(openPR) Ineffektive dokumentengestützte Prozesse sind für viele Unternehmen ein „blinder Fleck“ und werden kaum beachtet. Dabei haben sie in den letzten fünf Jahren in rund 75 Prozent der Unternehmen zu schwerwiegenden Störungen geführt. Dies ist das Ergebnis eines neuen White Papers, das IDC im Auftrag der Ricoh Company, Ltd erstellt hat. Das White Paper ist das erste Resultat der neuen Initiative „Document Process Imperative” von Ricoh.
Gestörte oder fehlerhafte Dokumentenprozesse verursachen erhebliche Probleme: 36 Prozent der befragten Unternehmen konnten aufgrund eines unzureichenden Dokumentenmanagements die nötigen Compliance-Anforderungen nicht erfüllen, 30 Prozent verloren wichtige Mitarbeiter und 25 Prozent der Unternehmen verloren wichtige Kunden. Weitere mögliche Auswirkungen sind Verstöße gegen Auflagen im Bereich IT-Sicherheit, eine nachträgliche, umfassende Rechnungsprüfung, Reputationsverlust oder Klagen.
Die gute Nachricht: Wirkt man Fehlern oder Störungen vorrausschauend entgegen, lassen sich größere finanzielle Schäden verhindern. IDC schätzt die Gesamtkosten von Prozessstörungen auf mindestens zehnmal so hoch wie die direkten Kosten, die beispielsweise durch Ausgleichs- oder Entschädigungsleistungen entstehen. Denn zu den Gesamtkosten zählen auch Mitarbeiterzeit und Zeitaufwand für die Kontrolle durch Führungskräfte bei Aufgaben wie Nachbesserungen und Prozessüberprüfungen sowie mit Kundenverlust verbundene Opportunitätskosten.
„Viele [Führungskräfte] erkennen nicht, wie dokumentengesteuerte Geschäftsprozesse das Risikoprofil ihres Unternehmens beeinflussen. Diese Prozesse sind äußerst störanfällig und können die unternehmerische Tätigkeit gravierend beeinträchtigen. Die Kosten, die mit Störungen oder Ausfällen verbunden sein können, sind höher als viele Führungskräfte annehmen“, erklärt IDC in dem von Ricoh in Auftrag gegebenen Bericht „It's Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk“.* „Obwohl die meisten Unternehmen beträchtliche Investitionen tätigen, um die Gefahr unwahrscheinlicher, aber mit hohem Verlustpotenzial einhergehender Ereignisse (Low-probability/High-Impact) zu reduzieren, lauern wahrscheinliche Ereignisse mit hohem Verlustpotenzial (High-Probability/High-Impact), die durch fehlerhafte Dokumentenprozesse verursacht werden, unbemerkt außerhalb des Aufmerksamkeitsradius‘ von Führungskräften.“
Die „Document Process Imperative“ ist eine Initiative von Ricoh, die Unternehmen Risiken, Chancen und Best Practices aufzeigt, die mit geschäftskritischen Prozessen verbunden sind.
Die Ergebnisse basieren auf einer weltweiten Umfrage unter mehr als 1.516 Verantwortlichen für Geschäftsprozesse und Wissensarbeitern aus großen und mittleren Unternehmen sowie aus Fokusgruppen. Die Befragten wurden nach dem Zufallsprinzip aus internationalen Panels ausgewählt. Sie stammen aus acht Staaten: den USA, Kanada, Großbritannien, Frankreich, Deutschland, Australien, China und Japan. Dokumentengesteuerte Geschäftsprozesse sind als Prozesse definiert, die durch in elektronischen oder gedruckten Dokumenten erfasste Informationen gesteuert werden.
IDC zufolge wirken sich Ineffizienz und Ineffektivität dieser Dokumentenprozesse auf alle Branchen, Regionen und Unternehmen jeder Größe aus. Die Umfrage ergab, dass schwerwiegende Störfälle in Bezug auf geschäftliche Abläufe oder Compliance-Fragen in ungefähr gleichem Maße in Nordamerika, Europa und Asien auftreten. Am häufigsten treten sie dabei in Asien auf (79 Prozent).
Mehr als ein Drittel aller Befragten gab an, dass sie persönlich bereits auf ineffiziente oder ineffektive dokumentengesteuerte Prozesse gestoßen sind. Und obwohl 31 bis 39 Prozent der Dokumentenprozesse papierbasiert sind, ergab die Umfrage, dass Papier an sich kein Risikofaktor ist. „Effektive Prozesse müssen auf reibungslosen Abläufen beruhen“, so das White Paper. „Das Medium selbst ist nicht unbedingt das Problem.“
Die Umfrage ergab auch, dass Konzepte zur Verbesserung von Dokumentenprozessen es teilweise gar nicht auf die Tagesordnung der Geschäftsleitung schaffen. Dies ist eine entscheidende Hürde, denn Dokumentenprozesse können mehrere Teams, Abteilungen und oder sogar Unternehmen betreffen. Viele Mitarbeiter haben nicht die Befugnisse, um die erforderlichen und umfassenden Veränderungen zu erarbeiten und durchzuführen. „Wirksame Änderungen können nur mit Unterstützung der Geschäftsleitung durchgesetzt werden“, so das White Paper.
Ricoh kennt diese Risiken und kann seine Kunden als führender Anbieter von Managed Document Services (MDS) optimal unterstützen. Sergio Kato, stellvertretender Geschäftsführer der Global Marketing Group/Services Business Center, bemerkt: „Mit unserem MDS-Ansatz (Managed Document Services) analysieren wir, wie Informationen eine Organisation durchdringen und wie sich Geschäftsprozesse – insbesondere Prozesse, die mit Menschen verbunden sind – auswirken können“, sagt er. „Verbesserte Prozesse können nicht nur Effizienz und Produktivität erhöhen, sondern auch individuell angepasst werden, um Risikofaktoren in jeder Phase aus dem Weg zu räumen.“
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* Von Ricoh in Auftrag gegebenes IDC White Paper, „It's Worse than You Think: Poor Document Processes Lead to Significant Business Risk“, Dok. Nr. 6352, Juni 2012
