(openPR) Ulmer ServiceCenter Neue Mitte als Modell für Baden-Württemberg
In Ulm ist das Besuchermanagement im ServiceCenter Neue Mitte seit mehr als zwei Jahren im Einsatz. Nun wollen Wilken und die drei Kommunalen Rechenzentren in Baden-Württemberg die Lösung auch weiteren Kommunen im Land anbieten und gehen dazu eine Vertriebspartnerschaft ein. Das System ermöglicht es der Verwaltung, das gesamte Termin- und Ressourcenmanagement über das Internet abzuwickeln, egal ob es sich dabei um die Belegung von Grillplätzen oder um die Terminvergabe bei den Bürgerdiensten handelt. „Für den Bürger bringt das System enorme Vereinfachungen, denn er kann im Internet nicht nur sehen, ob Termine bei den jeweiligen Ämtern und Diensten frei sind, sondern diese auch direkt beim zuständigen Amt oder Sachbearbeiter reservieren. Das gilt ebenso für Ressourcen wie etwa Veranstaltungsräume“, beschreibt Michael Schmauder, Key Account Manager bei Wilken, die Vorteile. Das System übernimmt zudem die Vorqualifizierung und informiert den Anfragenden, welche Unterlagen er für sein Anliegen vorbereiten und mitbringen muss. Die Kommunen können so ihre Service-Qualität deutlich steigern. Die bessere Planbarkeit hilft zudem, Mitarbeiter wie Ressourcen besser auszulasten. Auch technisch ist das Smart ServiceCenter einfach zu integrieren. Vorhandene Infrastruktur wie etwa Telefonanlagen lassen sich ebenso einfach anbinden wie Fachanwendungen oder kommunale Branchenlösungen wie SAP, KERP oder newsystem-kommunal.
Das Smart ServiceCenter von Wilken wurde als Web-Anwendung entwickelt, das sich einfach an die elektronischen Terminkalender, die in den Kommunen im Einsatz sind, anbinden lässt. Es stehen Standardschnittstellen sowohl für Lotus Notes und Microsoft Exchange als auch für Lösungen wie Groupwise zur Verfügung. Über in den Ämtern installierte Terminals können sich Bürger auch vor Ort über verfügbare Termine informieren. Die Lösung wird künftig in zwei Varianten angeboten. Zum einen als Objekt-Management, das die einfache Verwaltung der Ressourcen über Objekt-Kalender unterstützt. Zum anderen als Smart ServiceCenter, mit dem auch komplexere Abläufe im Besuchermanagement abgebildet werden können, wie etwa im Bürgerbüro, in der Wohngeldverwaltung, im Bauamt oder im Ausländerwesen. Das System wird zentral im Wilken Rechenzentrum gehostet, damit entfallen alle Kosten und Aufwände, die mit der IT-Administration und -Infrastruktur zusammenhängen. Die Kommunen bezahlen lediglich eine Monatsmiete und Hosting-Gebühr für die Nutzung der Software.
Informationsveranstaltungen für Kommunen
Im Rahmen einer Informationskampagne wollen die kommunalen Rechenzentren in Baden-Württemberg den Kommunen im Land das Smart ServiceCenter und seine Einsatzmöglichkeiten vorstellen. Dazu sind insgesamt vier Informationsveranstaltungen geplant:
12. Oktober 2012, 09:30 Uhr bis 12.00 Uhr: KIVBF Karlsruhe
19. Oktober 2012, 10.00 Uhr bis 15.00 Uhr: KDRS Stuttgart
24. Oktober 2012, 09:30 Uhr bis 12.00 Uhr: KIRU Ulm
25. Oktober 2012, 09:30 Uhr bis 12.00 Uhr: KIRU Reutlingen
