(openPR) Die Themen im Einzelnen:
• Elektronische Rechnungen erstellen, prüfen und verarbeiten
• Komplette Vorgänge als PDF/A archivieren
• Hybrides Archiv: Archiv-PDF plus Originale
• PDF nach EPUB konvertieren
• Barrierefreie PDFs erstellen und prüfen
Berlin, 24. Januar 2013. Die callas software GmbH (Halle 3, Stand A20) präsentiert auf der CeBIT 2013 erstmals ein Lösungsszenario für die elektronische Rechnungsverarbeitung. Dieses bezieht die „Zentralen User Guidelines für elektronische Rechnungen in Deutschland“ (ZUGFeRD) ein, die PDF/A-3 als Austauschformat empfehlen. Elektronische Rechnungen beinhalten demnach in einer Datei ein archivierbares PDF/A-Dokument und einen maschinell nutzbaren XML-Datensatz. Mit dem callas pdfaPilot können Anwender diese Dateien erstellen, prüfen und verarbeiten. Darüber hinaus zeigt der Anbieter leistungsfähiger PDF-Technologien für das Publishing, die Druckproduktion und Dokumentenarchivierung, wie sich komplette Vorgänge bzw. unterschiedliche Dateiformate mit PDF/A komfortabel aufbewahren lassen. Einen weiteren Schwerpunkt legt callas auf das „mobile Publishing“. Anwender können mit dem pdfaPilot auch PDF-Dateien nach EPUB, dem Standardformat für eBooks, konvertieren. Das Erstellen und Prüfen barrierefreier PDF-Dokumente (PDF/UA) rundet das umfassende Ausstellungsprogramm von callas software zur diesjährigen CeBIT ab.
Mit der Verfügbarkeit des dritten Normteils von PDF/A ist es möglich, auch nicht-konforme Dokumente in beliebigen Dateiformaten in eine PDF/A-3-Datei einzubetten. Daraus ergeben sich zahlreiche neue Anwendungsgebiete, die mit dem callas pdfaPilot einfach umsetzbar sind. Die Software zählt weltweit zu den renommiertesten PDF/A-Produkten und basiert auf derselben PDF/A-Technologie, die Adobe in Acrobat integriert hat.
Das aktuellste Beispiel ist der elektronische Rechnungsaustausch. Hierzu stehen seit kurzem die vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) erarbeiteten „Zentralen User Guidelines für elektronische Rechnungen in Deutschland“ (ZUGFeRD) zur Verfügung. Als Austauschformat empfehlen diese das PDF/A-Format mit eingebetteten strukturierten Daten. Damit verbunden sind sowohl eine von Personen lesbare und archivierbare Version als auch die elektronisch zu verarbeitenden Rechnungsdaten – in der Regel im XML-Format. Der pdfaPilot transformiert die XML-Daten nach HTML, sodass diese visuell mit dem PDF vergleichbar und damit einfach prüfbar sind. „Ein XML-Datensatz ist komplex aufgebaut und beinhaltet Zeichen, die für die IT-gestützte Verarbeitung notwendig sind, aber die Lesbarkeit für den Menschen erschweren“, erläutert Dietrich von Seggern, Business Development Manager von callas software. „Mit der Konvertierung nach HTML stellen wir den Anwendern eine komfortable Möglichkeit zur Verfügung, die Rechnungsdaten zu prüfen und die Konsistenz von visuellem PDF und maschinenlesbaren XML sicher zu stellen.“ OEM-Kunden haben diese Funktionalität bereits in ihre Lösung integriert. So präsentiert beispielsweise die COI GmbH auf der CeBIT den Prototypen eines Rechnungsverarbeitungs-Workflows auf Basis des pdfaPilot.
Darüber hinaus zeigt callas, wie Anwender aus ihren MS-Office- bzw. OpenOffice-Dokumenten automatisiert PDF/A-3-Dateien erzeugen, die dann sowohl die langfristig archivierbare PDF/A-konforme Datei als auch das eingebettete Quelldokument enthalten – Stichwort: hybride Archivierung. In Anwendungsbereichen, wo digitale Originale ungeachtet ihrer Verwendbarkeit in ferner Zukunft aufzubewahren sind, ergeben sich daraus zahlreiche Vorteile. „Ein typisches Praxisbeispiel sind Excel-Tabellen“, erläutert Dietrich von Seggern. „Anwender können nun eine archivtaugliche Version ihrer Tabellen mit den Excel-Dateien, inklusive der dahinterstehenden Formeln, in einer Datei zusammenfassen.“ Darüber hinaus lassen sich mehrere zu einem Vorgang oder Projekt gehörende Dateien in einer digitalen Akte zusammenfassen.
Neben den erweiterten Einsatzmöglichkeiten von PDF/A-3 richtet callas software in seinem CeBIT-Ausstellungsprogramm das Augenmerk auf das PDF/UA-Format. Auch dieses hat callas in den pdfaPilot integriert und zeigt den Messebesuchern, wie sich barrierefreie PDF-Dokumente erstellen und prüfen oder auch nach EPUB konvertieren lassen. Voraussetzung dafür ist das sogenannte Taggen, mit dem die inhaltliche Struktur, Lesereihenfolge und Alternativtexte für Bilder eines PDFs widergespiegelt werden. Dann können auch zum Beispiel sehbehinderte Menschen über Braille-Zeile, Vorlesefunktion oder mit der intelligenten Bildschirmlupe Zugang zum PDF erhalten. Mit der in den pdfaPilot integrierten Funktion kann man das Tagging blitzschnell überprüfen und sicherstellen, dass die inhaltliche Struktur durch die PDF-Tags korrekt hinterlegt ist.
Dazu ermöglicht der Export von PDF nach EPUB die Übernahme von PDF-Dateien in eBooks, die dann auf mobilen Endgeräten wie Smartphones oder TabletPCs lesbar sind. Denn durch die Tags im PDF-Dokument ist ein sogenannter „Reflow“ möglich, also ein Textumbruch, der sich an der Größe des Bildschirms orientiert und nicht an der Größe der PDF-Seite.
