(openPR) HS - Hamburger Software bietet eine neue Lösung zur automatischen Archivierung von Verkaufs- und Einkaufsbelegen an. Das Programm hilft Firmen, ihre Arbeitsabläufe zu optimieren und Ressourcen zu schonen, so der ERP-Hersteller. Es ist als Erweiterung der Warenwirtschaftssoftware HS Auftragsbearbeitung erhältlich.
Einen drastisch verringerten Bedarf an Aktenordnern, Stellfläche und Druckerverbrauchsmaterial stellt HS - Hamburger Software Anwendern seiner neuen Archivlösung in Aussicht. Mit dieser lassen sich Verkaufs- und Einkaufsbelege, die mit der Warenwirtschaftssoftware HS Auftragsbearbeitung erzeugt wurden, automatisch verschlagworten und im mitgelieferten HS Dokumentenmanagement elektronisch archivieren. Dies geschieht wahlweise beim Drucken, beim e-mail-Versand oder im Zuge des Belegexports über das Berichtserstellungsprogramm Crystal Reports.
Optimierte Workflows
“Die Suche in Aktenordnern und zeitaufwändige Gänge ins Archiv sind damit künftig überflüssig”, sagt Andrea Haudel, Produktmanagerin beim Hersteller. Aufgrund der vollständigen Integration der Archivlösung in die HS Auftragsbearbeitung können die Benutzer aus der bekannten Arbeitsumgebung heraus direkt auf die archivierten Belege und deren Änderungshistorie zugreifen. Die Anwendung zeigt die Belege in den Stammdaten der Kunden und Lieferanten, in den Abfragen sowie während der Belegbearbeitung an. “Dadurch lassen sich Rückfragen von Geschäftspartnern oder Mitarbeitern viel schneller als bisher beantworten”, so die Produktmanagerin.
Sicherheitsgewinn
Im Gegensatz zur papiergebundenen Archivierung ermöglicht die elektronische Lösung dem Unternehmen, seinen Mitarbeitern flexibel individuelle Zugriffsrechte zu erteilen. “Jeder Anwender sieht nur die Belege im System, die er sehen darf”, erläutert Andrea Haudel. Die Software unterstütze Unternehmen darüber hinaus bei der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrung von Verkaufs- und Einkaufbelegen. Dabei erfülle sie alle Voraussetzungen, um in einen revisionssicheren Archivierungsprozess eingebunden zu werden. Des Weiteren könne das elektronische Archiv leichter gegen Schäden, zum Beispiel durch Wasser oder Feuer, geschützt werden.
Die Archivlösung wird als Erweiterung der HS Auftragsbearbeitung (ab Version 2.40) angeboten. Im Zusammenspiel mit der separat erhältlichen Archivlösung für die HS Programme zur Finanzbuchhaltung ergeben sich nach Herstellerangaben zusätzliche Vorteile für die Anwender. So können etwa Dokumente der Finanzbuchhaltung, wie zum Beispiel Mahnungen oder Kontoauszüge, auch in der Auftragsbearbeitung eingesehen werden.
Weitere Informationen: www.hamburger-software.de/ab-archiv
