Digitale Dokumente werden redselig - Software-Anbieter initiieren docTag-Standard

(openPR) Eine Rechnung als PDF erhalten und alle relevanten Daten landen per Click im eigenen Buchhaltungssystem - ohne lästiges Abtippen oder fehlerhafte Texterkennung. Dies und noch einiges mehr soll auf Basis des von 16 jungen Software-Unternehmen initiierten docTag-Standards schon bald möglich sein. Denn digitale Dokumente können weitaus mehr als nur Informationen „schwarz auf wei? abbilden; sie können die wichtigsten Inhalte eines Dokuments als Metadaten speichern und diese anderen Systemen mitteilen - regelrecht mit ihnen kommunizieren.
Die technischen Voraussetzungen dafür sind bereits in Dateiformaten wie PDF, Word-Dokumenten und Bilddateien angelegt - werden aber bis dato kaum genutzt.Die docTag-Initiative will dies ändern und führt in den kommenden Wochen einen maschinenlesbaren Standard in Deutschland ein. Den 16 Software-Anbietern, darunter Mit-Initiator FastBill, sollen sich schon bald weitere anschließen.

Intelligente Dokumente - statt stumme Informationsträger. Die docTag-Initiatoren setzen auf die Übermittlung von Daten in Form eines „digitalen Etiketts“, das dem Dokument gewissermaßen anhängt wird. Hieran angelehnt entstand die Bezeichnung docTag - eine Wortkombination aus den englischen Begriffen „Document“ und „Tag“ für Anhänger.

Und so funktioniert es: Das digitale Etikett teilt Programmen im ersten Schritt mit, um was für ein Dokument und welchen Inhalt es sich handelt - ob es eine Rechnung, Mahnung, Gutschrift oder gar ein Vertrag ist. In einem weiteren Schritt übermittelt es bei Bedarf alle relevanten Daten. Bei Rechnungen wären dies: zu zahlende Beträge, Kontonummern, Bankleitzahlen, Rechnungsnummern und Zahlungsfristen. Ohne diese Zahlenkolonnen nun einzeln abtippen zu müssen, landen sie im gewünschten Programm. Der Nutzer kann sie dort einsehen, kontrollieren, bestätigen und im Anschluss nach Belieben weiterverwenden; Überweisungen ausführen, an Fristen erinnern lassen etc. - je nachdem, wofür das jeweilige Programm ausgelegt ist. Mit diesem Konzept trägt der kostenlose und frei verfügbare docTag-Standard dazu bei, Arbeitszeit zu sparen und unnötiges Abtippen von Daten zu vermeiden - vor allem in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Die docTag-Initiative setzt zunächst die Standardisierung von Rechnungen um. Weitere Einsatzmöglichkeiten und Standards sollen folgen.

Weitere Informationen und Übersicht der docTag-Teilnehmer: http://www.doctag.org