditinstitut des Zahlungsleistenden über diesen Vorgang informiert werden. Dafür gelten verbindliche Mandatstexte, die die kontoführende Bank zur Verfügung stellt. Vor Einzug muss der Zahlungsleistende mindestens 14 Tage im Voraus informiert werden. In dieser Vorabinformation sind das Fälligkeitsdatum und der Betrag aufzuführen. Hier können auch mehrere Lastschrifteinzüge angekündigt werden. Die Art und Weise der Vorabinformation regelt die Inkasso-Vereinbarung der beiden Geschäftspartner. Für bereits existierende Einzugsermächtigungen, die in schriftlicher Form vorliegen, muss kein neues SEPA-Lastschriftmandat erteilt werden. Vor dem ersten SEPA-Einzug muss der Zahlungsleistende aber über den Wechsel zur SEPA-Basislastschrift in Textform informiert werden. In dieser Information sind dann auch die Gläubiger-ID des Zahlungsempfängers sowie die Mandatsreferenz, etwa Kunden- oder Rechnungsnummer, des Zahlungspflichtigen vermerkt. Einer SEPA-Basislastschrift kann der Zahlungspflichtige innerhalb von acht Wochen zurückfordern. Liegt keine schriftliches SEPA-Mandat bzw. Einzugsermächtigung vor, kann der Zahlungsleistende sogar bis 13 Monate nach Kontobelastung die Zahlung rückgängig machen. Abbuchungsaufträge, auch wenn diese bereits vor dem 1. Februar 2014 vorliegen, benötigen im Übrigen ein neues SEPA-Mandat.
Das Elektronische Lastschriftverfahren
Viele nutzen beim Einkauf an der Kasse eine EC-Karte. Dieses elektronische Lastschriftverfahren darf noch bis 1. Februar 2016 genutzt werden. Ob es danach etwas in vergleichbarer Form geben wird, steht noch nicht fest.
Alternativen
Zahlungsmöglichkeiten gibt es viele. Während Rechnung, Überweisung bei Vorkasse und Lastschrift von SEPA betroffen sind, ändert sich bei Zahlungen mit Kreditkarte oder elektronischen Diensten wie PAYPal vorerst nichts. Wer jedoch auf elektronische Zahlungen nicht verzichten möchte, sollte sich schnellstmöglich mit dem Thema SEPA auseinandersetzen, ansonsten droht im nächsten Jahr die Zahlungsunfähigkeit, warnte der Hauptgeschäftsführer des BITKOM, Dr. Bernhard Rohleder.
Was muss das Unternehmen tun?
Jedes Unternehmen benötigt für SEPA eine Gläubiger-ID. Diese wird bei der Deutschen Bundesbank beantragt. Auch das eigene Softwaresystem in der Buchhaltung sollte entsprechend auf das festgelegte xml-Dateiformat ISO 20022 angepasst werden. Um selber Zahlungen elektronisch leisten zu können, benötigt man eine Inkasso-Vereinbarung mit der eigenen Bank. Diese Bank nimmt auch eine Konvertierung der eigenen Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN sowie BIC vor. Unternehmen sollten zudem darauf achten, ihre Briefbögen, Flyer, Internetseiten, etc. entsprechend anzupassen.
