(openPR) Microsoft Outlook gilt als Standard, wenn es darum geht, Adressen zu verwalten, Termine zu koordinieren und E-Mails zu versenden. Die Outlook Tools bringen dem Microsoft-Klassiker neue Funktionen bei, die viele Nutzer bislang vermisst haben.
Die Outlook Tools sind ein Add-On für das Microsoft-Programm Outlook 2000, XP und 2003. Das Add-On integriert neue Funktionen in Outlook, die dem Kontaktmanagement bislang noch gefehlt haben - und die sich viele Anwender gewünscht haben.
Bevor sich die neuen Funktionen der Outlook Tools nutzen lassen, muss das Programm wissen, auf welche Ordner sie sich beziehen sollen. Aus diesem Grund lesen die Outlook Tools nach dem Start gleich die Ordner von Outlook ein - und zeigen sie im Programmfenster an. Mindestens ein Ordner muss an dieser Stelle markiert werden. Gelungen ist, dass sich dabei auch die Ordner eines anderen Benutzers öffnen lassen, wenn der Anwender nur die stellvertretenden Zugriffsrechte besitzt.
Aber: Was können die Outlook Tools konkret, was Outlook selbst nicht auf die Reihe bekommt?
1. Duplikate entfernen
Die Outlook Tools suchen in allen markierten Ordnern nach doppelten Einträgen. Nach der Recherche werden alle Treffer in einem Ergebnisfenster zusammengefasst. Das Programm wählt selbst aus, welche Dubletten zum Löschen freigegeben werden. Dabei greift eine interne Logik, die sich in den Optionen einstellen lässt. Einzelne Einträge lassen sich gezielt aufrufen und einsehen. Per Mausklick entfernen die Outlook Tools am Ende alle Dubletten.
2. Telefonnummern vereinheitlichen
Viele Anwender synchronisieren die Telefonnummern aus Outlook mit dem Telefonbuch ihres Handys. Nach diesem Vorgang stellen sie oft genug fest, dass sich die Telefonnummern mit dem Handy nicht anwählen lassen. Klarer Fall: Sie liegen in Outlook im falschen Format vor. Die Outlook Tools sind dazu in der Lage, sämtliche Telefonnummern in das international gültige Format zu überführen. Dabei kann auch gleich die alte Schweizer Vorwahl (1) in die neue Vorwahl (44) konvertiert werden. Noch besser: Die Outlook Tools verstecken bei Interesse alle Faxnummern im Adressbuch von Outlook.
3. Suchen und ersetzen
Diese Funktion ist ein echtes Muss. Mit der Suchen-und-ersetzen-Funktion ist es ein Leichtes, in sämtlichen Outlook-Elementen nach einem bestimmten Text zu fahnden und ihn dann automatisch durch einen neuen Text zu ersetzen. Dabei ist es auch möglich, den gesamten Feldinhalt eines Treffers automatisch gegen den neuen Textvorschlag ersetzen zu lassen.
4. Nachrichtenklasse ändern
Mit dieser Funktion ist es möglich, bei bestehenden Outlook-Elementen das verwendete Anzeigeformular zu verändern.
Entwickler Andreas Schultz: „Es dauert viel zu lange, um alle Dubletten aus Outlook von Hand zu entfernen. Auch das stupide Umwandeln der Telefonnummern für den Gebrauch im Handy lässt sich mit Hilfe der Outlook Tools endlich automatisieren. Unsere Kunden sind begeistert.“
Die Outlook Tools 2.8.0 lassen sich vor dem Kauf beliebig lange in einer kostenfreien Freeware-Version (3,65 MB) testen. Die Freeware weist allerdings noch nicht alle Funktionen auf. Die Vollversion kostet 19,95 Euro. (2950 Zeichen, zum kostenlosen Abdruck freigegeben)
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