(openPR) Aachen, 10.10.2011. Nachdem die elektronische Datenverarbeitung immer mehr an Raum gewinnt, wird der Einsatz eines Dokumenten Management Systems umso wichtiger. In Zeiten der Digitalisierung sollte sich jedes Unternehmen darüber Gedanken machen, inwiefern die konventionelle Papierablage überhaupt noch Sinn macht.
Wieso Dokumente doppelt und dreifach an verschiedenen Plätzen abheften, mehrfach kopieren, und ständig suchen? Diese Arbeit verursacht lediglich hohe Verwaltungskosten und erfordert einen enormen Zeitaufwand. Viel einfacher ist es doch, wenn alle Dokumente über ein zentrales Archiv für alle Mitarbeiter zur Verfügung stehen und sofort bearbeitet werden können.
Die applord GmbH aus Aachen hat sich diesem Thema angenommen und gilt bereits seit Jahren als der ideale IT-Partner im Bereich der Dokumenten-Digitalisierung. Mit der Software ecoDMS ermöglicht applord den Einsatz einer professionellen Dokumentenverwaltungssoftware in allen Betriebsgrößen und Branchen. Der Preis ab 29,90 € pro Benutzer macht qualifiziertes Dokumenten Management für jeden möglich.
Die Software besteht aus der cleveren Kombination von ausgereiften OpenSource Komponenten, der jahrelangen Erfahrung im Bereich Dokumenten Management und dem technischem KnowHow eines leistungsstarken Systemhauses.
Einfach, übersichtlich und revisionskonform können mit ecoDMS alle Geschäftsdokumente gescannt, archiviert und verwaltet werden. Die Software erleichtert die integrative Verwaltung von Dokumenten beliebiger Dateiformate und Systeme. Für ein effizientes Arbeiten stehen eine Versionierung, die Statusverwaltung, eine Volltexterkennung, zahlreiche Suchfunktionen, ein Berechtigungssystem, ein Druckertreiber zum Archivieren aus beliebigen, druckfähigen Programmen und viele weitere Funktionen standardmäßig zur Verfügung. Die Architektur des ecoDMS-Servers ist so aufgebaut, dass der Funktionsumfang außerdem jederzeit durch Zusatzplugins und/ oder kundenspezifische Erweiterungen erweitert werden kann.
Besonders interessant ist die eingebaute Volltextsuchfunktion. Werden Dokumente aus dem Archiv benötigt, können diese so einfach wie googeln über die ecoDMS-Software wiedergefunden werden. Der Benutzer gibt den Suchbegriff in das Suchfeld ein und schon wird das gewünschte Dokument angezeigt. Es sind keine zeitaufwendigen Suchaktionen in Aktenordnern und Festplatten mehr nötig. Zusätzlich sind u.a. Suchabfragen innerhalb der erzeugten Ordnerstruktur und auf Basis der hinterlegten Informationen (Metadaten) möglich.
Um sicherzustellen, dass die Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen und bearbeitet werden können, ermöglicht ecoDMS für jedes Dokument und jeden angelegten Ordner die Vergabe von separaten Zugriffsrechten.
Auch die E-Mail-Erstellung und -Archivierung wird mit ecoDMS zum Kinderspiel. Eingehende und eigens erstelle E-Mails können mit nur einem Mausklick bequem aus dem Mailprogramm archiviert werden. Umgekehrt können auch bereits archivierte Dokumente bei Bedarf schnell und einfach aus ecoDMS via E-Mail versendet werden. Ein besonderes Highlight ist das Versenden und Kopieren von Dokumentenlinks. Diese können sicher an andere ecoDMS-Benutzer versendet werden. Der Empfänger kann dann direkt über den Link auf das Dokument zugreifen.
ecoDMS ist die ideale Software für eine professionelle Dokumentenverwaltung in Unternehmen. Das System ist ab 29,29 € pro Benutzer im ecoDMS-Shop unter www.ecodms.de und im Amazon-Shop unter www.amazon.de erhältlich.
Weitere Informationen rund um ecoDMS gibt es im Internet unter www.ecodms.de.
